はじめに
この章では、本記事の目的と読み方をやさしくご案内します。派遣社員の方が書類を用意する際に戸惑いやすい「在職証明書」について、発行元や依頼方法、書き方のポイントまで丁寧に解説します。
目的
在職証明書は各種手続きで必要になることが多く、派遣社員は発行先や記載内容で迷うことがあります。本記事は、実務で使える具体例を交えながら、必要な情報を分かりやすく整理することを目的とします。
この記事でわかること
- 在職証明書の基本と派遣社員ならではの注意点
- 発行元（派遣元・派遣先）の違いとどちらに依頼すべきか
- 保育園や住宅ローンなど提出先ごとの記載項目の違い
- 実際の発行手順と依頼時の伝え方の例文
読み進めると、どの場面で誰に頼めばよいか、書類に何を記載してもらえばよいかが具体的にわかります。次章から順に、詳しく解説していきます。
在職証明書とは？派遣社員にも必要になる書類の基本
定義と目的
在職証明書は、ある会社に実際に在籍していることを証明する書類です。人事部や総務部が発行し、雇用の事実や在籍期間を公的に示します。正社員だけでなく、パート・アルバイト・派遣社員など非正規社員にも発行されます。
誰が発行するか
通常は勤務先の人事や総務が発行します。派遣社員の場合は、どちらが発行するか確認が必要です（この点は第3章で詳しく説明します）。
どんな場面で使うか（具体例）
- 保育所の利用申請：勤務時間や在籍日数の記載を求められることが多いです。
- 住宅ローンやクレジット審査：収入や雇用の継続性を確認するために提出します。
- 賃貸契約の入居審査：家主や管理会社が在籍を確認します。
- 転職先の在籍確認や行政手続き：公的手続きで在職の証明が必要になることがあります。
注意点と事前確認
提出先によって求める項目やフォーマットが異なります。例えば「発行日から3か月以内の原本」や「会社の押印が必要」など条件が付くことがあります。必ず提出先の指定様式や求める情報を確認してから申請してください。また、発行には時間がかかる場合があるので、早めに依頼することをおすすめします。
派遣社員の場合、在職証明書の発行元はどこ？派遣元と派遣先の違い
概要
派遣社員の在職証明書は、実際に働く先（派遣先）ではなく、雇用契約を結んでいる派遣元が発行します。派遣元が正式な雇用者であるため、雇用関係を証明する書類は派遣元の責任で作成します。
発行元と担当部署
通常、在職証明書の発行は派遣元の人事や総務が担当します。派遣元が証明書を作成し、会社印や担当者の署名を付けて交付します。派遣先は発行権限を持ちません。
派遣先の情報はどう扱うか
保育所や自治体などの書式で、派遣先の勤務先名や勤務時間の記載を求められることがあります。その場合でも証明書自体は派遣元が発行し、派遣先での就業先名称や勤務時間、勤務日数などを派遣元が記載します。必要に応じて派遣元が派遣先へ勤務実績の確認を行います。
実務上の流れと注意点
- 申請者（派遣社員）が派遣元に在職証明書の発行を依頼します。申請先の様式や必要事項を添付するとスムーズです。
- 派遣元が社内で確認し、必要があれば派遣先に勤務状況を照会します。
- 記載内容を作成し、押印または署名して交付します。PDFでの発行や郵送に対応する会社もあります。
注意点として、発行に数日〜数週間かかることがあるため、余裕をもって依頼してください。また、派遣先が発行すると勘違いされやすいので、申請書類にどの情報が必要か事前に確認しておくと安心です。
具体例（保育所申請の場合）
保育所の申請書に「勤務先名」「勤務時間」「出勤日数」が求められるとします。派遣社員はその様式を派遣元に渡し、派遣元が派遣先での勤務情報を確認して必要事項を記入・押印して返却します。これにより申請先は勤務実態を確認できます。
（本章は途中の章のためまとめは省略します）
派遣社員の在職証明書に記載される主な項目
概要
在職証明書は法律で統一された様式がありません。提出先に指定があればそれに従い、なければ派遣元が独自に作成します。提出先の要件を確認して依頼しましょう。
主な記載項目（一般例）
- 発行年月日：書類の有効性のために必要です。
- 氏名・生年月日・現住所：本人確認の基本情報です。
- 入社（雇用）年月日：在職期間を示します。
- 所属部署・役職：現在の勤務先での位置づけを伝えます。
- 雇用形態：派遣社員である旨などを明記します。
- 勤務先（派遣先）名・勤務地・勤務時間帯：実際の就業場所と時間を示します。
- 労働契約期間：契約の開始・終了予定日や更新の有無を記載します。
- 会社名・住所・代表者名：発行元の情報です。
- 会社印・署名：正式な証明に必要なことが多いです。
給与の記載について
給与額は提出先の指定によります。金融機関や自治体で求められる場合と不要な場合がありますので、確認してから依頼してください。
保育所・自治体向けの注意点
保育所や自治体は、1週間の労働時間、シフトの有無、今後の勤務予定期間、派遣形態（常用型／登録型など）を求めることがあります。自治体の指定様式がある場合はその通りに作成を依頼すると手続きがスムーズです。
依頼時のポイント
提出先の指定項目を事前に確認して、派遣元に具体的に伝えてください。記載漏れや押印不足で再発行が必要になることが多いため、余裕を持って依頼しましょう。
派遣社員が在職証明書を発行してもらう手順
1. 提出先の指定様式を確認
まず、提出先（金融機関やハローワークなど）が指定する書式があるか確認します。指定がある場合はその様式に従います。指定がなければ、派遣元の独自様式で対応します。
2. 依頼窓口に連絡
登録している派遣会社の担当窓口へ連絡します。電話やメール、担当者の窓口で依頼できます。書式の送付方法や必要事項を確認します。
3. 必要事項を準備・記入
氏名、社員番号、雇用期間、勤務先（派遣先）の名称・所在地、職務内容、就業形態（派遣）などを用意します。提出先が指定する項目があれば、漏れなく記入してください。
4. 書類の送付・確認
指定様式や必要書類を派遣会社へ送付します。メール添付、郵送、または窓口持参が一般的です。派遣元は内容を確認し、記入・押印します。記載内容に誤りがないか必ず確認してください。
5. 受け取りと提出
証明書を受け取ったら控えを取ります。その後、提出先へ期限内に提出します。急ぎの場合は依頼時に締切を伝え、対応を依頼するとよいです。
6. 注意点とポイント
- 発行に数日を要することがあるため、余裕をもって依頼してください。
- 記載内容に不明点があれば事前に確認しましょう。
- 手数料の有無は派遣会社によって異なります。事前に確認すると安心です。
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