はじめに
本章の目的
この記事は、在職証明書を電話で依頼する際の手順やマナー、伝えるべき内容をわかりやすくまとめることを目的とします。初めて依頼する方でも安心して電話をかけられるように、具体的な例やポイントを丁寧に解説します。
誰に向けた記事か
転職やローン申請、各種手続きで在職証明書が必要になった方を想定しています。会社の総務や人事に電話で依頼する場面がある方に役立つ内容です。
本記事で得られること
- 電話で依頼する前の準備事項
- 実際の電話のかけ方と話す順番
- 相手に伝えるべき具体的な情報
- 例文とよくある注意点
読み方のヒント
全8章で段階的に説明します。まずはこの「はじめに」で全体の目的と構成を把握してから、実践編に進んでください。必要に応じて例文をコピーして使えます。
在職証明書とは何か、その必要になる場面
在職証明書の意味
在職証明書は、ある会社や施設に現在または過去に在籍していた事実を証明する公式な書類です。通常は会社の人事や総務が発行します。氏名、在籍期間、職務内容、雇用形態などが記載されることが多いです。
どんな場面で必要になるか
主に以下のような場面で求められます。
– 転職時の入社手続きや採用審査
– 住宅ローンやクレジット申請（収入や雇用の確認）
– 社会保険・年金の手続きや資格申請（例：保育士資格など）
– ビザ申請や滞在資格の更新
提出先の具体例と理由
金融機関は返済能力の確認のため、人事担当や行政機関は勤務実績を証明するために受け取ります。求められる記載内容やフォーマットは用途で異なるため、申請先の指定を確認すると安心です。
取得前に確認しておきたいこと
- いつまでに必要か（締切日）
- 記載してほしい項目（在籍期間、役職、給与の有無など）
- 発行窓口と手数料の有無
これらを事前に伝えるとスムーズに発行してもらえます。
在職証明書を電話で依頼するべき理由とタイミング
なぜ電話で依頼するのが良いか
電話は迅速に事情を伝え、相手の対応可否を確認できます。メールや郵送だと確認や承認が滞りやすく、結果的に発行が遅れることがあります。電話で事前に要件を伝えると、必要な担当者や書式、発行日をすぐに把握できます。
電話が特に有効な場面
- 退職後で在籍確認窓口が限られるとき
- 転職や入社日が迫っていて短期間で必要なとき
- 遠方の職場で直接受け取りが難しいとき（郵送手配を相談できる）
- ローン審査やビザ申請の締切が近いとき
電話するタイミングの目安
- 通常：必要日の2週間前を目安に連絡します。これで担当者が調整しやすくなります。
- 急ぎ：3〜5営業日前には必ず電話で事情を説明し、対応可否を確認してください。
電話の時間帯とマナー
業務時間内にかけ、昼休みや始業直後・終業直前は避けます。相手の担当部署が不明な場合は、総務・人事を尋ねて取り次いでもらいましょう。
電話後のフォロー
電話で合意したら、依頼内容（氏名、期限、送付方法）をメールで送ります。これで記録が残り、発行までのやり取りがスムーズになります。
電話で依頼する際の基本的な流れ
以下は、電話で在職証明書を依頼するときの基本的な手順です。事前準備をして、手短に分かりやすく伝えるとスムーズに進みます。
1. 必要事項の確認
まず記載してほしい事項（氏名、在籍期間、所属、退職日など）、フォーマット（会社指定か様式の有無）、提出期限、提出先を確認します。提出先が金融機関や役所なら指定事項があることが多いのでメモします。
2. 担当部署へ電話して自己紹介
総務や人事の担当部署に電話します。最初に自分の氏名と在籍期間、所属、退職日を簡潔に伝えます。本人確認が必要なら社員番号や生年月日を伝える準備をします。
3. 発行依頼の内容を伝える
在職証明書を発行してほしい理由と提出先、提出期限を伝えます。記載してほしい具体的な項目や、会社指定のフォーマットがある場合はその有無を明確に伝えます。
4. 受け取り方法と手続きの確認
受け取り方法（郵送、窓口受取、PDF送付など）と手数料の有無、発行までの日数を確認します。郵送の場合は宛先や返信用封筒の有無を確認します。
5. 必要書類の送付とフォロー
必要に応じて身分証明書や返信用封筒、指定様式を送ります。依頼後は進捗を電話やメールで確認し、到着後に内容を確認して受領の連絡をします。簡潔なメモを残すと後で役立ちます。
電話で伝えるべきポイント・話し方のコツ
事前準備
電話前に話す内容を短くメモします。氏名、在籍期間、依頼理由、必要な書式や記載項目、希望する受け取り方法（郵送・PDFなど）を箇条書きにすると伝えやすくなります。
自己紹介と要件の伝え方
最初に自分の氏名と所属（例：○○部の○○、在籍期間は20XX年〜20XX年）をはっきり伝えます。その後で「在職証明書をお願いしたくお電話しました」と要点を簡潔に伝えます。
具体的な指定や確認事項
フォーマットや記載内容に指定があれば、すぐに伝えます。記載例や宛名、日付、送付先を確認し、いつまでにほしいか期限も知らせます。相手が不明な点を確認できるよう、連絡先を残します。
声の出し方・話し方のコツ
ゆっくり明瞭に話します。相手の名前や担当部署を確認してから話すと誤解が減ります。質問には一つずつ答え、相手がメモを取る時間を待ちます。
最後に：お礼とフォロー
手続きの流れと目安の期日を相手に復唱してもらい、感謝の意を伝えます。必要なら確認用のメールを送る旨を伝えて、円滑に手続きを進めます。
電話での依頼時の例文
はじめに
電話での依頼は短く、用件と希望を明確に伝えるとスムーズです。以下は状況別の例文と使い方の注意点です。
例1：基本の依頼（初回）
「お世話になっております。○○年度まで在籍していた○○と申します。このたび転職先への提出用に在職証明書が必要となり、お電話いたしました。在職証明書の発行をお願いしたくご連絡しました。記載事項は氏名・在籍期間・所属で、提出期限は○月○日です。受け取りは郵送を希望し、返信用封筒をお送りします。ご対応いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」
使い方：最初にかけるときの定型文です。相手が対応部署に取り次いでくれることを想定しています。
例2：締切が迫っている場合（急ぎ）
「お世話になっております。○○と申します。恐縮ですが、転職手続きのため在職証明書が至急必要で、○月○日までにいただけますでしょうか。可能であればメール添付か速達での郵送を希望します。対応が難しい場合は代替案を教えていただけますか。よろしくお願いいたします。」
使い方：期限を明確に伝え、代替手段の相談も添えます。礼儀を保ちつつ早めの対応を促します。
例3：発行依頼の確認・追跡
「お世話になっております。○月○日に在職証明書の発行をお願いした○○です。進捗をご確認させていただけますでしょうか。郵送の場合、発送予定日を教えていただけますと助かります。よろしくお願いいたします。」
使い方：依頼済みで進捗確認したいときに使います。事実と希望を簡潔に伝えます。
例4：人事以外にかけてしまったときの取り次ぎ依頼
「お電話失礼します。○○と申します。在職証明書の発行について伺いたく、人事ご担当の方におつなぎいただけますでしょうか。折り返しの連絡先は○○です。よろしくお願いいたします。」
使い方：担当部署が分からない場合に便利です。折り返し情報を忘れず伝えます。
例5：受け取り方法を変更したいとき
「お世話になっております。○○です。先日お願いした在職証明書の受け取りを郵送から窓口受取に変更可能でしょうか。可能な場合は受取可能な日時を教えてください。よろしくお願いいたします。」
使い方：受け取り方法の変更や再確認時に使います。相手の都合に配慮して日時を伺います。
よくある注意点・トラブル回避策
電話がつながらない・担当者不在の対応
- つながらない場合は折り返しをお願いし、用件と連絡先（氏名、電話番号、都合の良い時間帯）を明確に伝えます。留守番電話に残すときも同様に要点を簡潔に伝えてください。
- 担当者不在なら、いつ頃戻るか確認し、戻り次第の折返しを依頼します。対応期限があるならその旨を必ず伝えましょう。
会社ごとのルールとフォーマット準備
- 会社により在職証明書のフォーマットが決まっている場合があります。事前に担当窓口へ確認すると手続きがスムーズです。
- フォーマットを自分で用意する必要がある場合に備え、氏名・在職期間・部署・役職・証明の目的などを記載したテンプレートを用意しておくと安心です。
期限が迫っている場合の優先対応
- 提出期限が近いときは、早めに電話して事情を説明し、対応可能な最短日を確認します。余裕を持って連絡する習慣をつけましょう。
電話が難しい場合の代替手段
- メールや郵送で依頼できることがあります。会社の指示に従い、必要書類を添付して依頼してください。
- 場合によっては退職証明書や勤続証明書で代用できることもあるため、提出先に確認しておくと安全です。
その他の注意点
- 個人情報の取り扱いに配慮し、必要以上の情報は伝えないでください。
- 電話内容は日時・相手の名前・要点を記録し、後で確認できるようにしておくとトラブル回避になります。
まとめ：電話で依頼する際のポイント
在職証明書を電話で依頼する際は、事前準備と確認を丁寧に行うことが大切です。下記の点を押さえれば、やり取りがスムーズになります。
事前準備
- 必要事項を整理する：会社名、所属部署、氏名、在職期間、書類の使用目的、提出先、希望の受取期限
- 書式・署名の要否、発行手数料があるかを確認
- 担当部署や担当者の連絡先を控える
電話で伝えるポイント
- 最初に自分の氏名と用件をはっきり伝える
- 「いつまでに」「何のために」「どのような形式で」を明確に伝える
- 相手の担当・手続きの流れと見込み時間を確認し、了承を得る
受け取り・手続きの確認
- 受け取り方法（窓口、郵送、メール）の選択と詳細を確認
- 代理人受取の可否や必要な身分証明を確認
- 発行後の連絡方法や郵便追跡の有無を聞いておく
メールや郵送と併用する場合
- 電話で要点を伝え、正式依頼はメールや書面で送ると確実です
- 添付すべき書類や返信先を明示し、送付後に到着確認を行う
最後に、電話でのやり取りは日時・担当者名・内容を控えて記録しておくと安心です。礼節を忘れず、感謝の言葉で締めくくると印象が良くなります。
コメント