はじめに
この資料は、退職時に会社へ返却すべき物品や手続きについて、実践的にまとめた案内です。
本資料の目的
退職時に必要な返却物の種類、返却の根拠や方法、郵送時のマナー、返却漏れを防ぐ具体的な対策、トラブル回避のポイントを分かりやすく説明します。退職手続きをスムーズに進めたい方の助けになります。
対象読者
- 会社を退職する方
- 人事や総務担当者で、返却物の案内を整理したい方
読み方の目安
各章で具体例やチェックリストを示します。まずは本章で全体像を掴み、必要な章を順に確認してください。実務で使えるよう、できるだけ具体的な手順を提示します。
退職時の返却物とは何か
概要
退職時に会社へ返す物は、会社から貸与されたすべての物品やデータを指します。退職日までに返却する必要があり、会社の所有物は退職しても個人のものになりません。
なぜ返却が必要か（法的な根拠）
返却が求められる理由は主に二つあります。ひとつは所有権に基づく返還請求権で、会社が物の所有者であるため返還を求められます。もうひとつは労働契約に基づく返還請求権で、貸与品を使う条件として返却義務が契約で定められている場合があります。
返却対象のイメージ
代表的な例はパソコン、会社支給のスマホ、ICカード、鍵、制服、作業道具、名刺、社用のソフトウェア・データや機密書類などです。個人的な私物は原則含まれませんが、見分けがつきにくい場合は会社に確認してください。
ポイント
返却は単なる手続きではなく、会社との信頼関係を保つ大切な行為です。期限を守り、状態やデータの扱いについて事前に確認しておくと安心です。
具体的な返却物のリスト
退職時に返却が必要な物は会社ごとに異なりますが、代表的なものを分かりやすく整理しました。早めに確認して準備しておくと安心です。
身分証明物
- 社員証、入館証、セキュリティカード、社章など。
- これらは入退室や権限管理に使われます。紛失がないか確認し、見つかれば封筒に入れて保管しておくと渡しやすいです。
重要な公式書類
- 健康保険証や年金手帳、雇用契約書の写しなど。
- 健康保険証は退職日のうちに返却してください。退職翌日に資格喪失するため、速やかな返却が必要です。
業務用機器・備品
- ノートパソコン、デスクトップ、携帯電話、タブレット、充電器、支給工具など。
- データは事前にバックアップし、個人情報は削除（初期化）してから返却します。パスワードやログイン情報も会社の指示に従って整理してください。
制服・名刺・鍵
- 制服や作業着は洗濯して指定の状態にして返却します。名刺の残部は回収する会社が多いです。
- 鍵（オフィスキー、ロッカーキー）は紛失があると補鍵費用が発生する場合があるので注意してください。
その他（書類・社費購入物品）
- 業務上の書類、社内資料、顧客リストなどの機密文書は会社に返却または廃棄指示に従います。
- 会社負担で購入した物品や立替経費の領収書も精算前に提出します。
実務上の注意点
- 会社からの返却リストを必ず確認し、受領のサインや控えをもらってください。
- 私物と会社物を分け、返却当日はまとめて渡せるよう箱や封筒に入れておくと手続きがスムーズです。
- パソコンや携帯は個人データの取り扱いに注意し、会社の指示に従って処理してください。
返却漏れを防ぐための対策
事前準備：返却リストを作る
退職前に返却すべき物のリストを必ず作ります。社員証や鍵、パソコン、携帯電話、名刺、制服、書類などを項目ごとに分け、誰に渡すか（担当者名）と返却期限も記入してください。項目は具体例で埋めると漏れが減ります。
物の整理とラベリング
私物と会社の物を分けて保管します。箱や袋に「会社用」「私物」とラベルを貼るだけで混同を防げます。小物（ケーブルやアダプタ）はまとめて袋に入れ、中身をメモしておくと便利です。
点検と記録を残す
返却前に動作確認や外観チェックを行い、問題があれば早めに担当者に連絡します。破損や故障は写真で記録し、時刻や状況をメモしておくと後のトラブルを避けられます。受領時はサインか受領書をもらい、写しを保管してください。
連絡と確認の流れを決める
誰にいつ何を渡すかを事前に共有します。対面で返す場合は日時を調整し、郵送する場合は追跡番号を控えます。データ消去や初期化が必要な物は、勝手に操作せず担当者の指示を仰いでください。
細かな注意点
鍵の本数や貸与物の付属品（充電器、マニュアルなど）をチェックし、数や状態をリストに照合します。最後にリストをもう一度見直し、一つずつチェックして完了印を付ける習慣をつけると安心です。
返却方法：対面か郵送か
基本的な考え方
退職時の返却は、可能なら対面で手渡しするのが最も丁寧です。対面なら現物を確認してもらえますし、受領印やサインをもらって証拠を残せます。
対面で返却する場合のポイント
- 退職最終日に、人事または担当者に直接渡します。
- 渡す前に一覧を作り、品目ごとに状態をメモしておくと安心です。
- 受領証やメールでの確認を必ずもらってください。
郵送で返却する場合の手順
- 遠方ややむを得ない事情で対面できないときは、事前に会社へ連絡して郵送を了承してもらいます。送付先と担当者名を確認してください。
- 送り状には「氏名」「退職日」「品目一覧」「連絡先」を同封します。
- 追跡できる宅配便や簡易書留など、到着を確認できる方法で送ります。着払いや代金引換は原則避けます。
データと初期化の注意点
- 社用端末は個人データを消去する前に会社の指示を仰いでください。ソフトや設定を誤って消すと問題になります。
到着後の確認と保管
- 到着後は受領の連絡を求め、控え（伝票番号やメール）は保管します。後で返却の有無を問われたときに役立ちます。
よくあるケースへの簡単対応例
- ノートPC：電源を切り、付属品（充電器・マニュアル）を揃えて送ります。
- 名札・ICカード：使えなくする手続きが必要なら先に人事に相談します。
郵送する場合でも、事前連絡・証拠の保全・会社の指示確認を欠かさないことが大切です。
郵送時のマナーと注意点
発送期限
退職日から5日以内の返却を目安に手配すると印象が良く、会社側の手続きもスムーズです。就業規則に期限がある場合はそれに従ってください。
送付方法の選び方
書留や配達記録が残る方法を選びます。郵便の書留、配達証明、宅配業者の追跡サービスなどが適しています。封筒に「親展」と明記すると個人情報の扱いが丁寧になります。
梱包のコツ
複数の物品は壊れないように個別に梱包し、緩衝材（プチプチ）や仕切りを使います。角は補強し、濡れ対策にビニールで包みます。ノートPCや精密機器は電源を切り、付属品はまとめて袋に入れます。
添え状（送付状）の書き方
簡潔な送付状を同封します。記載項目は「退職日」「氏名」「連絡先」「返却物一覧」「発送日」です。受領確認や受領書の返送をお願いする一文を入れると親切です。例:「受領の際はご一報いただけますと幸いです。」
記録と保管
送り状番号、発送控え、送付状のコピー、梱包時の写真は必ず保管します。問題が生じた時の証拠になります。
その他の注意点
高価な物は保険を付ける、送料負担は事前に確認する、宛先や担当者名を正確に書くことを忘れないでください。発送前に会社へ一報しておくと誤配送を防げます。
トラブルを避けるための重要なポイント
返却は必ず行う
関係が悪化していても、貸与品や書類は必ず返却してください。返却しないと後で会社から請求やトラブルになることがあります。感情で行動せず、手続きを優先することが大切です。
証拠を残す
返却前に写真を撮り、返却日時と相手を明確に記録します。対面で渡す場合は受領印や受領書をもらい、郵送する場合は配達記録や追跡番号を保存してください。
連絡は書面で残す
口頭だけでなくメールや書面でやり取りを行います。連絡がつかない場合は内容証明郵便を利用すると記録が残ります。
弁護士や退職代行を使う場合の注意
依頼範囲と費用を確認し、返却方法について明確な指示を出してもらいます。委任状や受領確認の手続きも依頼先と相談してください。本人確認や個人情報の扱いに注意が必要です。
個人情報と端末の処理
業務用端末は会社の指示に従って初期化や個人データの削除を行います。パスワードやアカウントの連絡も忘れずに行ってください。
規則と期限を確認する
就業規則や退職合意書で返却物の扱いや期限が定められていることがあります。事前に確認して期限内に対応しましょう。
退職手続き全体における返却物の位置づけ
はじめに
退職時の返却物は、会社に貸与された物品や重要書類を元に戻す手続きです。退職手続きの一部として扱われ、適切な返却は最後まで責任を果たすことにつながります。
返却の目的
返却の主な目的は、社内資産の保全と業務の引き継ぎ、機密情報の保護です。例えばノートパソコンや社員証、鍵を返すことで次の担当者が速やかに業務を始められますし、個人情報や業務データの流出を防げます。
流れと期限の目安
通常は退職届の受理後に返却リストを確認し、退職日までに引き渡します。対面で渡す場合は受領印や受領書をもらい、郵送する場合は配達記録を残すと安心です。
職場への影響
返却が遅れると、最終給与の精算や雇用証明の発行が遅れることがあります。また業務引き継ぎが滞ると、同僚や後任に負担がかかります。
実務的な注意点
個人データの消去やバックアップの有無を確認してください。私物と会社物を分け、返却記録を必ず残しましょう。残置物がないか最終チェックリストで確認すると安心です。
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