はじめに
目的
本章では、本記事の狙いと読み方をわかりやすく説明します。従業員が病気で休むときに、会社側がどのように対応すべきかを基礎から実務レベルまで整理します。
本記事で得られること
具体的には、病欠の定義、給与の扱い、有給休暇との関係、連絡・手続きの方法、診断書の取り扱い、長期欠勤時の休職制度、病気休暇制度、頻繁な病欠者への対応、就業規則の整備ポイントまで幅広く扱います。実務で使えるチェックポイントや例も載せます。
対象読者
人事担当者、管理職、小規模事業主、従業員本人など、職場で病欠対応に関わるすべての方を想定しています。
読み方のコツ
まず自社の就業規則や労務規程を手元に用意してください。該当章を読みながら自社ルールと照らし合わせると実務に即した理解が深まります。
注意点
就業規則や法律の適用は会社によって異なります。本記事は一般的な考え方と実務例を示すもので、最終判断は自社規定や専門家の助言に基づいてください。
病欠とは？基本的な定義と概要
定義
病欠とは、病気やけがのために勤務できない状態で会社を休むことを指します。職場では「病気欠勤」と呼ぶこともあります。自己判断で休む場合もあれば、医師の診断に基づく場合もあります。
病欠が認められる主なケース
- 発熱や感染症で出勤が難しいとき
- けがで通勤や業務が困難なとき
- 通院や検査、入院が必要なとき
職場での扱いと就業規則の役割
就業規則に病欠の連絡方法、診断書の要否、給与の扱い（有給・無給）を明記するとトラブルを避けられます。会社は安全配慮の観点から病欠を適切に扱う義務があります。
具体例
- 朝に高熱が出て出勤できないため当日欠勤する
- 医師の指示で数日間安静が必要になり欠勤する
- 入院が長引き、休職手続きを進めるケース
注意点
無断欠勤は評価や懲戒の対象になり得ます。休む際は速やかに連絡し、必要書類を提出するようにしてください。個人情報は配慮して扱うべきです。
病欠時の給与の扱い
原則
病欠した日の給与は、原則として支払われません。企業は労働した日について賃金を支払う義務があり、働かなかった日には支払い義務がないためです。日中の急な病欠や半日欠勤でも同様に欠勤控除が行われることが多いです。
有給を使った場合（有給消化）
病気で休む際に有給休暇を申請し取得すれば、その日は給与が支払われます。たとえば日給2万円の人が有給を使えば、当日は2万円が支払われます。
給与控除の計算例
月給制では日割りで控除することが一般的です。例：月給30万円で所定労働日が20日なら1日あたり15,000円。1日欠勤なら15,000円を控除します。会社によっては30日で割る方法や所定労働時間で按分する方法を採りますので、具体的な計算は就業規則を確認してください。
例外と確認ポイント
就業規則や労使協定で別の取り扱いが決まっていることがあります。病気休暇や特別休暇を設けている会社もあります。長期の病欠では傷病手当金や休職制度が関係する場合もあります。
実務上の注意点
欠勤の届け出や有給の申請方法を早めに確認してください。給与の扱いで疑問があるときは人事に相談し、就業規則の該当箇所を書面で確認すると安心です。
病欠と有給休暇の関係
有給休暇は労働者の権利
有給休暇は労働者が取得できる権利です。病気で働けない日についても、労働者本人が有給を使うかどうかを選べます。会社が自動的に有給に振り替えることはできません。
会社が一方的に決められるか
会社は「病欠日＝自動的に有給」と一方的に決められません。労働者の同意が必要です。職場ルールで有給扱いを推奨することは可能ですが、労働者の意思を無視して扱いを変更してはいけません。
有給を使いたくない場合の扱い
有給を使わないと申し出た場合は欠勤（無給）扱いになります。例えば、年末の旅行のために有給をとっておきたいとき、病欠の日を無給で処理する選択ができますが、その分の給与は支払われません。
有給を使い切った後の病欠
有給を使い切ると、その後の病欠は原則として欠勤扱いです。会社に病気休暇制度や傷病手当があれば別途対応する場合もあります。就業規則や労働契約書で扱いを確認してください。
実務上の注意点（具体例）
- 事前に有給を使うかどうかを本人に確認する。
- 取り扱いを就業規則に明示する。
- 給与処理は労働者の希望と記録に基づいて行う。
- 疑義があれば人事担当が相談窓口となる。
以上を踏まえ、労使で意思確認とルール明確化を行うとトラブルを避けやすくなります。
病欠時の連絡・手続き方法
はじめに
病欠の連絡は、早めかつ明確に行うことがビジネスマナーです。会社の就業規則に沿うことが最優先ですので、まず規則を確認してください。
どのタイミングで連絡するか
一般的には始業の10〜15分前までに連絡します。朝になって急に体調が悪くなった場合は、可能な限り早く上司や担当窓口に連絡します。出社が難しいと判断したら迷わず連絡してください。
連絡手段と使い分け
- 電話：当日の朝や急を要する場合は電話が基本です。直接話せない場合は留守番電話に残し、SMSやチャットでフォローします。
- メール・社内チャット：事前にルールで許可されている場合や、午後からの欠勤など急ぎでない場合に使います。
- 会社の指定フォーム：就業規則で指定があればそれに従います。
連絡で必ず伝える項目（例）
- 氏名と所属部署
- 欠勤する日と理由（症状の簡単な説明）
- 出社見込み（回復の見込み日や診察予定）
- 引き継ぎが必要な業務と対応者
- 連絡がつく方法（電話番号やメール）
具体的な例文
- 電話での一言例：
「おはようございます。営業部の山田です。本日、発熱のため出社できません。午前中に病院を受診し、結果が分かり次第ご連絡します。」 - メール件名例：
「病欠のご連絡（山田／営業部）」
本文に上の必須項目を簡潔に記載します。
その後の手続きと注意点
長引く場合は上司と総務に連絡し、診断書の提出期間や給与扱いについて確認します。私用の詳細は必要最小限に留め、業務の引き継ぎと連絡先は明確に伝えてください。連絡日時と相手を記録しておくと後のトラブルを避けられます。
診断書の提出基準
概要
診断書の提出要否は会社の方針や就業規則で決まります。一般的には、3日以上の連続した病欠、頻繁な欠勤、インフルエンザなどの感染症時に求められることが多いです。会社から求められたら原則従う必要があります。
診断書を求められる代表的なケース
- 3日以上の連続欠勤
- 同じ病気での繰り返し欠勤や欠勤回数が多い場合
- 他の従業員にうつるおそれがある感染症
- 長期の休職や治療の継続を確認する必要がある場合
提出を求められたときの対応
- まず医療機関で診断書を発行してもらう旨を伝えます。予約や受付に時間がかかることもあります。
- 会社へは提出予定日を連絡し、郵送や電子提出の可否を確認します。
- 提出後は控えを保管してください。後で必要になることがあります。
診断書の記載内容と形式
- 医師の署名または医療機関名、発行日
- 診断名や療養の必要期間（詳細な病名開示を求められない場合もある）
- 治癒の見込みや通院の必要性
費用負担と取り扱い
診断書の発行には費用がかかる場合があります。原則は従業員負担となることが多いですが、就業規則で会社負担とする場合もあります。診断書に含まれる個人情報は必要最低限で取り扱い、社内での閲覧範囲を限定するよう求めてください。
注意点
不必要に細かい病名や検査結果の提出を求められた場合は、労務担当に相談しましょう。医師の発行が困難な場合は、事情を説明して代替措置（保険証の提示や医療機関の診療明細など）を協議します。
長期病欠と休職制度
概要
病欠が長期化すると、就業規則に基づいて「休職」に移ることが多いです。休職は業務外の病気やけがで一定期間欠勤が続く場合に適用されます。例として「1ヶ月以上の連続欠勤」や「医師が長期療養を必要と判断した場合」などの基準を設ける企業が多いです。
休職開始の手続き
休職開始には診断書の提出を求めるのが一般的です。診断書がないと無断欠勤とみなされる場合があります。手続きの流れは、本人の申請→医師の診断書提出→人事の承認という流れが基本です。
給与・福利厚生の扱い
休職中の給与支払いは就業規則で定めます。無給とする企業が多い一方で、一定期間は有給扱いや傷病手当金を活用するケースもあります。社会保険の資格や年次有給の消化方法についても規則で明記してください。
休職期間満了後の対応
休職期間が満了しても復職できない場合、解雇や雇用契約の終了になることがあります。ただし、判断は就業規則と個別事情を踏まえて行うべきです。段階的復職や業務軽減などの配慮も検討してください。
職場での配慮
復職支援として、リハビリ勤務や短時間勤務の導入、職場の業務見直しなどが有効です。早期の連絡や面談で状態を共有し、無理のない復帰計画を立ててください。
就業規則に書くべき項目（例）
- 休職の適用基準（期間や条件）
- 診断書の提出方法と期限
- 給与・手当の扱い
- 休職期間満了時の処理
- 復職手続きと支援措置
適切な運用で本人の治療と職場の秩序を両立できます。
病気休暇（病休）制度について
概要
一部の企業は、年次有給とは別に「病気休暇（病休）」を設けています。これは病気やけがの療養を目的とする特別休暇で、会社ごとに有無や日数、給与の支給有無が異なります。就業規則で明確に定めることが必要です。
対象者と適用条件
対象は正社員・契約社員・パートごとに設定できます。たとえば入社3か月後から適用する、通院を要する場合に限るなど、条件は具体的に示してください。
日数・期間の例
短期（3日〜10日）を年数回、または年間で30日までなど、上限を設ける例が多いです。期間を超える場合は休職制度へ移行する扱いを規定します。
給与の扱い
全額支給、半額支給、無給など会社判断です。例：初回3日間は有給、その後は無給とするなど、明確に書いてください。
取得手続き
申請方法（電話・メール・就業管理システム）、届け出のタイミング、代理人連絡の可否を示します。急病時の対応フローも用意すると安心です。
診断書・証明書の扱い
一定日数を超えたら提出を求める、費用負担の扱いなどを規定します。個人情報は適切に管理してください。
就業規則への明記ポイント
対象、日数、給与、手続き、診断書の要否、長期化時の対応を箇条書きで記載すると分かりやすいです。
運用の注意点
運用は公平に行い、管理者の周知と社員への説明を徹底してください。柔軟な対応が職場の信頼につながります。
病欠・欠勤が多い従業員への対応
状況の把握（事実確認と記録）
欠勤の頻度・期間・連絡の有無・診断書の有無を正確に記録します。例：月に3回以上、あるいは連続して2週間を超えるなど、基準を明確にします。記録は後の手続きで重要です。
面談と支援（早期の対話）
本人と落ち着いて面談し、病状や業務上の困りごとを聞きます。仕事の負担軽減や時短勤務、在宅勤務といった対応を提案して支援の意志を示します。
医師の意見と配慮
必要に応じて診断書や意見書を求め、業務適性や就労可能性を確認します。業務内容の変更や合理的配慮を検討します。
就業規則と休職の適用
就業規則に休職規定がある場合は、まずその手続きを適用します。休職期間・復職基準を確認し、書面での通知を行います。規定を無視しての解雇は法的リスクが高まります。
無断欠勤・手続き無視への対応（処分の前段階）
正当な理由がなく無断欠勤が続き、必要な手続きを怠る場合は、就業規則に基づく懲戒手続きを検討します。口頭注意→書面警告→最終処分の段階を踏み、証拠を残します。
実務上の注意点
すべてを記録し個人情報は慎重に扱います。対応は公平・公正に行い、必要なら労務や弁護士に相談してください。
就業規則整備の重要ポイント
はじめに
病欠対応は就業規則で明確に定め、従業員に周知することでトラブルを防げます。以下は整備の重要ポイントと具体例です。
1) 用語の明確化
– 「欠勤」「休職」「病気休暇」「復職」などの定義を記載します。例：欠勤は勤務予定を欠くこと、休職は一定期間の職務停止と明記します。
2) 手続き・証明のルール
– 連絡方法と期限（始業前に上司へ電話やメール）、診断書の提出基準（期間や提出先）を定めます。例：長期欠勤時の提出先と窓口を明示します。
3) 賃金・休暇の取り扱い
– 有給との関係、無給扱いの条件、傷病手当金など外部制度の案内を記載します。具体例を示し、誤解を防ぎます。
4) 長期対応と復職支援
– 長期休職の上限、復職手続き、医師意見聴取や職場での配慮（勤務時間短縮など）を明記します。
5) 個人情報と配慮
– 病名などの取り扱いを制限し、プライバシー保護の方針を示します。
6) 運用と周知
– 就業規則の配布、説明会、相談窓口の設置、運用上の担当者を決めます。改定時は労使で協議し、法令や厚生労働省のモデルを参考にして運用します。
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