源泉徴収票の再発行は市役所でできない理由と正しい対処法

はじめに

ブログの記事をどう書けばいいかわからない、という悩みを持つ方は多いですが、ここでは「源泉徴収票の再発行」について分かりやすく説明します。

• こんな不安はありませんか？
  「確定申告で源泉徴収票が必要なのに紛失した」「市役所で再発行できるか知りたい」

• 本記事の目的
  源泉徴収票が誰によって発行されるか、再発行の正しい依頼先と手続きの流れを丁寧に解説します。特に「市役所で再発行できるか」という誤解を解消します。

• この記事を読むと分かること

• 再発行を依頼すべき相手（勤務先、年金支払者など）
• 実際の再発行手続きの方法と必要事項
• 年金受給者や公務員の場合の注意点

続く章で、具体的な手順や注意点を順を追って説明します。まずは全体の流れをつかんでください。

源泉徴収票の再発行は市役所ではできない

概要

源泉徴収票は給与や報酬を支払った側（会社や事業所）が発行する書類です。紛失や再発行が必要な場合、原則としてその勤務先に依頼する必要があります。税務署や市役所などの行政機関では再発行できません。市役所に問い合わせても、給与を支払っている会社に依頼するよう案内されます。

誰が再発行できるのか

発行者はあくまで給与を支払った側です。たとえば会社なら経理部や総務部が対応します。個人事業主であれば本人か顧問税理士が作成します。発行元の記録に基づいて再発行されるため、発行元以外で新たに作ることはできません。

行政機関が対応しない理由（簡潔に）

源泉徴収票は支払者の帳簿や給与システムから作るため、行政機関は原本の管理権限を持ちません。個人情報や支払内容の確認は発行元で行う必要があるため、市役所や税務署は再発行の業務を行いません。

市役所に問い合わせたときの案内例

市役所の窓口や電話では「お勤め先（支払者）に再発行を依頼してください」と案内されます。案内を受けたら、まず勤務先の担当部署に連絡しましょう。

源泉徴収票の再発行方法

会社員・退職者の基本手順

勤務先の経理担当や総務部に連絡して再発行を依頼します。退職した人も、原則として元勤務先に依頼します。連絡方法は電話・メール・書面など会社のルールに従ってください。

・連絡時に伝えること：氏名、在職期間または対象年度、社員番号（あれば）、再発行理由（紛失・再発行希望）
・提出を求められる書類例：本人確認書類のコピー、退職証明や委任状（代理人に依頼する場合）

公務員の場合

公務員は所属する共済組合や人事課が窓口になります。手続きの流れは組織ごとに異なるため、ホームページや窓口で確認すると確実です。

年金受給者の場合

年金受給者は年金事務所やねんきんネットで申請できるケースがあります。まずは年金事務所へ問い合わせて、オンラインか窓口どちらで手続きするか確認してください。

依頼方法の具体例（メール文例）

件名：源泉徴収票再発行のお願い
本文：お世話になります。○○（氏名）です。令和○年分の源泉徴収票を紛失しました。再発行をお願いできますでしょうか。必要書類があればご指示ください。

かかる時間と費用の目安

再発行には数日から数週間かかる場合があります。会社によっては手数料が発生することもあるため、依頼時に確認してください。

代理での依頼について

家族や代理人も依頼可能です。その場合は委任状と代理人の本人確認書類を用意するとスムーズです。

依頼時の注意点と必要事項

依頼するときにまず伝えること

再発行を依頼する際は、対象の年度と必要な部数を明確に伝えてください。目的（例：確定申告、住宅ローンの提出など）を伝えると、必要な書式や添付物を先に案内してもらえます。

必要な情報・書類（代表例）

• 氏名、住所、連絡先（電話番号またはメール）
• 対象の年度（例：2023年度）と発行部数
• 身分証明書の写し（運転免許証やマイナンバーカードなど）
• 代理人に依頼する場合は委任状と代理人の身分証明書
• 郵送を希望する場合は返信用封筒と切手の同封を求められることが多い
• 氏名変更があれば旧姓や変更時期の情報

費用と発行までの目安

再発行自体は無料のことが多いです。ただし、事務手数料や郵送料がかかる場合があります。即日発行できる窓口もありますが、郵送だと数日から2週間程度かかることが多いです。

依頼時のちょっとした注意点

• 電話やメールで事前に必要書類を確認すると手続きがスムーズです。
• 書類に不備があると再依頼や受け取り遅延が発生します。記載内容は正確に記入してください。
• 代理申請では本人確認の基準が窓口ごとに異なります。事前に確認してください。

年金受給者の場合の手続き

対象と概要

年金を受け取っている方が源泉徴収票の再発行を希望する場合、年金事務所や相談センターで手続きできます。来所で本人確認ができれば即日交付されることもありますが、郵送になるとおよそ2週間程度かかる場合があります。

持参するもの（例）

• 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、旅券など）
• 年金手帳や年金証書、年金番号がわかるもの（あれば手続きがスムーズです）

申請窓口と方法

• 来所：お近くの年金事務所や相談センターで窓口申請します。窓口で本人確認が済めばその場で交付されることがあります。
• 郵送：窓口に行けない場合は郵送で申請できます。返信用封筒や本人確認書類の写しが必要です。受け取りまでに時間がかかります。
• 電話・オンライン：ねんきんダイヤルに電話して申請する方法や、ねんきんネットにログインして請求する方法もあります。電話では本人確認のために年金番号などを尋ねられ、オンラインは事前の登録が必要です。

代理申請について

代理人が申請する場合は委任状や代理人の本人確認書類が必要です。事前に確認してください。

注意点

申請前に必要書類や受付方法を年金事務所に確認すると安心です。郵送の場合は到着まで余裕をもって申請してください。

よくある誤解とFAQ

よくある誤解

• 市役所で源泉徴収票がもらえると思っている
  市役所は源泉徴収票を発行しません。必ず給与や年金を支払った事業者（会社や年金機関）に依頼してください。
• 再発行は難しいと思っている
  多くの場合、代理人でも再発行できますし、過去7年以内であれば再発行できます。ただし発行元の保存状況により対応が違います。

よくある質問（FAQ）

Q1: 再発行を依頼するには何が必要ですか？
A1: 本人確認書類や、再発行を頼む期間、依頼理由を伝えます。代理人の場合は委任状が必要です。具体例：運転免許証と再発行希望の年を伝えるだけで済むことが多いです。

Q2: 代理人は誰でもできますか？
A2: 家族や税理士など代理人が可能です。多くの発行元は委任状と代理人の身分証明を求めます。

Q3: 会社が倒産している場合は？
A3: まずは会社の担当者や元経理、外部の給与計算業者に問い合わせます。見つからない場合は、早めに税理士に相談すると代替証明の方法を案内してくれます。

Q4: 再発行にどのくらい時間がかかりますか？
A4: 発行元によりますが、数日〜数週間を見ておくと安心です。郵送を選ぶとさらに日数がかかります。

Q5: 過去7年以上前のものは再発行できませんか？
A5: 多くの事業者は7年で保存期限を目安にしています。7年を超えると保管がない可能性が高いため、早めに確認してください。

分からない点があれば、どの状況で困っているか教えてください。状況に合わせた具体的な進め方をわかりやすくお伝えします。

まとめ

ここまでお読みいただきありがとうございます。源泉徴収票の再発行について、最後に重要なポイントをわかりやすく整理します。

• 発行元に依頼してください：勤務先や支払元、年金機関など、源泉徴収票を発行した機関に直接依頼する必要があります。市役所での再発行はできません。

• 手数料について：多くの場合は無料で再発行できますが、事務手数料や郵送料がかかる場合がありますので事前に確認しましょう。

• 依頼時の準備：再発行を依頼する年度や理由（紛失・再発行など）、氏名・マイナンバー等を明確に伝えてください。本人確認書類や委任状が必要な場合は、あらかじめ用意しましょう。

• 年金受給者の場合：年金事務所やねんきんネットで請求できます。発行元の案内に従って手続きを進めてください。

• 早めの確認と保管：確定申告や各種手続きで必要になることが多いため、早めに発行元へ問い合わせ、受け取ったら大切に保管しましょう。

わからない点があれば、発行元の総務・経理窓口や年金事務所に問い合わせると安心です。早めに依頼すれば手続きがスムーズに進みます。