はじめに
目的
この文書は、源泉徴収票がどのような場面で必要になるかを分かりやすく解説します。確定申告、転職、住宅ローンや各種手続きで求められる理由やタイミング、発行方法や紛失時の対応まで扱います。専門用語は最小限にし、具体例を交えて説明します。
読者対象
会社員、パート・アルバイト、派遣社員、フリーランス、転職を考えている方、そしてそれらの手続きを支援する方を想定しています。源泉徴収票の基本を知りたい初心者にも配慮しています。
本書の使い方
各章で「いつ」「なぜ」「どうするか」を順に説明します。必要な場面が分かる章にすぐ移れるよう構成しました。手続きの具体例や、発行を依頼するときの文言例も紹介します。
注意点
個人情報が含まれるため、紙や電子データの管理には注意してください。会社や税務署の指示に従って手続きを進めることをおすすめします。
源泉徴収票が必要になるタイミングと理由
概要
源泉徴収票は会社が支払った給与や税金の記録です。いつ、誰に必要かを把握しておくと手続きがスムーズになります。以下に主な場面と理由を分かりやすく説明します。
1. 転職・退職のとき
転職先に前職の所得を知らせるために必要です。年の途中で退職すると、次の勤務先が年末調整を正しく行えるよう源泉徴収票を求めます。例：3月に退職し4月に入社した場合、前職の源泉徴収票を新しい会社に提出します。
2. 確定申告のとき
医療費控除や住宅ローン控除などで確定申告をする場合、給与の金額や源泉徴収された税額を証明するために必要です。会社で年末調整を済ませていない収入がある人も提示します。
3. 収入証明が必要なとき
ローン審査や賃貸契約、各種補助金の申請で収入を証明する場面があります。その際、源泉徴収票が最も信頼性の高い書類になります。給与明細よりも正式な証明として扱われます。
注意点
- 紛失した場合は前の勤務先に再発行を依頼してください。手続きに時間がかかることがあります。
- アルバイトやパートでも年末調整が必要なら発行されます。短期勤務で未発行の場合は確定申告で対応します。
- 提出期限や求められる書式はケースによって異なりますので、求め元に確認してください。
源泉徴収票とは何か
概要
源泉徴収票は、会社など給与の支払者が従業員に対して1年間に支払った給与や退職手当、控除した所得税額を記載した公式の書類です。年間の収入や納税額を証明するために使います。年末調整後や退職時に交付されます。
主な記載項目
- 支払金額（給与・賞与の合計）
- 社会保険料や各種控除額
- 源泉徴収された所得税額
- 支払者（会社）と受給者（従業員）の氏名・住所・個人番号の一部など
具体例：給与支払額が300万円で源泉徴収税額が10万円と記載されます。
交付のタイミング
会社は年末調整後にまとめて従業員へ渡します。退職した場合は退職時に交付されることが一般的です。
使いみち
確定申告、住宅ローン審査、失業給付の手続きなどで提出を求められます。税金や所得の証明として広く使われます。
注意点
受け取ったら記載内容をすぐ確認してください。金額や住所に誤りがあれば会社に訂正を依頼します。紛失しないよう数年間保管すると安心です。
源泉徴収票が必要な主な場面
確定申告のとき
確定申告で自分の所得や税額を証明する際に必要です。医療費控除や住宅ローン控除の初年度、副業がある場合など、給与とその他の所得を合算して申告する場面で使います。源泉徴収票の「支払金額」「源泉徴収税額」は申告書に転記します。
転職・退職のとき
年の途中で転職した場合、前職の源泉徴収票を新しい勤務先に提出します。新しい勤務先はそれをもとに年末調整を行います。年内に複数の勤務先があるときは、それぞれの源泉徴収票が必要です。
収入証明が必要な手続き
金融機関のローン申込み（住宅ローンや自動車ローンなど）、賃貸契約の際の入居審査、保育園や幼稚園の入園申込みなどで収入の裏付けとして求められます。提出すると、安定した収入があることを第三者に示せます。
その他の場面
失業給付や公的支援の申請、学資援助や一部の補助金の審査などで源泉徴収票を求められることがあります。紛失した場合は、発行元の勤務先に再発行を依頼してください。
その他の必要なケース
行政の給付金・助成金申請
各種の給付金や助成金を申請する際、収入を証明する書類として源泉徴収票を求められることがあります。例えば生活支援の申請や住宅手当の判定など、世帯の収入を正確に把握する必要がある場面です。源泉徴収票の提示で所得額や扶養状況を示せます。
退職時の扱い
退職すると、勤務先は必ず源泉徴収票を交付します。退職金が支払われる場合は「退職所得の源泉徴収票」も別に出ます。退職後の年末調整や確定申告、失業給付の手続きで必要になるため、大切に保管してください。
転職・複数勤務の場合
年の途中で転職したり、複数の会社から収入がある場合は、それぞれの会社から源泉徴収票を受け取ります。合算して確定申告を行う際に必要です。
紛失・発行が間に合わないときの対処
紛失した場合は発行元の会社に再発行を依頼します。発行が間に合わない場合は、給与明細や支払証明で暫定対応できることがあります。行政窓口に事前相談すると案内が得られます。
源泉徴収票の発行と管理
発行時期と交付方法
源泉徴収票は通常、年末調整後の翌年1月ごろに会社が従業員へ交付します。紙で手渡すのが一般的です。たとえば、1年間働いた分の給与や税額が記載された書類を会社から受け取ります。
電子交付について
本人が同意すれば電子交付が可能です。メールや企業の専用ポータルでPDFを受け取る例が増えています。電子交付の場合も、印刷して保存すると提出時に便利です。
紛失したときの再発行
紛失した場合は勤務先に再発行を依頼してください。会社は再発行に応じる義務がありますが、手続きや身元確認が必要なことが多いです。退職後は連絡先が変わるので、早めに依頼すると安心です。
保管のポイント
重要な書類なので、年度ごとにファイルにまとめて保管しましょう。紙は防水・防虫対策をしておくと安心です。電子データはバックアップを取り、パスワード管理を徹底してください。
提出時の注意点
税務署や役所、金融機関に提出する際は原本が求められることがあります。コピーで足りる場合もあるので、事前に確認してください。紛失を避けるため、必要な時にすぐ取り出せる場所に保管しましょう。
源泉徴収票が不要な場合
概要
給与所得のみで、勤務先が年末調整を正しく行っている場合は、通常、確定申告は不要です。日常生活で源泉徴収票を提出する場面は少なくなります。多くの手続きで給与明細や年末調整結果だけで足りることが多いです。
具体的な不要ケース（例）
- 一つの会社に勤務し、年末調整ですべての控除が反映されている場合
- 所得が給与のみで、副業収入や雑所得がない場合
- 医療費控除や寄付金控除、住宅ローン控除の初年度などの申告が不要な場合
不要でも提出が求められる例外
- 住宅ローン控除の初年度や医療費控除を自分で申請する場合は源泉徴収票が必要です
- 副業で20万円を超える所得があるときは確定申告が必要になります
- 住宅ローン申請や奨学金・補助金などの収入証明を求められたとき
注意点とすすめ
源泉徴収票は重要な収入証明です。不要でも大切に保管してください。提出が必要か迷ったら勤務先の総務や税務署に相談すると安心です。
まとめ
源泉徴収票は、年収や税金の払い戻し・支払いを証明する大切な書類です。確定申告、転職、ローン申請、住民票のある市区町村への手続きなど、生活のさまざまな場面で必要になります。
紛失や未受領に気付いたら、まず勤務先の人事・総務に速やかに連絡してください。再発行や受け取り方法を確認し、必要があれば再発行を依頼します。退職後に必要になることが多いため、退職時の交付状況は特に注意しましょう。
保管は厳重に行い、紙と同時にスキャンしてデータで保存すると安心です。税務署や金融機関が求める場合があるため、数年間は保管しておくことをおすすめします。
最後に、源泉徴収票は手続きの要となる書類です。受け取ったら内容を確認し、不明点があれば早めに確認しておきましょう。これで将来の手続きがスムーズになります。
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