はじめに
「在職証明書と就労証明書は同じ書類なの？」
「提出先から証明書を求められたけれど、どちらを会社に発行してもらえばいい？」と迷っていませんか。
転職先や保育園などから書類の提出を求められ、会社へ発行を依頼しようとしても、「在職証明書」「就労証明書」と似た名前が並んでいると、間違った書類を用意して提出し直すことにならないか不安になりますよね。
この記事では、在職証明書と就労証明書の違い、それぞれに記載される内容、どちらを提出すればよいのかを分かりやすく解説します。
在職証明書と就労証明書は同じ？
在職証明書と就労証明書は、どちらも勤務先が働いている事実や勤務状況を証明するために使われる書類ですが、確認する内容や提出目的が異なる場合があります。
ただし、提出先や会社によって名称や記載項目が重なることもあります。まずは、それぞれの書類が何を証明するものなのか、順に確認していきます。
在職証明書は現在の在職状況を証明する書類
在職証明書は、現在その会社に在籍していることを勤務先が証明する書類です。
氏名や会社名のほか、在籍期間や雇用形態、所属部署、職種などが記載される場合があります。
現在勤務していることの証明を求められた場合は、在職証明書の記載内容を確認しましょう。
就労証明書は就労状況を証明するための書類
就労証明書は、現在の勤務先でどのように働いているかを証明する書類です。
雇用形態や勤務日数、勤務時間、就労時間帯などが記載されるため、具体的な働き方の確認を求められた場合に使われます。
名称や証明内容が重なる場合がある
在職証明書と就労証明書は、在籍期間や雇用形態など、記載内容が重なる場合があります。
会社によって書式や記載項目も異なるため、書類名だけで判断せず、提出先が指定する書類や必要な項目を確認することが大切です。
在職証明書と就労証明書はどちらを使う？
在職証明書と就労証明書のどちらを使うか迷った場合は、まず提出先から書類名や指定様式を案内されているかを確認します。
ここでは、提出先の指定や証明したい内容に応じて、どちらを使えばよいのかを確認します。
提出先が書類名や指定様式を決めている場合
提出先から「在職証明書」「就労証明書」などの書類名が指定されている場合は、その指定に従います。
指定様式がある場合も会社独自の書式に置き換えず、提出先から渡された様式を勤務先に提出し、記入・証明してもらいましょう。
指定がない場合は証明したい内容を確認する
書類名や様式の指定がない場合は、何を証明する必要があるのかを確認して選びます。
在籍している事実を証明するなら在職証明書、勤務日数や勤務時間など具体的な働き方を証明するなら就労証明書を選ぶと分かりやすいでしょう。
自治体の手続きでは指定された就労証明書を使う
自治体から就労証明書の提出を求められている場合は、指定された様式を使用します。
自治体のWebサイトなどから様式を取得して勤務先に記入を依頼し、会社独自の在職証明書などへ置き換えないようにしましょう。
在職証明書と就労証明書で迷ったときの確認方法
在職証明書と就労証明書のどちらを使えばよいか迷った場合は、提出先が求めている書類名や様式を確認したうえで、勤務先に発行できる書類を確認します。
ここでは、提出先と勤務先に何を確認すればよいのか、順に説明します。
提出先に必要な書類名と様式を確認する
まず提出先に、「在職証明書」と「就労証明書」のどちらが必要なのか、指定様式があるのかを確認します。
Webサイトや案内書類を見ても分からない場合は、担当窓口へ確認してから勤務先に発行を依頼しましょう。
勤務先に発行できる書類を確認する
提出先から指定がない場合は、勤務先の人事・総務などに発行できる書類を確認します。
その際は、在籍期間や勤務日数、勤務時間など、提出先が求めている項目を伝え、必要な内容を記載できるか確認しておくと安心です。
指定様式がある場合は勤務先に記入を依頼する
指定様式がある場合は、その用紙を勤務先の人事・総務などへ渡し、必要事項の記入と証明を依頼します。
勤務先が証明する欄は自分で記入せず、提出期限もあわせて伝えておくと手続きを進めやすくなります。
指定様式を渡す際に「自分でどこまで記入していいの？」と迷う場合は、本人が記入できる項目と会社に任せる項目を確認しておくと安心です。
▶在職証明書はどこまで自分で書いていい？本人が記入できる項目と会社が記入する項目
まとめ
在職証明書と就労証明書は似ていますが、必要な書類は提出先や証明したい内容によって異なります。
書類名だけで判断せず、まず提出先が求めている書類や記載項目を確認しましょう。
指定様式がある場合は、そのまま勤務先の人事・総務などへ渡して記入を依頼します。
どちらを提出するか迷ったときは、事前に提出先へ確認しておくと安心して準備を進められます。
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