退職手続きの全体像と注意点を詳しくわかりやすく解説

2025 10/30

はじめに

本資料の目的

本資料は「退職手続き」に関する基本と実務の流れを、分かりやすく整理した入門ガイドです。退職を考え始めた方から、実際の手続き中・退職後の対応まで、段階ごとのポイントを丁寧に解説します。

対象となる読者

退職を検討している社員
退職手続きを任された人事担当者
家族や支援者として手続きを手伝う方

具体例を交えて、必要書類、会社と従業員それぞれの役割、よくあるトラブルと予防策を網羅します。難しい専門用語は避け、実務で使える知識を中心にまとめています。

本資料の使い方

各章を順に読むと、退職の準備から完了までの全体像が把握できます。急いで確認したい方は、目次から関心のある章だけを開いてください。円満に退職するための心構えや、トラブルを防ぐ実践的なコツも紹介します。

退職手続きの全体像と流れ

全体像

退職手続きは大きく分けて、事前準備、会社への意思表示・書類提出、業務の引継ぎ、最終出勤、そして退職後の公的手続きに分かれます。順序を理解すると慌てずに進められます。

主な流れ（一般的な例）

退職の意思表示（上司に口頭で相談）
退職願・退職届の提出（会社の指定に従う）
退職日調整（有給消化やプロジェクト状況を確認）
業務引継ぎ・挨拶（引継書やマニュアルを作成）
貸与物の返却・書類受領（源泉徴収票など）
最終出勤日
退職後の各種手続き（健康保険、年金、失業給付など）

目安となる時期

退職意思は1～3か月前が一般的です。急な事情なら就業規則を確認してください。

注意点と実務のコツ

書類は会社のフォーマットを確認する。具体例：退職届の提出先や日付の書き方。
有給は事前に申請して消化計画を立てる。引継ぎは箇条書きで短くまとめると伝わりやすいです。

退職の意思表示と書類提出

概要

退職の意思表示は会社の就業規則をまず確認し、上司や人事へ早めに伝えることが大切です。目安は退職希望日の1〜3カ月前ですが、就業規則や雇用契約で別途定めがある場合はそれに従ってください。

伝え方のポイント

直属の上司に口頭でまず伝え、その後人事にも連絡します。
伝える際は希望日と理由（簡潔で構いません）を伝えます。例：育児のため、転職のためなど。
業務の引継ぎ期間を考え、周囲に迷惑がかからないよう配慮します。

退職願と退職届の違い

退職願：退職の意思を伝える申し入れ文書。承認を得るために提出します。
退職届：退職が確定した後に提出する正式な届出。会社に受理されると効力を持ちます。

書き方と提出方法（例）

退職願（例）：「私事都合により、令和○年○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」
退職届（例）：「一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。」
提出方法：手渡しが基本です。遠方や事情がある場合は内容証明郵便も検討します。

注意点

就業規則、雇用契約の退職ルールを守ること。
引継ぎや業務整理の計画を早めに立てること。

退職前の業務・引継ぎと最終出勤日

引継ぎ書類の作り方

引継ぎ書は退職を円滑にする最重要書類です。日常業務、定期作業、使用するシステム、ファイルの場所、重要な取引先や連絡先、頻発するトラブルと対処法を具体例で書きます（例：月次報告書の作成手順、締切日、テンプレートの保存場所）。画面キャプチャや簡単な操作動画を添えると分かりやすくなります。

引継ぎの進め方とスケジュール

後任者やチームと早めにスケジュールを決め、段階的に引継ぎを行います。最初は全体説明、その後に実作業を一緒に行い、最後にQ&Aを設けます。重要業務は複数回一緒に実施して慣れてもらうと安心です。

取引先・関係部署への挨拶

関係先には退職日と後任者（未定なら引継ぎ窓口）を伝えます。メールの文例を用意して、要点（退職日、引継ぎ先、感謝の意）を短くまとめて送ります。会って挨拶する場合は簡潔に感謝を伝え、今後の連絡方法を明示してください。

有給休暇の扱い

有給は退職日までに消化するのが一般的です。消化が難しい場合は会社の就業規則で買い取りが可能か確認します。早めに上司・人事と相談し、申請方法と日程を固めてください。

貸与物の返却とデータ整理

健康保険証、社員証、制服、PC、社用携帯は原則として退職日までに返却します。PCや携帯は個人データをバックアップ・削除し、業務データは所定の場所へ移してください。返却リストを作り、受領印をもらえば安心です。

最終出勤日の過ごし方

最終日は業務の最終確認、引継ぎ書の最終版共有、鍵や貸与物の返却、上司へのあいさつを済ませます。職場での挨拶は簡潔に、感謝の気持ちを伝えると好印象です。

チェックリスト（簡易）

引継ぎ書の作成・共有
後任者との引継ぎ実施
取引先・関係部署への連絡
有給の消化または処理確認
貸与物の返却と受領確認
個人データの整理・バックアップ
最終日の挨拶

丁寧な引継ぎは、職場との良好な関係を保ち、次の一歩を気持ちよく踏み出す助けになります。

会社側が行う主な退職手続き

退職届受理と退職日の確定

会社は退職届を受け取り、最終出勤日や有給消化の扱いを確定します。人事や上司から日程や引継ぎ方法を案内します。疑問があれば早めに確認してください。

社会保険・雇用保険の資格喪失手続き

会社は健康保険・厚生年金・雇用保険の資格喪失届を所管窓口へ提出します。保険証の返却や脱退日などを案内します。手続き時期は会社ごとに異なりますが、速やかに行われます。

離職票・源泉徴収票・雇用保険被保険者証の発送

雇用保険の給付申請に必要な離職票や、給与の年末調整に関わる源泉徴収票は会社が発行・郵送します。離職票は失業給付で必須ですので、住所変更がある場合は必ず連絡してください。

退職金・給与精算

最終給与、未消化の有給の精算、退職金の支払日は就業規則や規約に沿って処理されます。不明点や振込先の確認は人事や経理へ連絡しましょう。

退職証明書と在職証明

退職後に証明が必要な場合、退職証明書や在職証明を会社が発行します。請求すれば交付してもらえますので、転職先などから求められたら早めに申し出てください。

その他の対応（機器・備品・個人情報の整理）

会社は貸与物の回収、アクセス権の停止、個人情報の扱いを行います。パソコンや社員証など返却物は指示に従って扱ってください。

退職後に必要な主な手続き

雇用保険（失業保険）

離職票を受け取ったら、できるだけ早くハローワークへ行き、求職の申し込みと失業保険の受給手続きを行います。離職理由や勤続期間で給付日数が変わります。給付期間や待期日については窓口で確認しましょう。

健康保険の切替

会社の健康保険は資格喪失になります。選択肢は主に「任意継続被保険者」と「国民健康保険」です。任意継続は保険料負担が高くなる場合があります。市区町村窓口で国保加入手続きをするか、会社の総務へ任意継続の案内を確認してください。

年金の手続き

厚生年金から国民年金への切替や住所変更の届出を行います。年金事務所や市区町村役場で手続きできます。基礎年金番号や年金手帳が必要になるので事前に用意してください。

税金（住民税・所得税・確定申告）

退職後の住民税は普通徴収（自分での納付）になることが多いです。年の途中で退職し年末調整が終わっていない場合は確定申告が必要です。医療費控除や配偶者控除の変更も忘れずに。

財形貯蓄・社宅・貸与品

財形貯蓄や社内積立金の扱い、社宅や会社貸与品の返却手続きを確認します。退職金や未払いの給与、精算のスケジュールも確認しましょう。

その他の手続き

・健康保険証の返却や家族の資格変更
・会社支給のクレジットカードや携帯の解約
・銀行口座や年金振込口座の届出変更

優先順位は、離職票・健康保険・年金・税金の順で早めに行うと安心です。書類や期限を確認して手続きを進めてください。

退職時に受け取る・返却する主な書類一覧

受け取る主な書類

離職票：失業給付の申請に必要です。離職理由が正しく記載されているか確認してください。
源泉徴収票：前年分の所得税の証明です。転職先や確定申告で使います。
雇用保険被保険者証：雇用保険の履歴に必要です。紛失している場合は再発行手続きが必要です。
年金手帳（または基礎年金番号通知）：年金記録の確認に使います。持参を求められる場合があります。
退職証明書：退職年月日や在籍期間の証明です。希望すれば発行してもらえます。
退職金明細（該当者のみ）：計算方法や支給日を確認してください。

返却する主な物・書類

健康保険証：退職日までに返却します。返却後は国民健康保険や任意継続の手続きを行います。
社員証・IDカード・入館カード：アクセス権は即時解除されることが多いです。
制服・作業着・名札：汚れや破損を報告し、指示に従って返却します。
備品や貸与物（パソコン、携帯、鍵、資料など）：データのバックアップと個人情報の消去を行い、返却記録を残してください。

受け取り時の確認ポイント

日付や氏名、金額などに誤りがないか確認します。
受領印や受取証を必ずもらい、コピーを保管します。
不明点はその場で人事に質問し、記録を残します。

紛失・未交付の場合の対応

会社に再発行を依頼します。必要な場合は書面で請求してください。
重要書類は速やかに手続きを進め、転職先や市区町村窓口にも相談します。

注意点・よくあるトラブル

就業規則の確認不足による手続きミス

就業規則に退職時の提出書類や手続き期限が書かれている場合があります。例えば「退職届は1か月前までに提出」とあるのに守らなければトラブルになります。事前に確認し、分からない点は人事に書面で確認してください。

有給休暇の消化・買取を巡るトラブル

有給の残日数を巡る誤解が多いです。会社は買取を義務化していませんが、就業規則で定めることがあります。退職前に残日数を自分の記録と照らし合わせ、口頭だけでなくメールで調整内容を残しましょう。

引継ぎ不足による業務トラブル

引継ぎが不十分だと、残された人の負担が増えます。業務マニュアル、連絡先、重要なパスワード（手渡しで安全に）を整理し、引継ぎ完了の確認をメールで取ると安心です。

書類の受け取り・返却忘れ

退職時に会社から受け取る書類（源泉徴収票、雇用保険関係の書類など）と返却する物（社員証、備品）をリストにして当日チェックしましょう。返却には受領印や写真で証拠を残すと後から安心です。

退職理由の扱い（失業給付への影響）

自己都合退職と会社都合退職で失業給付の給付開始や給付日数が変わります。離職票の記載内容が重要です。内容に疑問があればハローワークに確認し、必要なら会社と話し合ってください。

トラブルが起きたときの対処法

まずは記録を残す（メール、メモ、日時）。社内で解決しない場合は労働基準監督署や労働相談窓口に相談するとよいです。第三者の助言を早めに得ることで状況が整理しやすくなります。

退職後の生活設計・転職活動との関係

退職直後の優先事項

退職後すぐに手続きを確認します。雇用保険の受給や健康保険の切替、離職票や源泉徴収票の保管を優先してください。書類がそろうと手続きがスムーズです。

転職先が手続きを代行する場合

転職先が社会保険や年金の加入手続きを代行することがあります。入社日が決まっていると、会社を通じて切替が進みますので、入社日と必要書類を早めに確認しましょう。

空白期間（ブランク）がある場合の注意点

ブランクがある場合は自ら手続きを行います。収入が途切れるので資金計画が大切です。生活費の目安を立て、失業手当や貯蓄の取り崩し時期を決めてください。また、履歴書や職務経歴書ではブランクの理由を前向きに説明する準備をします。

独立・フリーランスになる場合

開業届や国民健康保険・国民年金への切替、青色申告の届け出などを行います。収入の変動に備えて準備資金を確保し、見込み収支を作成してください。仕事の受注ルートや税金・経費の管理も早めに整えます。

スケジュール管理のコツ

手続きと転職活動をカレンダーで管理します。重要な締切日や面接日、必要書類の期限を色分けすると分かりやすいです。優先順位を決め、毎週のタスクを小分けにして進めてください。

資金計画と心構え

生活費は余裕を持って見積もり、緊急時の資金を残します。精神面では新しい環境に慣れる時間を見込んでください。計画的に動くことで安心して次の一歩を踏み出せます。

まとめ

退職手続きの要点は「段取り」「書類」「公的手続き」の3つに集約できます。事前に就業規則を確認し、退職日までのスケジュールを立てることでトラブルを防げます。

段取り（準備）
退職の意思表示は早めに、上司と人事に連絡します。引継ぎ表や業務マニュアルを作成し、終了予定日を明示してください。
書類（会社関連）
退職届、雇用保険関係書類、源泉徴収票などを確認します。会社に提出した書類は受領印や控えを必ず取っておきます。
公的手続き（退職後）
ハローワークで求職手続き、健康保険や年金の切替を行います。失業給付の受給を考える場合は、離職票を早めに受け取りましょう。

実務的なコツ：引継ぎは箇条書きで渡し、重要なメールや承認は記録に残してください。相談先は人事、ハローワーク、社労士などです。

今後は、具体的な書類サンプルや伝え方の例文、Q&Aや体験談を加えるとさらに役立ちます。円満な退職に向けて、計画的に進めてください。