はじめに
目的
源泉徴収票は給与や報酬から差し引かれた税額を証明する重要な書類です。本記事は、源泉徴収票をメールで依頼・受け取る方法やマナー、電子交付の可否、受け取り後の扱い方までを分かりやすく解説します。
誰に向けた記事か
転職や確定申告、住宅ローンの手続きなどで源泉徴収票が必要になった方を主な対象としています。会社に直接聞きにくい方や、忙しくて窓口に行けない方にも役立つ内容です。
この記事の構成
第2章以降で、メールで依頼する際の基本マナー、依頼文の例、メールと郵送の使い分け、送付後の注意点、返信がない場合の対応などを順に解説します。具体例を交えて実務的に説明しますので、初めての方でも迷わず対応できるようになります。
源泉徴収票のメール依頼・受取は可能か
概要
源泉徴収票は、従業員の承諾があればメール（PDFなど電子データ）で送付してもらうことができます。平成19年の税制改正で電子交付が認められましたが、実際には会社の対応状況が鍵になります。
電子交付が可能な条件
- 従業員本人の同意があること
- 会社側が電子交付の仕組みを整えていること
- 受け取る側（転職先や金融機関など）が電子データを受け入れるかどうかの確認
実務上のポイント
- まず勤務先に「電子データでの送付が可能か」を問い合わせます。可能なら、ファイル形式（PDFなど）やパスワードの有無を確認してください。2. 提出先が紙の原本を求める場合は、印刷した原本を発行してもらうか、書面での再発行を依頼します。多くの企業はまだ紙発行を主流にしているため、電子交付に対応していないことが多いです。
注意点
- メール送信時の情報漏洩対策（暗号化やパスワード付与）を確認してください。万が一提出先が紙のみを受け付けると手続きが遅れますので、事前に確認することが大切です。
短く言えば、可能ですが事前確認と受け取り先の要件確認が重要です。
メールで源泉徴収票を依頼する際のマナーとポイント
件名は簡潔に
件名には「源泉徴収票」「依頼」「氏名」を入れて、担当者が一目で分かるようにします。例：
「源泉徴収票（2024年分）発行依頼／山田太郎」
宛名と冒頭の書き方
宛名は担当部署名や担当者名を正確に書きます。わからない場合は「人事ご担当者様」で差し支えありません。冒頭で簡単に自己紹介を入れると親切です。例：「お世話になっております。元社員の山田太郎です。」
本文に入れる必須事項
- 依頼内容（発行／再発行）
- 対象年（いつ分か）
- 送付先（メール添付か郵送か、郵送なら住所）
- 退職済みなら元部署・退職日
これらを箇条書きで示すと担当者が対応しやすくなります。
再発行のマナー
紛失した場合はお詫びを簡潔に述べ、再発行を依頼します。例：「紛失してしまい恐縮ですが、再発行をお願いできますでしょうか。」
添付・送付方法と注意点
メール添付で受け取る場合はPDFの旨を明記し、個人情報保護のためパスワード設定や送信方法を確認します。郵送希望なら〒・住所・宛名を正確に記載します。
返信期限とフォロー
急ぐ場合は希望期限を伝え、1週間ほど経って連絡がない場合は穏やかに再確認します。
締めと署名
丁寧な締めの言葉と連絡先（電話番号）を必ず付けます。例：「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。\n山田太郎\n電話：090-xxxx-xxxx」
メール依頼の例文
例文（初回依頼・郵送希望）
件名：源泉徴収票の送付依頼（氏名／在籍期間）
○○株式会社 人事部 ご担当者様
いつもお世話になっております。元社員の山田太郎（やまだ たろう）と申します。2018年4月〜2021年3月に在籍しておりました。
確定申告のため、2019年分の源泉徴収票を郵送で送付いただけますでしょうか。お手数をおかけしますが、下記宛先へお願いいたします。
【送付先】
〒123-4567
東京都新宿区西新宿1-1-1
山田太郎 宛
【本人情報】
氏名：山田太郎（フリガナ：やまだ たろう）
生年月日：1985年1月1日
在籍期間：2018年4月〜2021年3月
連絡先：090-1234-5678／yamada@example.com
お手すきの際にご対応いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
山田太郎
例文（再発行依頼・メール添付希望）
件名：源泉徴収票再発行のお願い（氏名／再発行希望年）
○○株式会社 人事ご担当者様
お世話になっております。元社員の佐藤花子（さとう はなこ）です。2017年〜2020年に在籍しておりました。
紛失のため、2018年分の源泉徴収票の再発行をお願いできますでしょうか。可能であればPDFを本メール宛に添付いただけますと助かります。
【本人情報】
氏名：佐藤花子（フリガナ：さとう はなこ）
生年月日：1990年2月2日
在籍期間：2017年4月〜2020年3月
社員番号：12345（あれば記載）
連絡先：080-9876-5432／sato@example.com
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
佐藤花子
短めの例（急ぎのとき）
件名：源泉徴収票送付のお願い（山田太郎）
○○株式会社 人事部 ご担当者様
元社員の山田太郎です。確定申告のため、2019年分の源泉徴収票を郵送（またはPDF）でいただけますか。送付先は下記です。
（送付先・連絡先を記載）
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
山田太郎
メールと手紙で依頼する場合の違い・使い分け
源泉徴収票の依頼をメールにするか手紙にするかは、相手先の状況と急ぎ度で決めるとよいです。
メールが適しているケース
- 会社のメールアドレスが分かるとき。例：退職時に連絡先をもらっている場合
- 事務処理をメールで行っている企業や人事部がある場合
- 早めに発行をお願いしたいとき（返信を促しやすい）
メールで送る際のポイント：件名を明確にし、必要情報（氏名、退職日、送付先住所）を冒頭に書きます。返信先や希望の受け取り方法（郵送・PDF）も明記しましょう。
手紙が望ましいケース
- 退職から1年以上経っている場合
- 担当部署のメールアドレスが分からない場合
- 小規模事業者や店舗などでメール文化が薄い場合
手紙でのお願い方：封筒に「源泉徴収票依頼在中」と明記し、返信用封筒（切手添付）を同封すると丁寧です。受取先の住所・電話番号をはっきり書き、送付期限があれば明記してください。
使い分けの実例
まずメールで問い合わせ、返信がない・送付方法に応じられない場合は手紙を送る、という段階的な対応が実務では有効です。
メールで送付された源泉徴収票の取り扱いと注意点
はじめに
メールで受け取る場合は、まずPDF送付が可能か丁寧に打診してください。受け取った電子データが提出先で使えるか事前確認が大切です。
受け取ったらまず確認すること
・氏名、金額、源泉徴収税額、会社名、発行日が正しいか確認します。
・ファイルがパスワード付きか、改ざん防止の注記があるかを確認します。
保存と管理（セキュリティ）
・受信メールとPDFは分かりやすいフォルダに保存し、バックアップを取ります。
・個人情報を含むため、共用端末や公衆Wi‑Fiでのダウンロードは避けてください。
・必要ならパスワード付きZIPや暗号化フォルダで保管を検討します。
提出先での可否確認
転職先の人事や金融機関に、電子データでの提出が受理されるか必ず確認してください。ローンや年末調整で紙の原本を求められることがあります。事前確認で手間を減らせます。
紙原本が必要な場合の手続き
紙が必要な場合は、郵送での発行・送付を依頼しましょう。簡易書留や追跡番号のある発送方法を指定すると安全です。送付が完了したら到着確認を忘れずに行ってください。
誤送信・破損時の対応
受信できない、ファイルが開けない、誤った内容の場合は速やかに発行元に連絡し、再送や訂正を依頼します。再送時は受け取り方法（PDF／郵送）を改めて確認してください。
メール依頼に返答がない場合・発行拒否された場合の対応策
1週間待っても返信がないとき
まずは1週間程度待ちましょう。それでも返信がない場合は、丁寧な催促メールを送ります。件名に「再送」や「【再送】源泉徴収票のご送付のお願い」と明記すると相手に分かりやすくなります。宛名・所属・自分の氏名を最初に書き、依頼内容を短くまとめてください。
催促メールのポイント（例）
- 件名：件名に「再送」や期日を明記
- 冒頭：前回の送付日と簡単なお礼
- 本文：源泉徴収票の用途（確定申告や金融手続きなど）を一言で示す
- 締め切り：いつまでに欲しいかを明確に提示
- 連絡方法：返信のほかに電話での確認可など代替手段を書く
例文（短め）：
「先日メールで源泉徴収票の送付をお願いしましたが、念のため再送いたします。確定申告のため、○月○日までに送付いただけますと助かります。ご不明点があればお知らせください。」
発行を拒否されたときの対応
発行を拒否された場合でも落ち着いて状況を確認してください。理由を尋ね、本人確認や手続き上の不足があれば補うよう伝えます。どうしても発行されない場合は次のステップに進みます。
税務署への相談と「源泉徴収票不交付の届出書」
税務署に相談すると対応策を教えてくれます。発行が拒否されたままの場合、「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する制度があります。届出書は税務署で入手またはダウンロードでき、提出後に税務署が事実関係を確認してくれます。手続き方法や必要書類は税務署に確認してください。
その他のポイント
電話や郵送での再依頼を併用すると解決が早まることがあります。記録が残るようメールは保存し、やり取りの日付や内容を控えておくと後の手続きがスムーズです。
企業が源泉徴収票をメール送信する際の実務（システム利用）
概要
会計ソフトや年末調整システムでは、令和3年度以降の源泉徴収票をメールで送る機能が備わっていることが多いです。令和2年度以前はメール送信ができない場合があるため、送付方法を確認してください。
導入前の準備
- 利用規約・就業規則の確認：従業員の同意が必要です。事前に案内して同意を得てください。
- 実運用の確認：テスト送信で添付形式（PDF直接添付／ダウンロード用URL）や件名・本文テンプレートを確認します。
送信時のポイント
- セキュリティ：添付PDFはパスワード保護、またはワンタイムURLを使うと安全です。パスワードの伝達方法も明確にします（例：社員番号の下4桁＋生年月日など）。
- 送信ログの管理：送信履歴・エラーメールは必ず保存し、届かなかった場合の再送フローを用意します。
- 個人情報の扱い：社内のアクセス制限を設定し、不要なダウンロードを防止します。
実務フロー例
- システムで年次データを生成→2. テスト送信→3. 本送信（一括）→4. 届かなかった宛先へ個別対応
注意点
- 令和2年度以前のデータはシステム送信できない場合があるため、郵送や手渡しで対応します。
- 社員からの問い合わせ窓口を明確にし、再発行やパスワード再通知の手順を用意してください。
まとめ
源泉徴収票は、メールで依頼・受け取ることが可能な場合が多いです。大切なのは、事前に会社や提出先の方針を確認することと、送受信の安全と正確さに注意することです。
- 依頼前に確認すべきこと：発行方法の可否（メール・郵送）、必要な受取形式（原本かコピーか）、セキュリティ要件。
- 依頼のポイント：宛先・氏名・年分など必要情報を明記し、礼儀正しい文面で短く依頼する。例文を活用すると手間が減ります。
- 受け取り後の注意：添付ファイルはウイルス対策を行い、パスワード付きPDFなどの安全策を確認する。原本が求められる場合は郵送も選ぶ。
- 返答がない・発行拒否された場合：まず催促メールや電話で確認し、解決しないときは税務署や相談窓口に相談する手があります。
用途に応じてメールと郵送を使い分け、丁寧に依頼・管理すればトラブルを避けやすくなります。
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