はじめに
本記事は、企業の人事・総務担当者向けに、従業員が退職する際に会社側が行う手続きをわかりやすく整理したガイドです。退職手続きの全体像や、退職日前後に必要な具体的手続き・期限・必要書類・注意点を時系列で示します。漏れを防ぐチェックリストとしてそのまま使える内容を目指します。
目的
退職に伴う手続きを体系的にまとめ、担当者が抜けや漏れなく対応できるようにすることです。実務で迷いやすい場面（最終給与や社会保険、貸与物の返却など）に対する具体例も示します。
対象読者
人事・総務担当者、経営者、または従業員の退職手続きを初めて担当する方です。中小企業の担当者にも使いやすいように説明を平易にしています。
この記事で得られること
- 退職手続きの流れが一目でわかる
- 退職日前後での具体的な対応項目と期限が分かる
- 必要書類や注意点を確認できる
- そのまま使えるチェックリストを入手できる
使い方
章ごとに時系列で読んでください。実務に合わせてチェックリストを印刷し、担当者間で共有すると便利です。疑問がある場合は、専門家（社労士や顧問税理士）に相談することをおすすめします。
退職手続きの全体像と重要性
概要
従業員が退職する際は、会社に法的な手続きや社内処理が発生します。これらは期限を守る必要があり、対応が遅れると給付や税務処理でトラブルになることがあります。
2つのフェーズ
- 退職日前の準備フェーズ：退職届の受理、貸与物の回収、引き継ぎ計画の作成などを進めます。
- 退職日後の公的手続きフェーズ：社会保険や雇用保険の資格喪失手続き、税金関係の処理、源泉徴収票や離職票の発行が主になります。
主な手続き項目（例）
- 退職届の受理と記録
- 備品・貸与物の回収（パソコン、IDカード、社用携帯など）
- 社会保険・雇用保険の資格喪失届出
- 源泉徴収票、離職票など証明書の発行
- 最終給与・精算（未払残業代、退職金等）
期限厳守が重要な理由
期限を守ると従業員が失業給付や健康保険の手続きを円滑に行えます。遅れると従業員に不利益が出るだけでなく、会社側も行政手続きで追加の対応を求められます。
会社が押さえるべきポイント
- いつ、誰が、どの書類を出すかを明確にする
- 貸与物リストや返却方法を事前に共有する
- 証明書は速やかに発行し、受取方法を確認する
退職手続きは細かな作業が多いので、社内で流れを決めておくと安心です。
退職日前に会社側が行うべき5つの手続き
退職日が決まる前後は、円滑な退職のために会社側が事前に確認・準備すべきことが多くあります。ここでは代表的な5項目について、具体的な手順と注意点をわかりやすく説明します。
1. 退職届の受理と退職日の確定
退職届は退職日の14日前までに受理します。退職理由を必ず記載してもらい、受理した日付と最終出社日を文書で確認します。本人と上司が署名・押印した写しを保管し、引継ぎスケジュールを作成します。
2. 退職手続きの説明
健康保険の任意継続制度や国民健康保険への切替、住民税の徴収方法（普通徴収か特別徴収か）について説明します。退職後の手続き時期や必要書類、会社が行う手続きと本人が行う手続きを明確に伝え、疑問点はその場で確認します。
3. 健康保険証の回収
退職日までに本人および被扶養者分の健康保険証を回収します。回収後の管理方法を決め、紛失があるときは速やかに再発行や手続きの案内を行います。
4. 貸与品の回収
パソコン、社員証、通勤定期券、制服などの貸与品を一覧で管理して回収します。パソコンやスマートフォンは機密データの削除とアカウントの解除を実施し、必要なバックアップを事前に取得します。
5. 年金手帳の返却と書類準備
年金手帳の返却を受け、退職証明書や雇用保険離職証明書、退職金申告書など必要書類を作成・準備します。発行期限や郵送先を確認し、本人に渡すタイミングを決めます。
各項目はチェックリストで管理し、担当者と期限を明確にすることでミスを防ぎます。
退職日後に会社側が行うべき8つの手続きと期限
1. 社会保険の資格喪失手続き（退職日の翌日から5日以内）
退職者が厚生年金・健康保険の被保険者であった場合、資格喪失届を年金事務所または健康保険組合へ提出します。70歳以上は別の届出が必要です。書類不備で手続きが遅れると保険給付に影響するため、退職日の翌日から5日以内に提出します。
2. 雇用保険の資格喪失手続き（退職日の翌々日から10日以内）
ハローワークへ「資格喪失届」と「離職証明書」を提出します。退職日の翌々日から10日以内が目安です。離職理由を正確に記載し、受給手続きに不備が出ないようにします。
3. 住民税の異動届（退職月の翌月10日まで）
退職に伴い住民税の徴収方法が変わる場合、市区町村へ異動届を出します。多くは退職月の翌月10日までの手続きが必要で、給与天引きから普通徴収への変更などを調整します。
4. 健康保険資格喪失証明書の送付（退職後約5日で発行）
年金事務所などが資格喪失証明書を発行し、退職者へ送付されます。会社は発行がスムーズに行くよう必要書類を速やかに提出してください。
5. 離職票の扱いと送付（ハローワークとの連携）
離職証明書を提出後、ハローワークが離職票を発行します。発行に時間がかかる場合があるため、退職者に説明し、到着後すぐに受け取り方法を案内します。
6. 最終給与・退職金の精算（速やかに対応）
未払いの給与、有給休暇の買い上げ、退職金などを含め、速やかに精算します。支払時期は就業規則や労使協定に従いますので、退職者に期限と金額を明示します。
7. 社内資産の返却・アクセス権の解除（退職日〜速やかに）
PC、社用携帯、IDカードなどの回収と、社内システムのアカウント停止を行います。情報漏えい防止のため、退職日中またはできるだけ早く実施してください。
8. 記録の保存と問い合わせ窓口の案内（法定期間に従い対応）
雇用関係の書類は法定の保存期間に従い保管します。退職後の問い合わせ先（健康保険・年金・給与担当など）を退職者に案内し、期限内の対応を保証します。
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