はじめに
目的
この文章は、退職後に在職証明書を取得できるか、その手続き方法や注意点、会社の対応義務についてわかりやすくまとめたものです。実務でよくある場面や具体的な依頼方法、在職証明書と退職証明書の違いも丁寧に解説します。
対象読者
最近退職した方、これから退職予定の方、また人事担当者が主な対象です。転職先や住宅ローン、社会保険の手続きなどで書類が必要になる場面を想定しています。
この記事の使い方
全7章構成で順を追って説明します。第2章は退職後の発行可否、第3章は在職証明書と退職証明書の違い、第4章は依頼方法と注意点、第5章は会社側の発行義務と対応、第6章は取得時の注意点、第7章で実務ポイントをまとめます。各章を読むことで具体的な行動に移せるようになります。
退職後の在職証明書は発行できるのか
原則
在職証明書は「現在その会社に在籍している」ことを証明する書類です。退職後は在籍していないため、原則として在職証明書は発行対象になりません。したがって、退職者には通常、退職日時や勤務期間を記載する「退職証明書」を依頼します。
例外（会社の裁量）
会社によっては任意で在職証明書を出してくれる場合があります。たとえば、再雇用予定や手続き上の便宜、契約先の要請などで発行することがあります。発行の可否は就業規則や総務の判断に左右されます。
依頼するときのポイント
- まず退職した会社の総務・人事に問い合わせてください。電話やメールで、目的（例：金融手続き、再就職）を伝えると対応が早くなります。
- 在職証明書が難しければ、代替として退職証明書や在籍期間を記載した証明書を依頼してください。
依頼例（簡潔）
例：
「お世話になります。退職者の○○ですが、○○の手続きのため在職証明書（もしくは在籍期間の証明）を発行いただけますでしょうか。発行可能な場合は記載内容と送付方法を教えてください。」
必要であれば、文例を調整して作成します。
在職証明書と退職証明書の違い
概要
在職証明書は勤務中の在籍を証明する書類です。保育園の入園手続きや賃貸・住宅ローンの審査で求められます。会社に発行義務はなく、会社の判断で内容や様式が変わります。
利用場面の違い
- 在職証明書：現在働いていることを示すために使います（例：保育園、住宅審査、子どもの学校）。
- 退職証明書：退職後の在籍期間や退職の事実を示します。転職先、社会保険の手続き、失業給付の申請などで必要です。
発行時期と法的な位置づけ
在職証明書は在職中に会社へ依頼して発行してもらいます。退職証明書は労働基準法第22条に基づき、退職後に請求すれば会社は発行しなければなりません。法的には退職後2年以内の請求に対応する義務があります。
記載内容の違い
在職証明書は氏名・所属・役職・在籍期間（在職中は「在職中」と記載）などが中心です。退職証明書は氏名・在籍期間・退職日・職務内容など、退職の事実を確認できる項目が入ります。
実務上のポイント
書式や証明する内容は会社によって異なります。必要な用途を伝えて、どの項目が必要か事前に確認するとスムーズです。証明書の原本が必要な場合は早めに依頼してください。
退職後に証明書を依頼する方法と注意点
概要
退職後に在職証明書や退職証明書を求めるときは、前の勤務先へ直接依頼します。依頼手段はメール、郵送、または会社が指定する方法が一般的です。発行まで時間がかかることがあるため、余裕を持って依頼してください。
依頼の流れ（実務ステップ）
- まず人事や総務の担当窓口を確認します。電話や会社のホームページで調べます。
- メールか郵送で依頼文を送ります。電話での事前連絡は礼儀として有効です。
- 会社から発行可否や費用、発行予定日を確認します。
- 指定の方法で受け取り（郵送・窓口受領）します。代理人が受け取る場合は委任状が必要です。
依頼文に必ず書く項目（例）
- 宛先（会社名・部署・担当者名）
- 要件（在職証明書の発行依頼）
- 在籍期間（例：20XX年X月〜20YY年Y月）
- 氏名・生年月日・連絡先（電話・メール）
- 送付先住所と希望の受取方法
注意点
- 会社が正式に発行する場合、代表者や担当者の押印・署名が必要です。
- 発行期間は企業によって数日〜数週間と差があります。余裕を持って依頼してください。
- 非常勤・パート勤務でも証明書発行は可能です。雇用形態を明記しましょう。
- 手数料がかかる場合があります。請求方法を事前に確認してください。
- 会社が休業中や担当者不在の場合は、再度連絡して発行時期を確認します。
必要なら、依頼文の簡単なテンプレートも用意します。お気軽にご依頼ください。
会社側の発行義務と対応
法的な位置づけ
退職後の在職証明書は法律上の発行義務はありません。対して退職証明書は、退職者から請求があった場合に速やかに発行する義務が労働基準法第22条に定められています。退職から2年以上経過すると法的義務は原則なくなります。ただし、会社の判断で発行することは可能です。
会社がとるべき対応（実務的な手順）
- 請求の受付：請求があったら本人確認を行い、書面やメールで受領日時を記録します。
- 記録の確認：人事台帳や雇用契約書で在職期間や役職を確認します。必要に応じて上長や部署に照会します。
- 文書作成：退職証明書には在職期間や職名など事実関係を正確に記載します。社判や署名を付けて発行します。
- 交付：郵送や手渡し、近年では本人確認できる電子交付にも対応できます。交付日時を保存してください。
発行を断る・対応が難しい場合の対処
記録が残っていない、本人確認ができない等で発行できない場合は、理由を文書で説明し代替案（在籍状況の確認書や証明できる情報の提示）を提案します。退職者が不服の場合は労働基準監督署等の相談窓口を案内すると安心です。
社内ルールの整備（推奨）
証明書の依頼窓口や標準フォーマット、発行までの期日を明文化しておくと対応が速くなります。記録の保存ルールを定め、必要な時に迅速に確認できる体制を整えてください。
退職後の証明書取得時の注意点
依頼時のポイント
証明書を依頼する際は、何をどのように記載してほしいかを明確に伝えてください。使用目的（例：転職先の提出、社労士への提出、保険手続き）や必要な期間、氏名の表記などを事前に示すとスムーズです。窓口や担当者の名前、連絡先を控えておくと確認がしやすくなります。
押印と正式性
自分で書いた文書に会社の押印がなければ、正式な証明書として認められないことが多いです。会社が発行する正式な用紙や代表者印、電子証明などが必要かどうかを確認してください。
記載タイトルと実際の扱い
書類のタイトルが「在職証明書」でも、既に退職している場合は会社側が退職証明書として扱うのが一般的です。企業の内部ルールに従って記載内容が調整されることがあります。
住所変更があった場合
住所を変更しているときは、新住所での発行を依頼できます。ただし会社が把握しているのは在籍中の情報に限られるため、変更後の情報は自己申告が必要な場合があります。
その他の注意点
発行に時間がかかる場合があるので余裕を持って依頼してください。交付方法（郵送、窓口、PDF）と手数料の有無も事前に確認すると安心です。
まとめと実務ポイント
はじめに
退職後に証明書が必要な場面では、目的に合った書類を選ぶことが大切です。一般には退職証明書を依頼するのが原則ですが、提出先の要望で在職証明書が求められることもあります。
実務で押さえるべきポイント
- まず必要な書類の種類と提出先の要件を確認します（原本かコピー、押印の有無など）。
- 会社への依頼は余裕をもって行い、必要な記載事項を明確に伝えます（氏名、在職期間、役職、雇用形態、発行日等）。
- 依頼時に提出期限と連絡先を提示すると対応が速くなります。
会社と要件を調整する際の注意
在職証明書を求められた場合は理由を説明してもらい、会社の規程や個人情報の取り扱いに配慮しながら記載範囲を調整してください。個人情報が含まれる項目は限定してもらうことが可能な場合があります。
発行後の確認と保存
受け取ったら内容をすぐ確認し、誤りがあれば速やかに訂正を依頼しましょう。原本は大切に保管し、提出用には必要に応じてコピーやスキャンデータを用意しておくと安心です。
依頼メールの簡単テンプレート例
件名：証明書発行のお願い（氏名）
本文：お世話になります。退職者の氏名・在職期間の記載が必要なため、下記の書類の発行をお願いできますでしょうか。記載事項：氏名、在職期間、役職、発行日。提出期限：○月○日。ご不明点は○○までご連絡ください。
最後に、どの証明書が適切か迷ったら提出先に確認することが最も確実です。丁寧に依頼すればスムーズに取得できます。
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