はじめに
「退職してから2年以上たっているけれど、在職証明書はまだ発行してもらえる？」
「以前の勤務先に連絡したら、古い記録だから断られてしまう？」と気になっていませんか。
転職や保育園の申込みなどで在職証明書が必要になり、退職から時間がたっていると、何年前まで会社に発行をお願いできるのか分からず、依頼先や手続きの進め方で迷ってしまいますよね。
この記事では、退職後の在職証明書を発行してもらえる期間の考え方や、2年を過ぎている場合の依頼方法、発行が難しいときの対応について、順を追って説明していきます。
在職証明書は退職後何年まで発行してもらえる？
退職後に在職証明書が必要になった場合、「以前の会社には何年まで発行を請求できる？」「退職してから2年以上たっている場合は、もう依頼できない？」と迷うことがあります。
ここでは、退職時の証明を請求できる期間の考え方と、2年を過ぎた場合に会社へ発行を依頼できるケースについて説明します。
退職時の証明を請求できる期間は退職後2年が基準
退職時の証明は、基本的に退職後2年間は以前の勤務先へ請求できます。
そのため、退職から1年や1年半ほどであれば、会社へ在職証明書の発行を依頼できます。
2年を過ぎると法律上の請求権はなくなるため、必要になる可能性がある場合は早めに確認しておくと安心です。
2年を過ぎても会社が任意で発行してくれる場合がある
退職から2年を過ぎていても、勤務記録などが残っていれば、会社が任意で在職証明書を発行してくれる場合があります。
発行してもらえるかどうかは会社によって異なるため、以前の勤務先の人事・総務などへ問い合わせ、対応が可能か確認してみましょう。
退職後2年と会社に在職記録が残っている期間は別
退職後2年を過ぎて在職証明書が必要になった場合、「2年を超えたらもう発行してもらえない？」「10年や20年前に働いていた会社でも在職証明書を作ってもらえる？」と疑問に感じることがあります。
ここでは、2年を過ぎた場合でも発行できるケースと、10年・20年前の在職記録が残っているか確認する方法について説明します。
2年を過ぎたからといって在職証明書を発行できないとは限らない
退職後2年を過ぎると、退職時の証明を請求する権利に基づいて発行を求めることはできません。
ただし、会社が任意で対応してくれる場合もあるため、必要になったときは以前の勤務先へ問い合わせ、発行できるか確認してみましょう。
10年・20年前は在職記録が残っているか会社に確認する
10年・20年前の在職証明書が必要な場合は、まず以前の勤務先へ連絡し、当時の在職記録が残っているか確認します。
記録が残っていれば発行してもらえる場合もありますが、保管状況によっては対応が難しいこともあるため、会社へ相談してみましょう。
退職から何年も経って在職証明書が必要になった場合の対応
退職から何年も経ってから在職証明書が必要になると、「以前の会社に今から発行をお願いしてもいい？」「提出先の指定用紙がある場合は、どう伝えればいい？」と迷うことがあります。
ここでは、元勤務先への問い合わせ方法と、指定様式や必要事項がある場合に会社へ伝える内容について説明します。
まず元勤務先の人事・総務へ発行できるか問い合わせる
退職から何年も経っている場合は、まず元勤務先の人事・総務などへ連絡し、在職証明書を発行できるか確認します。
その際、氏名や在籍期間、当時の所属部署などを伝えておくと、過去の在職記録を確認してもらいやすくなります。
退職後の会社へ連絡するときに、どのような文章で依頼すればよいか迷う場合は、メールの書き方や伝える内容も確認しておくと安心です。
▶退職後に在職証明書をメールで依頼する方法｜そのまま使える例文も紹介
提出先の指定様式や必要事項があれば会社へ伝える
提出先に指定の様式がある場合は、在職証明書を依頼するときに会社へ送付します。
指定様式がなくても、在職期間や勤務形態など必要な記載項目があれば事前に伝え、提出期限が決まっている場合はあわせて知らせておくと安心です。
会社に記録がなく在職証明書を発行できない場合はどうする？
退職から長い期間がたち、元勤務先に在職記録が残っていない場合、「在職証明書を発行できないときは何を提出すればいい？」「年金の加入記録などで勤務していた期間を証明できる？」と迷うことがあります。
ここでは、提出先に代替書類を認めてもらう方法と、在職期間を確認できる資料を用意する際の考え方について説明します。
提出先に代わりの書類を使用できるか確認する
会社に在職記録がなく在職証明書を発行できない場合は、提出先へ連絡し、代わりの書類で在職期間を確認できるか相談します。
認められる書類は提出目的によって異なるため、自分で判断せず、使用できる書類を確認してから準備しましょう。
在職証明書を用意できない場合は、どのような書類で代用できるのかも気になるところです。提出先へ確認する前に、代替書類の候補を整理しておくと相談しやすくなります。
▶在職証明書がない場合はどうする？代わりに使える書類と対処法
年金の加入記録など在職期間を確認できる資料を用意する
在職期間を確認する資料として、年金の加入記録などを利用できる場合があります。
ただし、どの資料が認められるかは提出先によって異なるため、事前に確認したうえで、指定された書類を用意すると安心です。
まとめ
在職証明書は退職後2年を過ぎても、会社に記録が残っていれば発行してもらえる場合があります。
10年・20年前の勤務であっても、まずは「もう発行できない」と諦めず、以前の勤務先へ相談してみましょう。
もし在職証明書の発行が難しい場合でも、年金の加入記録など別の書類で対応できる可能性があります。
提出先にも確認しながら、自分の状況に合った方法で必要な書類を準備していくことが大切です。
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