退職日相談メールの基本マナーと書き方を詳しく解説

はじめに

退職日相談メールとは

退職日相談メールとは、上司や人事に退職の意思や希望する退職日について相談するためのメールです。口頭で伝えにくい場合や、業務の引き継ぎや調整が必要なときに使います。丁寧な言葉遣いと最低限の情報を心がけることで、話し合いをスムーズに進められます。

本資料の目的

本資料は、退職日相談メールの書き方やマナー、適切なタイミング、件名や文例について詳しく解説します。退職を考えている方が上司や会社に相談する際のポイントや注意点を整理し、円満退職につなげるための具体的な例文やマナーを紹介します。

想定する読者

• 退職を検討している会社員や契約社員の方
• 退職意思はあるが、上司へどう伝えるか迷っている方
• リモート勤務や出張が多く、対面での相談が難しい方

この記事で得られること

• 退職日相談メールの基本的な構成と例文
• 件名や挨拶の工夫、敬語のポイント
• 送るタイミングや注意点、よくあるケース別の対応法
• 円満退職につなげるための実践的なコツ

読み方のポイント

各章は実践で使える形でまとめています。例文はそのまま使えますが、社内ルールや個別の事情に合わせて調整してください。まずは第2章から順に読み、状況に合う文例を見つけてください。

退職日相談メールが必要な場面と意図

どんな場面で必要か

退職日相談メールは、上司に直接会えないときに使います。外回りや長期出張で社内にいない場合、体調不良で出社が難しい場合、あるいは出張先や在宅勤務で面談の時間が取りにくい場合に便利です。また、面と向かって話す前に事前に意向を伝えたいときも有効です。

メールで伝える意図

メールの主な意図は「相談の機会を作ること」です。一方的な退職通知にせず、退職日や引継ぎについて上司と調整したい姿勢を示します。会社や同僚への配慮を忘れず、円満退職につなげることが目的です。

具体例と伝え方のポイント

• 面談のお願い：候補日を複数提示して調整しやすくします。例）「来週の月・水・金の午前でご都合はいかがでしょうか」
• 退職日の相談：希望日は伝えますが、最終的には会社都合と調整する意志を示します。例）「○月末を希望していますが、調整可能です」
• 引継ぎへの配慮：引継ぎ案や期間を簡潔に触れておくと安心感を与えます。

注意点

理由を細かく書きすぎず、短く簡潔に伝えます。感情的な表現は避け、敬意を込めた文面にします。面談の確保を最優先に考え、対話の姿勢を示してください。

退職日相談メールの基本マナー

送れない理由を明記してまず謝罪

直接伝えられない場合は、理由（多忙、出張、体調不良など）を簡潔に書き、メールでの連絡をお詫びします。対面が望ましい旨も一言添えると誠意が伝わります。

件名は相談の姿勢が分かる表現で

「退職のご相談」「面談のお願い」「退職日についてのご相談」など、宣言ではなく相談の姿勢が分かる件名を使います。受け取る側が内容を想像しやすく配慮します。

本文は簡潔に要点を伝える

冒頭で挨拶と謝意、続けて退職の意向（まだ確定でない場合はその旨）、希望する退職時期、面談希望日を箇条書きで示すと分かりやすいです。長文は避け、要点を先に書きます。

提案型で上司の都合を優先

「○月○日頃を希望しますが、ご都合に合わせます」など、上司の予定に合わせる姿勢を示します。一方的な決定ではなく調整の余地を残すことが大切です。

言葉遣いと署名

敬語を正しく使い、感謝の言葉を忘れません。連絡先や勤務時間帯など、返事を受け取りやすい情報を署名に入れてください。

送信前のチェック項目

誤字脱字、宛名、添付ファイルの有無、送信先（上司と人事のどちらか）を確認します。誤送信を防ぐために一度下書きを保存して見直す習慣をつけましょう。

退職日相談メールの例文

以下は状況別の例文です。ご自身の事情に合わせて日付や理由を調整してください。

パターン1：面談依頼型（まず相談したい場合）

件名：○○様　面談のお願い

○○様
お疲れ様です。△△です。
突然のご連絡で恐縮ですが、折り入ってご相談したいことがございます。近いうちに30分ほどお時間をいただけますでしょうか。ご都合の良い日時をいくつかご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

使い方：理由を詳細に書かず、まずは顔を合わせて相談したいときに使います。

パターン2：退職日を相談したい場合（理由を添える）

件名：退職のご相談

○○課長
お疲れ様です。△△です。
突然の申し出で恐縮ですが、体調不良により○月末をめどに退職を考えております。かかりつけ医と相談し、復帰の見通しが立たないため退職を決意しました。本来直接ご相談すべきところメールでのご連絡となり申し訳ありません。有給休暇や欠勤期間についてもご相談させていただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

使い方：理由を簡潔に伝え、調整が必要な点（有給など）を明示します。

パターン3：面談日程提案型（候補日を複数提示）

件名：少々お時間を頂けますでしょうか？

○○さん
お疲れ様です。△△です。
少しお話ししたいことがございます。10〜15分ほどで結構ですので、下記の候補の中でご都合の良い日時をお知らせください。
・3月12日（水）10:00〜11:00
・3月13日（木）15:00〜16:00
・3月14日（金）14:00〜15:00
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

使い方：相手の調整を楽にするため、候補を複数提示します。

退職日相談メールのタイミングと注意点

送るタイミング

退職の意思を伝える相談メールは、目安として退職予定日の2週間前〜1カ月前に送ると良いです。就業規則で退職の予告期間が定められている場合は、それに従ってください。急ぎの場合は早めに連絡し、理由と希望日を明記しましょう。

送る時間帯・曜日の目安

・上司の繁忙期や会議の多い時間帯は避ける
・平日の午前10時〜11時、または午後2時〜4時が比較的対応しやすい時間です
・月曜日朝や金曜日夕方、締め日の前後は避ける方が無難です

送信後の流れ

1. 面談の希望日時を複数提示する（例：15分〜30分）
2. 面談で直接意志を伝え、必要なら正式な退職届を手渡す
3. 人事や引き継ぎの調整を行う

注意点

• メールで詳細な不満や感情的な内容は書かない
• 退職日や引き継ぎの希望は具体的に伝える
• CCに入れる相手は社内ルールに沿う（勝手に全員に送らない）
• 返信が遅い場合は、電話で確認するのも有効です

これらを押さえると、スムーズに面談を設定して円滑に退職手続きを進められます。

退職相談メールでよくある質問とポイント

はじめに

退職願や退職届は原則として書面提出が一般的です。メールで相談する場合は、まず面談のアポを取り、直接意思を伝えるのが望ましい点を押さえましょう。

よくある質問（Q&A）

• Q1: 退職届をメールで出してもいいですか？

• A: 原則は書面提出です。就業規則や人事の指示を確認してください。会社がメールでの受領を認める場合のみ例外となります。

• Q2: 面談アポのメール例は？

• A: 件名「面談のお願い（退職のご相談）」本文は簡潔に「お時間を頂きたく存じます。ご都合の良い日時を3候補頂けますか？」と書きます。

• Q3: 面談を断られたら？

• A: 別候補を出し、難しい場合は人事へ相談します。緊急時は簡潔な意向表明メールを送り、対面の機会を求めてください。

• Q4: いつ上司に伝えるべきですか？

• A: 直属の上司を第一に。退職希望は可能なら1〜2か月前に伝えると調整しやすいです。就業規則に従ってください。

• Q5: 退職日や引継ぎはどう伝える？

• A: 希望日を伝えつつ、業務引継ぎの案を添えると調整が進みます。柔軟さを示すと円滑です。

• Q6: 内容を秘密にできますか？

• A: 初期は「個人的な相談」とし口外を求めてください。ただし、会社内の報告義務を確認し最終的には共有が必要になる場合があります。

注意すべきポイント

• 件名・要件を明確に簡潔に書く
• 感情的な表現は避け、事実と希望を中心に伝える
• 記録が残ることを意識する（重要な合意は書面化）
• 就業規則や雇用契約を事前に確認する
• 面談が難しい場合は電話でフォローする

以上を踏まえて、まずは冷静に面談のアポを取り、直接伝える準備を進めてください。

退職日相談メールを円満退職につなげるコツ

はじめに

退職日相談のメールは意思表示だけでなく、相手への配慮を示す場です。丁寧な態度と協力的な姿勢を伝えると、円満退職につながります。

配慮ある姿勢を示す

• 最初に感謝の一言を入れます。短くても印象が良くなります。例：「これまでお世話になり、ありがとうございました。」
• 会社や上司の都合も考慮する姿勢を示します。日程は相談する姿勢が大切です。

文面は簡潔で冷静に

• 感情的な表現や一方的な宣告は避けます。事実と希望を明確に伝えます。
• 退職理由は簡潔に触れる程度で十分です。詳細は面談で伝える旨を記すと良いです。

協力姿勢を具体的に伝える

• 引継ぎ資料の作成、後任への説明、重要業務の整理など、具体的な協力案を提示します。
• 最終出勤日までの業務の優先順位や引継ぎスケジュールを提案すると安心感を与えます。

連絡の仕方とタイミング

• 上司へのメールは原則として最初に行います。相談の後、人事へ連絡する流れが一般的です。
• 面談で話す時間をお願いする一文を入れるとスムーズです。

表現例（短め）

• 「退職日についてご相談させてください。引継ぎは～の方法で対応いたします。」
• 「ご都合の良い日時に面談をお願いできますでしょうか。円滑に引継ぎを進めたいと考えています。」

注意点

• 感情的な批判や脅しのような表現は絶対に使わないでください。
• 退職日を一方的に決めるより、まず相談の姿勢を示すことが重要です。