はじめに
ブログの記事をどう書けばいいかわからない、という疑問をお持ちではありませんか？本記事は「源泉徴収票4枚つづり」について、初めての方にも分かりやすく解説します。複写式の仕組みや各控えの役割、3枚つづりとの違い、そして入手方法や配布先まで幅広く扱います。
本記事を読むと得られること：
– 4枚つづりの各用紙が何のためにあるかが分かる
– 税務署や市区町村、受給者への提出方法が理解できる
– 3枚つづりとの違いや使い分けが分かる
対象は会社の総務・経理担当者、個人事業主や給与を受け取る方です。次章以降で、図や具体例を交えて丁寧に説明しますので、順に読み進めてください。
源泉徴収票4枚つづりとは？
概要
源泉徴収票4枚つづりは、給与や賞与などの支払いに伴う税務処理で使う複写式の書類です。1枚に記入すると下の複写に同じ内容が転記され、複数の関係先に同じ情報を渡せます。
外見と特徴
表紙はオレンジ色で、用紙は4枚が重なったつづりになっています。手書きでも帳票印字でも使えます。4枚つづりの特徴は、受給者用だけでなく市町村や税務署へ提出する控えがセットになっている点です。
誰が作成・受け取るか
通常は会社の経理・給与担当が作成します。受給者（従業員）は1枚を受け取り、会社は保管用や提出用の控えを保つ形です。年末調整後や退職時など、支払いが確定した段階で交付します。
簡単な使い方の例
給与計算ソフトで印字すると一度に4枚出力され、従業員交付用・会社控え・市町村提出分・税務署提出分に分けて保管・提出します。ミスがあると全てに影響するため、記入前に金額や社員情報を確認してください。
注意点
提出先によって提出時期や様式の指定があるため、会社は提出先の指示に従って使い分けてください。
4枚つづりの構成と使い分け
- はじめに
源泉徴収票の4枚つづりは、用途ごとに配られる書類が重ねられたものです。ここでは各枚の役割と、実際にどのように使い分けるかを具体例を交えて説明します。
受給者交付用（従業員が受け取るもの）
従業員本人に交付する書類です。年末調整の結果や年間の給与・源泉徴収税額が記載されます。確定申告や住宅ローンの年末残高証明、収入証明として使うことが多いです。例：副業で確定申告が必要な場合、これを添付します。
会社の控え（事業所保管用）
会社が保管するための控えです。給与支払の記録や税務調査への備えとして残します。コピーを数年間保存する決まりがあるため、紛失しないように保管場所を決めてください。
市町村提出用（給与支払報告書）
住民税の計算に使うため、市区町村に提出するものです。従業員の住所を基に居住地の市区町村へ送られ、翌年度の住民税額決定に反映されます。
税務署提出用（オレンジ色の4枚目）
一定の条件に該当する場合に税務署へ提出します。具体例としては、年収150万円超の役員や年収500万円超の会社員などが該当するケースがあります。全員に提出するわけではないので、該当者がいるか確認してから提出します。
実務上の使い分けポイント
交付は年末調整後から年明けにかけて行うことが多いです。受給者用は本人へ確実に手渡し、会社控えは整理して保存、提出が必要な場合は市区町村や税務署へ送付します。複数枚ある理由は、それぞれの機関や本人が同じ情報で処理できるようにするためです。
3枚つづりとの違い
概要
3枚つづりは緑色の表紙が多く、税務署提出用の用紙が含まれていません。主に税務署への提出が不要な場面で使います。従業員への交付や社内保管を目的とした簡易な形式です。
主な違い
- 税務署用の有無：4枚つづりには税務署提出用が含まれますが、3枚つづりにはありません。
- 用途の違い：4枚は税務署提出が前提の場面で使います。3枚は提出を想定しない、または他の方法で提出済みの場合に使います。
使い分けの目安（具体例）
- 会社が税務署へ紙で提出する必要があるとき：4枚つづりを使用してください。
- 紙での税務署提出が不要で、従業員に渡すだけ・社内で保管するだけのとき：3枚つづりで足ります。
実務上の注意
税務署提出が後から必要になる場合は、必要な枚数を準備するか、事前に税務署の指示に従ってください。従業員には控えを確実に渡し、記載事項が正しいかを確認してください。
源泉徴収票の主な用途
概要
源泉徴収票は「前年の給与や税金の証明書」です。書類提出や申告の場面で本人の収入や税額を示す役割を果たします。
ローン申込・各種手続きの収入証明
住宅ローンや自動車ローン、クレジットカードの限度額引き上げなどで、金融機関は安定した収入を確認します。保育園や就学援助など自治体の手続きでも前年の所得証明として使われます。たとえば、住宅ローン申請では前年の源泉徴収票を提出すると収入審査がスムーズです。
転職時の提出（年末調整のため）
転職した時は前職の源泉徴収票を新しい勤務先に渡します。勤務先が年末調整で過去の給与と合算して税額を調整するためです。提出しないと自分で確定申告する必要が出る場合があります。
確定申告での利用
確定申告をする場合、源泉徴収票が必須になることがあります。具体例としては、年収が2,000万円超の人、副業で年間20万円を超える所得がある人、医療費控除や生命保険料控除の適用を受ける初回などです。源泉徴収票を基に、所得や既に納めた税金を申告書に記入します。
その他の利用例と保管の重要性
奨学金申請や自治体の補助金審査で求められることがあります。源泉徴収票は重要書類なので、紛失しないように1〜5年は保管しておくと安心です。
入手方法・配布場所
源泉徴収票の入手方法や配布場所について、わかりやすく整理します。
概要
源泉徴収票は、年末（11月ごろ）に税務署が配布する「年末調整のしかた」冊子とともに案内されることが多いです。勤務先や年末調整の説明会でも配布され、税務署や市区町村の窓口でも入手できます。
主な入手先と特徴
- 勤務先（雇用主）
- 原則、給与を支払う側（会社）が作成して交付します。年末や退職時に受け取ります。
- 年末調整説明会
- 会社や税務署などが行う説明会で配布されることがあります。
- 税務署・市区町村役所（市民税課など）
- 「年末調整のしかた」冊子と併せて配布。窓口で案内を受けられます。
- 郵送や社内配布
- 会社によっては郵送や社内便で配布する場合があります。オンラインで案内・送付するケースもあります。
退職・転職時の注意
退職時は前の勤務先が源泉徴収票を交付します。転職先に提出する必要があるため、退職後すぐに受け取るよう依頼してください。
紛失・再発行の対応
紛失したときはまず勤務先に再発行を依頼します。会社が対応できない場合は税務署に相談して案内を受けてください。
受け取り時のポイント
- 受取人は本人が基本。代理受領は委任状が必要な場合があります。
- 確定申告や手続きで数年必要になることがあるため、大切に保管してください。
具体的な手続きや配布方法は、勤務先や地域で異なることがあります。まずは会社の人事・給与担当や最寄りの税務署に確認すると安心です。
その他・注意点
以下では、複写式の源泉徴収票を使うときに気をつけたい点を分かりやすく説明します。
使用時の心構え
複写式は小規模事業者で今も便利に使えます。例えば、給与計算ソフトを使っていない飲食店や個人事業主では、手書きやExcelで作った帳票を印刷して複写で配る運用がよく見られます。
記載ミスと確認方法
記載内容は住所・氏名・支払金額・賞与・各種控除などです。書き間違いや未記入がないか、発行前に必ず確認してください。従業員にも内容を確認してもらうと安心です。
保管と電子化の併用
紙様式を使う場合は保管場所を決め、紛失や退職時の受け渡しに備えてください。最近はExcelテンプレートやスキャンで電子保存する事業者も増えています。電子化する場合は改ざん防止やバックアップを心がけてください。
訂正・紛失の対応
誤りがあれば訂正版を発行し、従業員に説明してください。紛失した場合も速やかに再発行して記録を残すと後でトラブルになりにくくなります。
実務のヒント
手書きで複写する場合は、二重線で訂正し訂正印を押す、発行日を明記するといったルールを決めると運用が安定します。小さな工夫でミスを減らせます。
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