はじめに
在職証明書は勤務状況や在職期間を証明する重要な書類です。本書では、在職証明書に記載される「電話番号」について、会社側（発行元）と申請者それぞれの観点からわかりやすく解説します。
目的
- 会社側の電話番号: 証明書の信頼性を確認するために使われます。発行元に問い合わせが入ったときに、在職事実の確認や追加情報のために連絡が取れることが重要です。
- 申請者の電話番号: 発行手続きや受け取り方法の連絡、訂正が必要な場合のやり取りに使われます。緊急連絡用に記載されることが多いです。
本章の位置づけ
この章では基本的な考え方と使い分けを示します。次章以降で、会社側の記載例、申請者の記載例、電話で発行を依頼するときの注意点や典型的な記載イメージを順に説明します。読者はまずここで全体像をつかんでください。
会社側の電話番号
在職証明書には会社の電話番号を必ず記載します。受け取った側（金融機関・自治体・転職先など）が内容の確認をする際に、問い合わせ先として使えることが目的です。
記載すべき電話番号
- 代表電話番号：会社の代表窓口が分かる番号を記載します。外部からの一次問い合わせ先として使われます。
- 人事・総務の直通番号：可能であれば担当部署の代表番号や直通番号を記載してください。確認が速くなります。
- 担当者の内線や直通（任意）：担当者名を記載する場合は内線や直通も添えると親切です。
携帯番号・個人番号の扱い
個人の携帯番号は原則記載しない方が無難です。どうしても必要な場合は担当者の同意を得てから記載してください。
記載例（書式）
- 会社代表：03-1234-5678
- 人事部（直通）：03-2345-6789（内線101）
注意点
- 営業時間や担当者不在時の対応方法を併記すると問い合わせ側が安心します。
- 番号を記載する際は最新の番号か確認してください。変更があれば速やかに書類を更新してください。
- 確認の電話が来る可能性がある旨を申請者に伝えておくとトラブルを避けられます。
以上の点を踏まえ、受け手が問い合わせしやすい電話番号の記載を心がけてください。
あなた（申請者）の電話番号
必要性と記載の有無
在職証明書そのものに申請者の電話番号が必須という決まりはありません。とはいえ、申請書やメールに携帯番号を記載するのが一般的です。記載しておくと人事・総務担当者が内容確認や受け取り方法の連絡をしやすくなります。
書き方のポイント
- 分かりやすい表記にする：例）090-1234-5678。ハイフンで見やすくします。
- 日中つながる時間を添える：例）平日9:00〜17:00。対応可能時間を書くと連絡がスムーズです。
- 受け取り方法の希望も書く：窓口で受け取るか、郵送やメール受領かを合わせて伝えると手続きが早まります。
複数連絡先がある場合
- 優先順位を明記する：携帯（主）、自宅、勤務先の順で書き、連絡優先を示してください。
- 代理人に受け取ってもらう場合は代理人の氏名と電話番号、関係を記載してください。
プライバシーと確認
個人情報なので、送信前に番号に誤りがないか必ず確認してください。番号が変わった場合は速やかに担当部署へ連絡し、発行に支障が出ないようにしましょう。
電話で発行を依頼するときのポイント
事前準備
電話前に氏名・所属部署・在籍（在職）期間・用途（例：住宅ローン審査、保育園入園）を確認します。必要書類や勤務先の電話番号、社内の担当窓口が分かればメモしておきます。
電話で伝えるべき内容
- 自分の氏名と所属部署、在籍期間をはっきり伝えます。短く「在職証明書の発行をお願いします」と用件を述べます。用途も簡潔に伝えてください（例：「住宅ローン審査用です」）。
相手に確認するポイント
- 会社所定の申請書やメールでの依頼が必要かどうか
- 必要な添付書類（本人確認書類など）
- 発行までの目安日数と発送方法（郵送・窓口受取り・電子ファイル）
- 手数料の有無と支払い方法
電話後の手続き
案内された方法に従い、メールや書面で正式に依頼します。送信後は受領確認や申請番号をもらえるか確認すると安心です。
話し方の例（短い定型）
「お世話になります。○○部の山田太郎と申します。在職証明書を住宅ローン用に発行していただきたくお電話しました。手続き方法を教えていただけますか？」
丁寧に、でも要点は端的に伝えるとスムーズです。相手の指示に従って速やかに書面やメールで正式な依頼を行ってください。
典型的な記載イメージ（概要）
以下は在職証明書の末尾付近にまとめて記載する典型的なイメージです。会社ごとに書式は異なりますが、よく使われる項目と書き方例を示します。
基本項目
- 会社名：正式名称で記載します（例：ABC株式会社）
- 住所：本社または証明書発行元の所在地を記載します
- 部署名・担当：人事部や総務部など。担当者名を添えることもあります
電話・FAXの書き方例
- 電話（代表）：03-1234-5678
- 担当直通：090-1234-5678（担当：山田太郎）
- 内線：1234（代表03-1234-5678 内線1234）
- FAX：03-1234-5679
書き方のポイント
- 担当直通や内線を載せると問い合わせがスムーズです
- 個人情報保護の観点から掲載可否を確認してください
- 形式や項目は会社により異なります。人事・総務に「フォーマットはありますか」「電話番号は代表のみでよいですか」と確認すると安心です。
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