はじめに
「退職届の書き方がわからない」「提出のタイミングやマナーに不安がある……」という疑問をお持ちではありませんか？本章では、本ドキュメントの目的と読み方をやさしく説明します。この記事を読めば、退職届の基本から実務的な注意点まで順を追って理解できるようになります。
この記事の目的
退職届と退職願の違い、基本的な記載項目、実際に使えるテンプレート、退職理由や日付の書き方、手書きとパソコン作成の注意点、封筒や提出時のマナーまでを網羅します。初めて退職届を書く方でも迷わないよう、具体例を交えて解説します。
誰に向けて書いたか
・退職を考えている社員の方
・退職手続きを助ける上司や人事担当者
・書き方を確認したい転職希望者
本記事の使い方
章ごとに実務的なポイントと記入例を示します。まずは第2章の「退職届とは？」から順に読み進めてください。社内規程や就業規則も併せて確認すると安心です。
退職届とは？違いと提出タイミング
退職届とは
退職届は、会社に対して「退職します」と正式に伝える書類です。口頭や退職願のやり取りが終わり、会社側の承認が得られたあとに提出します。提出すると原則として撤回できませんので、最終意思表示として扱われます。
退職願との違い
退職願は「退職したい」という希望を伝える書類で、会社と話し合って調整するために用います。一方、退職届は意思が決まった段階で出す書類です。例として、上司に退職意思を伝えて協議中なら退職願を出し、合意が得られたら退職届に切り替えます。
提出のタイミングと流れ
- まず上司に口頭で退職の意思を伝え、勤務終了日や引き継ぎ方法を相談します。2. 会社と日程で合意したら退職届を作成します。3. 提出は直属の上司や人事に手渡しするのが一般的です。会社ごとに就業規則や雇用契約で提出時期が決まっていることが多いので、必ず確認してください。
注意点（実務上のポイント）
- 提出前に退職日や引き継ぎ内容を明確にしておきます。
- 書類は原本を会社に提出し、控えを一部保管します。
- 緊急で退職する場合など、会社との調整が難しいときは早めに相談してください。
退職届の基本的な記載項目
以下は退職届に必ず記載する基本項目を、見出しごとにわかりやすくまとめたものです。
表題
用紙の上部に大きく「退職届」と記載します。目立つように中央寄せにするのが一般的です。
冒頭の書き方
本文冒頭は「私儀」または「私事」と書きます。どちらでも構いませんが、丁寧な印象を与えます。
退職理由
自己都合なら「一身上の都合により」と簡潔に記載します。会社都合の場合は「事業所閉鎖に伴い」など具体的な理由を書きます。
退職日（退職希望日）と届出年月日
退職日には、会社と合意した最終出勤日や雇用契約に基づく日を年月日で書きます（例：2025年9月30日）。届出年月日は書類を提出する日を記入します。
宛名（提出先）
会社の最高執行責任者や代表者の役職と氏名を正式に書きます。例：代表取締役社長 山田太郎 殿
所属・氏名・押印
部署名、氏名を記載し、認印を押します。訂正のないように丁寧に記入してください。
結びの宣言
文末は「退職いたします」と明確に宣言します。例文：よって、〇年〇月〇日をもって退職いたします。
以上の項目を漏れなく記載すれば、形式としては十分です。実際の用紙配置や行間は会社の慣例に合わせて調整してください。
退職届の記入例（テンプレート）
縦書きの記入例（テンプレート）
（例）
令和○年九月二十日
株式会社○○○○
代表取締役 山田 太郎 様
退職届
私儀 このたび一身上の都合により、令和○年九月三十日をもって退職いたしたく、ここに届出申し上げます。
○○部 □□ 花子
（認印）
ポイント：日付や数字は漢数字で記載します。宛名は右上に、氏名は本文の末尾より下に書き、認印を押します。件名は「退職届」としてわかりやすく中央に置きます。
横書きの記入例（テンプレート）
（例）
202X年9月30日
株式会社○○○○
代表取締役 山田 太郎 様
退職届
私事で恐縮ですが、一身上の都合により202X年9月30日をもって退職いたします。よろしくご承知おきください。
○○部 □□ 花子 印
ポイント：横書きでは算用数字（アラビア数字）を使うのが一般的です。署名欄は右寄せで氏名と押印を行います。本文は簡潔に退職日と理由（簡単な表現）を記載します。
共通の注意点
・退職理由は「一身上の都合により」で問題ありません。詳しく書く必要はありません。
・日付は退職の意思表示日を記入します。最終出勤日ではなく提出日を記載する場合が一般的です。
・所属・氏名・押印の順で記載します。押印は認印でも差し支えありませんが、決まりがあれば従ってください。
退職理由・日付の書き方のポイント
退職理由の書き方
退職理由は簡潔に書きます。個人的な事情なら「一身上の都合により」で問題ありません。理由を詳しく求められた場合や会社都合（例：部署の異動、契約終了、経営上の都合）なら、事実に即した短い表現にしてください。例えば「業務内容の変更に伴い退職します」「契約期間満了のため退職します」などです。感情的な表現や批判的な言葉は避けましょう。
退職日・届出日の書き方
退職日は会社と相談して決めます。就業規則や労働契約で指定された期間（例：退職希望日の1か月前）を確認しておくと安心です。日付表記は和暦・西暦のどちらかに統一します。混在させると受理に手間がかかる場合があります。届出日は実際に書類を提出する日を書きます。手渡しならその日付、郵送なら投函日（配達日）を記載してください。
書き方の例
- 退職理由：一身上の都合により退職します。
- 退職日：2025年6月30日（または令和7年6月30日）
- 届出日：2025年5月31日
必要以上に詳しい理由を書かず、日付は会社とすり合わせて正確に記入することが大切です。
手書き・パソコン作成時の注意
はじめに
退職届は形式に少し気を配るだけで印象が良くなります。ここでは、手書きとパソコン作成それぞれの注意点を丁寧に説明します。
手書きの場合
- 基本は縦書きです。黒のボールペンか万年筆を使い、濃くはっきり書きます。
- 文字は丁寧に書き、読みやすさを心がけます。修正はなるべく避け、どうしても必要なときは二重線で消して訂正印を押します。修正液は使わない方が良いです。
パソコン作成の場合
- 横書きが一般的になっていますが、会社の慣例を必ず確認してください。
- 用紙はA4、フォントは読みやすいもの（明朝系や游ゴシックなど）、文字サイズは10〜12ptが無難です。
- 作成後はPDFにして保存し、印刷は黒インクで行います。印刷後に直筆で日付や押印を加える会社もあります。
印鑑・封筒の扱い
- 押印は認印で問題ないことが多いです。シャチハタ（朱色のスタンプ）を避ける会社が多いので注意してください。
- 封筒に入れて提出する場合は、封の中央に「〆」を書くことがあります。封筒の表に「退職届在中」と書く例もありますが、社内ルールに従ってください。
実務的な小さな配慮
- 原本は1部用意し、控えを1部保管すると安心です。
- 提出前に読み返して誤字や日付の間違いがないか確認してください。
退職届の提出マナーと注意点
まずは口頭で意思を伝え
退職届は、まず直属の上司に直接、面談で退職の意思を伝えるのが基本です。例：「退職の意思をお伝えしたく、少しお時間をいただけますか？」と切り出すと丁寧です。感情的にならず、理由は簡潔に伝えます。
書面の準備と封筒の書き方
提出する書面は署名・押印を忘れずに。封筒には表に「退職届在中」、裏に自分の氏名を書いておくと分かりやすいです。白い封筒に入れて渡します。
提出先と手渡しのタイミング
会社規定で提出先や様式が決まっていることがあります。まず就業規則や総務に確認しましょう。原則として面談後に手渡しで提出し、やむを得ずメールで送る場合はPDF添付で署名入りにします。
受領確認と控えの保管
受け取ってもらったら、受領印や受領書をもらいましょう。控えは自分で保管し、送付した日時や相手の名前を記録しておくと安心です。
マナーと注意点
- 同僚やSNSで先に公表しない。混乱を避けます。
- 業務の引継ぎを計画し、後任へスムーズに渡せるよう準備します。
- 会社設備の返却や最終給与に関する問い合わせは総務へ確認します。
トラブル時の対応
受け取りを拒否されたり、手続きで不明点がある場合は総務や労務担当に相談してください。文面と控えがあると話が進めやすくなります。
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