はじめに
目的
この章では、源泉徴収票の発行が何のために行われるかを分かりやすく説明します。会社は国税庁の所定様式に従い、必要な項目を記載して従業員等に交付します。正しい発行は税務上のトラブルを避け、従業員の年末調整や確定申告をスムーズにします。
本書で扱う範囲
本記事は発行の基本的な流れ、発行方法（書面／電子）、交付期限とタイミング、会社が準備すべきこと、従業員側の対応についてまとめます。専門的な細かい手続きは第2章以降で順に説明します。
読者の想定
人事・総務担当者や中小企業の経営者、源泉徴収票の受け取り方を知りたい従業員の方を想定しています。専門用語は最小限にし、具体例を交えて丁寧に解説します。まずは全体像をつかんでください。
基本の流れ
1. 支給実績の集計
給与、賞与、各種手当、社会保険料や雇用保険などの控除額、源泉所得税の年間合計を集めます。具体例としては、毎月の給与台帳や賞与明細を合算します。
2. 様式の用意
国税庁の様式（給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票）を用意します。印刷して手書きでも、給与ソフトで出力しても構いません。用紙サイズや項目を確認してください。
3. 記入・入力
集計した数値を様式に記入または入力します。入力ミスを防ぐため、元データ（給与台帳・明細）を横に置いて作業します。複数名で作業する場合は担当を分けてチェック項目を明確にします。
4. ダブルチェック
合計額や控除の内訳、従業員の氏名・マイナンバー（必要な場合）を確認します。誤りが見つかったら訂正し、最終版を確定します。
5. 交付と保管
従業員や退職者に交付します。手渡し、郵送、または会社の定める方法で行います。交付後も控えを保存しておきます。訂正が必要な場合は訂正後に再交付します。
6. 注意点
特に退職者や長期休職中の従業員は支給時期に注意し、支給実績を漏らさないようにします。
発行方法の種類
手書き
税務署でもらった用紙や国税庁のPDFを印刷して、手で記入します。少人数の事業所や、年に数枚しか発行しない場合に利用しやすいです。利点は初期費用がほとんどかからないこと。注意点は記入ミスや判読性で、誤りを防ぐために二重チェックを行いましょう。
給与ソフト・会計ソフト
給与データから源泉徴収票を自動作成し、プリントアウトして交付します。大量の従業員がいる企業や、毎月の給与計算をソフトで行う事業所に向いています。利点は作成の手間が減り、金額間違いが減ること。初期設定やソフトの操作に慣れる必要があります。
電子交付
従業員の事前承諾（書面やメールなど）を得れば、PDFなどのデータで交付できます。メール添付や従業員ポータル、クラウド共有が例です。速くて保管も容易ですが、承諾の記録やセキュリティ対策が必要です。従業員に紙での受け取りを希望する人がいないか確認すると安心です。
実務上のポイント
・交付方法ごとに記録を残すこと。
・従業員の希望やIT環境を確認すること。
・誤りがあれば速やかに訂正して再交付すること。
交付期限とタイミング
在職者（年末調整済み）の交付期限
その年に支払った給与に関する源泉徴収票は、原則として翌年の1月31日までに交付します。会社はまとめて作成し、手渡し・郵送どちらでも交付できます。例：2024年分なら2025年1月31日までに渡します。
退職者の交付タイミング
退職者には、退職後1か月以内を目安に交付します。転職先が年末調整を行う場合は間に合うよう速やかに発行・送付してください。可能なら退職時に手渡すと安心です。
発行と送付の実務ポイント
退職者には退職日に渡すか、郵送する場合は速達や送付記録を残します。従業員から交付希望の連絡をもらうと処理が早く進みます。遅れると転職先での年末調整に支障が出ることがあります。
電子交付の扱い
電子で交付するには従業員の同意が必要です。同意があればPDFで送付したり、ダウンロード方式にできます。紙を希望する人には紙で交付してください。
会社が準備しておくこと
概要
源泉徴収票の交付に備えて、給与・賞与や控除情報、扶養や配偶者の情報、マイナンバーの取扱いなどを正確に管理します。書類の保管と再発行体制も整えておくと安心です。
具体的な準備項目
- 給与・賞与の支給一覧を年度ごとに整理する
- 支給日、支給額、控除項目を明記し、担当者が確認できる形にする
- 社会保険料・雇用保険・所得税などの控除記録をまとめる
- 計算根拠や控除率の変更履歴も残す
- 扶養親族・配偶者情報の最新化
- 扶養異動届や配偶者控除申請書の原本を所定場所で管理する
- マイナンバー（個人番号）の取扱規程と保管方法を整備
- 源泉徴収票の本人交付分には個人番号を記載しない（原則）
- 取扱担当者の限定、アクセス記録、暗号化などの措置を講じる
保存と再発行の体制
- 発行した源泉徴収票の控えを一定期間（税務上の基準に従って）保存する
- 紛失時の再発行手順を明文化し、担当者を決める
- 再発行依頼の受け付け方法、本人確認の基準、手数料の有無を定める
実務上の注意点
- 社内の担当者に手順書を配布し、定期的に確認・研修を行う
- 電子データのバックアップやアクセス権管理を徹底する
- 従業員へは個人情報の取扱い方針と再発行の流れを周知しておく
従業員側として欲しい場合
在職中の場合
総務・経理・人事の担当者に「源泉徴収票の発行をお願いします」と伝えます。口頭でもメールでも構いません。メールなら宛先、件名（例：「源泉徴収票の発行依頼」）、氏名、社員番号、必要な部数と受け取り方法（手渡し・郵送・電子）を明記してください。部署によっては申請フォームや社内システムで手続きすることがありますので、担当に確認すると確実です。
退職後の場合
前職の給与担当部署に電話かメールで連絡します。連絡時に、氏名（旧姓を含む）、在籍期間、社員番号、郵送先住所、希望部数を伝えます。本人確認のために身分証のコピーや押印を求められることがあります。郵送での送付が一般的ですが、窓口受け取りや電子データでの交付に対応する会社もあります。
依頼する際のポイント
- 早めに依頼する：年度末や確定申告時期は混み合います。余裕をもって依頼してください。
- 部数の確認：税務処理や転職先の手続きで必要な枚数を確認しましょう。
- 受取方法の指定：郵送先住所は正確に。転居している場合は旧住所では届かないことがあります。
急ぎの場合
急ぎならその旨を伝え、対応可能か確認します。追加の手数料がかかる場合や即日発行が難しい場合がありますので、代替として源泉徴収票の写しや支払明細で対応できるか相談してください。
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