はじめに
概要
退職願に印鑑を押すかどうかは法律で義務付けられていません。ただ、多くの会社ではビジネスマナーとして「認印」を押す運用が一般的です。印鑑は書類上で本人の意思を明確に示す手段として扱われます。
なぜ印鑑がよく使われるのか
印鑑を求める理由は主に実務上のわかりやすさです。押印があることで、書類が本人の意思によるものであることを社内で確認しやすくなります。口頭やメールですませるよりも、紙の書類に押印があると誤解が生じにくくなります。
本書の読み方
本記事では、どの印鑑を使うべきか、押す位置の目安、迷ったときの対処法を順に説明します。実務にすぐ役立つ具体例を交えて、分かりやすく解説しますので、安心して読み進めてください。
印鑑が求められる理由
なぜ印鑑が必要か
退職の意思を会社に伝える書類で印鑑を求めるのは、本人による正式な意思表示だと確認するためです。署名だけでも意思は伝わりますが、押印があることで書類の改ざん防止や受理の確実性が高まります。例えば、窓口でのやり取りや書類の保管時に本人確認がしやすくなります。
就業規則や社内書式の影響
会社によっては就業規則や所定の退職届フォーマットで押印を必須と定めています。その場合はルールに従う必要があります。規則に「押印必須」と書かれていれば、押印がない書類は受理されない、あるいは差し戻されることがあります。実務では総務や人事の定めに従うのが最も確実です。
実務上の注意点と対応方法
- まず就業規則や社内フォーマットを確認します。紙の様式や電子申請でルールが異なることがあります。
- 押印する印鑑は会社の指定がないか確認します。一般的には認印で足りますが、まれに実印や印鑑証明を求めるケースもあります。
- 押印が必要な場合は、朱肉や印面の向き（印影が読みやすい向き）にも注意します。
- 不明な点は早めに総務・人事に相談すると手続きがスムーズです。
どの印鑑を使うか
概要
基本は認印（普段押す印鑑）で問題ありません。届いた配達物の受領や社内の簡単な書類など、日常のやり取りは認印で十分です。実印まで用意する必要がある場面は限られます。
認印が適している場面
郵便物の受取、社内申請、非公式な同意書など、証拠性がそれほど求められない場面では認印を使います。例としては、宅配の受領印や社内の承認印です。
実印・銀行印が必要な場面
不動産の登記、ローン契約、遺産手続きなど法的効力が強く求められる場合には実印が必要です。銀行の重要な手続きでは銀行印を求められることがあります。該当するか不安なときは、事前に相手先や専門家に確認してください。
シャチハタ（スタンプ式）は注意
シャチハタは速く押せて便利ですが、公的な手続きや正式な書類では受け付けられないことがあります。インクがにじみやすく、本人確認の面でも不利になるため、重要な書類には朱肉で押すタイプの印鑑を選びます。ただし、社内用やラベル用など非公式の用途では使いやすさを優先して構いません。
素材・サイズ・保管のポイント
素材は柘（つげ）や黒水牛などが一般的で、見た目と耐久性のバランスで選びます。サイズは用途に合わせて10〜13mm程度がよく使われます。押印の鮮明さを保つため、朱肉は適量を使い、印鑑は専用ケースで保管してください。他人に貸さないことも大切です。
押す位置の目安
縦書きの場合
縦書きでは、氏名の下に印鑑を少しかぶせるように押すのが一般的です。具体的には、氏名の最後の文字の下辺りに印面の上端がかかる程度を目安にします。印影が文字に重なって読みにくくならないよう、印の大きさと重なり具合を確認してください。
横書きの場合
横書きでは氏名の右側に押す形式がよく使われます。氏名の右端の高さと印の中心が揃うようにし、氏名との間隔は印面が名前に少しかかる程度か、余白を少し残す程度が目安です。署名欄や線がある場合は、その線からはみ出さないように注意します。
印鑑欄や決まりがある書類
印鑑欄がある書類は、その枠内にきちんと収めます。枠の中央に印面を合わせ、上下左右に偏りがないか確認してください。複数の印を並べる場合は、隣り合う印影が重ならないよう間隔をとります。
実際の押し方のコツ
事前に試し押しをして、サイズ感と位置を確認します。朱肉を均一につけ、垂直に押すときれいな印影になります。もし失敗したら新しい欄に書き直すか、訂正の指示に従ってください。
迷ったときの対処
退職願の提出で迷ったときは、まず社内のルールや既存フォーマットに従うのが安全です。会社に退職届や就業規則の文例があれば、それに沿って作成・提出してください。
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規則・フォーマットの確認
退職に関する社内文書（就業規則、退職届のテンプレート、社内規程）を確認します。フォーマットに「押印不要」とあればその指示に従います。 -
上司への相談
直属の上司に口頭で確認します。「押印は必要か」「どの印鑑を使うか」「提出先と提出方法（紙かメールか）」を尋ねると安心です。 -
人事（総務）への確認
人事や総務に最終確認を取ります。印鑑の種類（認印、実印、会社印など）や押す位置・向き、控えの取り方など、手続きに関する具体的な指示をもらいましょう。 -
不安なときの対処法
すぐに決められない場合は、控えを残すことを優先します。紙で提出する場合はコピーを取るか、スキャンして保存してください。電子提出を検討する場合は、事前に書面として有効か確認してください。
何をすべきか明確でないときは、必ず上司か人事に確認してから提出してください。余計な不備を防げます。
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