はじめに
概要
本資料は人事担当者が退職手続きを抜け漏れなく進めるためのガイドです。退職前の社内対応から退職後の公的手続き、従業員へ渡す書類、注意点までを整理します。具体例を交え、実務で使える順序で説明します。
対象読者
人事・総務担当者の方を主な想定としています。初めて退職対応をする方にも分かりやすいよう、専門用語は最小限に抑えています。
本資料の使い方
各章は時系列で並び、チェックリストや必要書類を挙げます。まず第3章の「退職前のステップ」で社内対応を行い、第4章で公的手続きを確認してください。困ったときはチェックリストに戻ると対応漏れを防げます。
本書で扱う主な項目（例）
- 退職届の受理と面談
- 引継ぎ・機器返却の手順
- 社会保険・年金の資格喪失手続き
- 雇用保険の離職票発行
注意点
情報は個人情報に配慮して扱ってください。従業員への説明は丁寧に行い、書面での確認を習慣にしてください。
人事が押さえるべき全体像
退職前に人事が行う主な業務
- 退職届の受理と退職日確定：社員からの申し出を受け取り、就業規則に沿って退職日を確定します。期日の調整や引継ぎ期間の設定もここで行います。
- 関係部署への通知：上司・経理・IT・総務などへ早めに連絡します。例：ITへはアカウント停止日を伝えます。
- 貸与物と備品の確認：ノートPC、社員証、スマホなどの返却リストを作成し、回収方法を決めます。
- 退職時説明の実施：給与・有給消化・保険証の返却・退職金の案内などを分かりやすく説明します。書面で残すと安心です。
退職後に人事が行う主な業務
- 社会保険・雇用保険の資格喪失手続き：年金・健康保険・雇用保険の届出を期日内に行います。
- 税務処理と源泉徴収票の発行：最終給与や年末調整の処理、源泉徴収票の発行と送付を行います。
- 離職票・退職証明書の発行：従業員の請求に応じて速やかに発行します。
- 退職金・最終給与の支給：規程に沿って支給し、支払い明細を添付します。
関係部署との連携ポイント
- IT：アカウント停止日・データ移行の調整。
- 経理：未払い手当や精算の確認。
- 上長：引継ぎ内容と業務分担の最終確認。
期限と優先順位の目安
- 退職当日：貸与物回収、保険証回収、退職説明の実施。
- 7日以内：社会保険・雇用保険の届け出。
- 支給日は給与規程に従い速やかに処理。
各項目をチェックリストにして運用すると漏れが減り、従業員にも安心してもらえます。
退職前の具体的なステップ
1. 退職届の受理と退職日の決定
退職届を正式に受け取ったら、まず受領日と希望退職日を確認します。就業規則の退職申請ルール（何日前までに申請が必要か）を照らし合わせ、必要なら社員と話し合って最終的な退職日を決めます。例：申請から1か月後を退職日とする場合、業務引継ぎ期間を確保します。
2. 社内調整（共有と引継ぎ）
上長・所属部門・人事・経理・情報システムへ共有します。共有時は担当者、期限、引継ぎ内容を明確にします。具体例：経理には最終給与・精算の担当者名と期日を伝え、情報システムにはアカウント停止日を連絡します。引継書は箇条書きで重要業務、保留案件、連絡先を記載します。
3. 貸与物・誓約書対応
健康保険証、社員証、ノートPC、備品などの回収日と方法を決めます。回収と同時に退職時誓約書を交わして機密保持や競業避止について確認します。例：最終勤務日に総務で返却と書類確認を行う運用が分かりやすいです。
4. 実務チェックリスト（例）
- 退職届受領日、退職日確定
- 上長・関係部門へ通知（担当者名・期限）
- 引継書の作成と確認会
- 経理で未払金・精算処理
- 情報システムでアカウント停止手配
- 備品・証明書の回収と誓約書締結
各項目は期日と担当者を明記し、漏れを防いでください。
退職後の公的手続き（人事・総務）
社会保険（健康保険・厚生年金）
- 手続き内容：資格喪失届を提出します。提出先は年金事務所または健康保険組合です。
- 期限：退職日の翌日から5日以内に提出します。例えば、退職日が3月31日なら4月1日から5日以内です。
- 実務のポイント：被保険者番号や扶養情報を正確に記載し、健康保険被保険者資格喪失証明（被保険者証の返却含む）を速やかに処理します。
雇用保険
- 手続き内容：資格喪失届と離職証明書をハローワークへ提出します。
- 期限：雇用保険の資格喪失届は原則10日以内です。離職票作成に必要な情報（退職理由・最終給与等）を正確に揃えます。
- 実務のポイント：離職理由の記載は失業給付に影響します。従業員と確認して誤りがないようにします。
税金関連（源泉徴収票・住民税）
- 源泉徴収票：退職者に対して発行・送付します。通常は給与所得の支払年月日から翌年1月末までの発行が必要です。
- 住民税：退職後の住民税の支払い方法（特別徴収の継続可否や普通徴収への切替）を市区町村と確認します。
提出先と期限の簡単一覧
- 年金事務所（社会保険資格喪失）：退職翌日から5日以内
- ハローワーク（雇用保険資格喪失・離職証明書）：10日以内
- 従業員へ源泉徴収票：翌年1月末まで
実務上の注意点
- 書類のコピーを社内で保存し、提出日を記録します。
- 退職理由や最終給与など重要情報は従業員と口頭・書面で確認します。
- 提出期限を管理するカレンダーやチェックリストを用意すると安心です。
従業員へ渡す主な書類
退職時に従業員へ渡す主な書類と、作成や交付の注意点を分かりやすくまとめます。誰が何を必要とするかを確認して、漏れなく対応してください。
1. 離職票
本人が求職給付（失業手当）を受ける際に必要です。原則として本人の希望を確認して作成・送付します。離職理由は給付に影響するため、会社側は事実に基づき正確に記載してください。届出のタイミングや様式で不明点があれば、ハローワークの案内に従ってください。
2. 源泉徴収票
転職先や確定申告で使います。年末調整を終えている場合でも、退職後に必要になることが多いです。できるだけ速やかに交付し、郵送する場合は本人の現住所を確認してください。
3. 退職証明書
在籍期間や業務内容、役職などを本人の請求があった際に交付します。記載内容は客観的事実に限り、虚偽や曖昧な表現を避けてください。例：在籍期間「20XX年4月〜20YY年3月」、業務「経理担当（請求書処理、月次決算）」。
4. その他の書類
健康保険資格喪失証明、雇用保険被保険者証の返却、退職金に関する書類など。必要書類の一覧を退職時に渡すと、従業員が手続きしやすくなります。
実務上のポイント
交付は本人の希望（直接手渡し／郵送）を確認し、控えを社内で保管してください。書類に誤りがあれば速やかに訂正し、説明を行って信頼関係を保ちます。
人事としての注意点
法定期限の厳守（社会保険・雇用保険）
退職に関わる法定期限は厳格です。社会保険の資格喪失届は原則5日以内、雇用保険の資格喪失届は10日以内に処理します。期限を過ぎると従業員に不利益が生じ、会社に行政上の問題が発生します。
カレンダーとリマインダーで確実に管理
法定期限をカレンダーに登録し、担当者ごとにリマインダーを設定します。始業日や最終出勤日を起点に自動算出しておくとミスが減ります。代理者を決めておく運用も推奨します。
就業規則と実務フローの整合
就業規則に記載した退職手続きと実務の流れを照合します。両者にずれがあると従業員対応で混乱します。改訂時は関係部署とレビューを行ってください。
チェックリスト化と運用ルール
必要書類、提出期限、担当者を明記したチェックリストを作成します。退職発生日ごとにチェックリストを起動し、完了コードや証跡を残します。これで漏れを防げます。
コミュニケーションと記録保存
従業員への案内は文書で行い、やり取りは記録します。問い合わせ履歴や提出物の写しを保存し、必要に応じてアクセス権を限定してください。
想定されるリスクと対応例
期限遅延：優先度を上げて即対応、発生原因を把握して再発防止策を実施します。書類不備：チェックリストで早期発見し、担当者に差戻します。代理対応が必要な場合は事前に権限委譲を行ってください。
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