はじめに
「転職のとき、マイナンバーって提出しないといけないの？」
「年金手帳はもう使わないって聞いたけど、本当に必要ないの？」
「会社に言われるまま出せばいいのか、それとも自分で判断するものなのか分からない…」
このように、転職時の手続きで戸惑う方はとても多いです。
実際に入社手続きを進める中で、「この書類を提出してください」と案内されても、それが必須なのか任意なのかがはっきりしないまま、不安な状態で対応してしまうケースも少なくありません。
あとから「出さなくてもよかったのでは」と気になったり、逆に「出さないと手続きが止まるのでは」と心配になることもあります。
この記事では、転職時に求められるマイナンバーと年金手帳について、「提出が必要な場面」と「手元にないときにどう動けばいいか」を順番に整理しています。
読み進めながら、「自分は何を用意して、どこまで対応すればいいのか」を一つずつ確認できる内容になっています。
転職時はマイナンバーは必要・年金手帳は原則不要
転職時は、入社手続きの中でマイナンバーの提出が必要になります。
具体的には、雇用保険・健康保険・厚生年金の資格取得届や、給与支払報告書の作成に使用されるため、入社日から数日以内〜遅くとも初回給与計算までに会社へ提出する必要があります。
一方で年金手帳は、現在は基礎年金番号で管理されているため、手帳そのものの提出は原則求められません。
会社側は基礎年金番号をもとに手続きを行うため、年金手帳が手元になくても手続き自体は進められる仕組みになっています。
転職でマイナンバーが必要になる理由
転職先でマイナンバーの提出を求められるのは、単なる本人確認ではなく、入社後すぐに必要となる手続きを正確に進めるためです。
特に、入社後に会社側が行う社会保険の加入手続きや、給与に関わる税務処理では、個人を特定する情報として必ず使用されます。では、具体的にどのような手続きで必要になるのかを確認していきましょう。
社会保険や税手続きに必要なため
転職時にマイナンバーが必要になるのは、入社後すぐに社会保険と税金の手続きを行うためです。
会社は入社日から5日以内を目安に健康保険と厚生年金の資格取得届を年金事務所へ提出し、その際に個人を特定するためのマイナンバーを記載します。
また、給与の支払いが始まると同時に所得税の源泉徴収や住民税の特別徴収の手続きを行うため、給与支払報告書や扶養控除等申告書にもマイナンバーを記載して税務署や市区町村へ提出します。
これらの手続きは個人識別が前提となるため、入社時点でマイナンバーの提出が必要になります。
転職で年金手帳が不要とされる理由
以前は転職時に年金手帳の提出が必要でしたが、現在は制度の仕組みが変わり、必ずしも提出を求められないケースが増えています。
これは、年金の加入情報や個人の識別が別の方法で管理されるようになったためです。
では、なぜ年金手帳が不要とされるのか、その具体的な理由を確認していきましょう。
基礎年金番号はマイナンバーで管理されるため
年金手帳が不要とされるのは、基礎年金番号がマイナンバーとひも付けて管理されているためです。
会社は入社後に厚生年金の資格取得届を作成する際、従業員から提出されたマイナンバーを使って日本年金機構の記録と照合し、基礎年金番号を特定します。
この照合はオンラインで即時に行われるため、紙の年金手帳に記載された番号を確認する必要がありません。
そのため、マイナンバーを提出すれば基礎年金番号の特定が完結し、年金手帳の提出は不要とされています。
転職で年金手帳が手元にない場合の対応
転職時に年金手帳が手元にない場合でも、すぐに手続きが止まるわけではありませんが、会社から提出を求められるケースはあります。
特に入社手続きのタイミングでは、基礎年金番号の確認が必要になるため、何も対応しないままにしておくと手続きが進まないことがあります。
では、実際に会社から求められた場合はどう対応すればいいのかを確認していきましょう。
会社から求められた場合の対処
会社から年金手帳の提出を求められた場合でも、手元にないときは基礎年金番号を別の方法で伝えれば対応できます。
入社書類の提出時にマイナンバーを提出していれば、会社はその情報を使って基礎年金番号を照合できるため、年金手帳そのものがなくても手続きは進められます。
マイナンバーを提出していない場合は、年金事務所で基礎年金番号を確認し、その番号を会社に書面または入社書類へ記入して提出します。
これにより、会社は厚生年金の資格取得届を作成できるため、年金手帳が手元になくても手続きは完了します。
転職でマイナンバーを提出できない場合の対応
転職時にはマイナンバーの提出を求められるのが一般的ですが、手元にない、紛失している、すぐに用意できないといった状況も起こり得ます。
その場合でも入社自体ができるのか、また後から提出すれば問題ないのかは気になるポイントです。
ここでは、未提出のまま入社できるのか、後日提出する場合の扱いについて順番に確認していきましょう。
未提出でも入社できるのか
マイナンバーを提出していなくても入社自体は可能です。雇用契約は労働条件の合意で成立するため、入社日にマイナンバーの提出がなくても勤務開始はできます。
ただし会社は入社日から5日以内を目安に社会保険の資格取得届を提出し、給与支払い時には所得税の源泉徴収手続きを行う必要があるため、その時点でマイナンバーの記載が求められます。
未提出のままではこれらの手続きを正しく進められないため、会社から提出期限を指定され、入社後できるだけ早いタイミングで提出を求められます。
後から提出する場合の扱い
入社時にマイナンバーを提出できなかった場合でも、後から提出すれば手続きは有効に処理されます。
会社は提出が遅れた期間については仮の情報で社会保険や税の手続きを進め、マイナンバーの提出を受けた時点で資格取得届や税関連書類に番号を追記し、必要に応じて修正届を提出します。
提出期限は会社ごとに設定されますが、社会保険の届出が入社日から5日以内に行われるため、遅くとも入社後数日から1週間以内の提出が求められます。
このように後提出でも処理は可能ですが、手続きの修正が発生するため、提出はできるだけ早く行う必要があります。
転職でマイナンバーを提出するタイミングと注意点
転職時のマイナンバーは、いつ提出するのか、どのタイミングで求められるのかを事前に把握しておかないと、書類の準備が間に合わず手続きが遅れることがあります。
また、提出方法や取り扱いにも注意しないと、情報管理の面で不安が残るケースもあります。
ここでは、実際に提出を求められるタイミングと、提出時に気をつけるポイントを整理して確認していきましょう。
提出を求められるタイミング
マイナンバーは入社手続きの書類提出時に求められ、具体的には入社日当日から入社後数日以内に提出するよう指示されます。
会社は入社日から5日以内を目安に社会保険の資格取得届を提出し、最初の給与計算時には所得税の源泉徴収手続きを行うため、その前の段階でマイナンバーの提出が必要になります。
このため、内定後に送付される入社書類の記入・返送時、または初出社日に本人確認書類とあわせて提出を求められるタイミングになります。
提出時に気をつけるポイント
提出時は、番号の記載ミスと本人確認書類の不備がないようにする必要があります。
マイナンバーは12桁すべてを正確に記入し、1桁でも誤りがあると社会保険や税の手続きで照合ができず、再提出が必要になります。
また、会社は番号確認と本人確認を同時に行うため、通知カードまたはマイナンバーカードに加えて、運転免許証などの本人確認書類の提出を求められます。
これらが揃っていない場合は手続きが止まるため、提出前に書類一式を準備してから提出する必要があります。
まとめ
転職時のマイナンバーと年金手帳については、「何が必須で何が不要か」「いつ・どのタイミングで提出するのか」を押さえておくことで迷わず対応できます。
結論として、マイナンバーは社会保険や税手続きに使うため入社日から数日以内〜遅くとも初回給与計算前までに提出が必要であり、未提出でも入社は可能ですが後日必ず提出しなければ手続きが進みません。
一方で年金手帳は、基礎年金番号がマイナンバーとひも付けて管理されているため原則提出は不要で、手元になくても問題なく対応できます。
もし書類が手元にない場合でも、マイナンバーの提出や基礎年金番号の確認によって手続きは進められるため、「何を準備すればいいか」「いつ提出するか」をこの順番どおりに整理して対応すれば、転職時の手続きで迷うことはありません。
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