はじめに
本章では、本調査の目的と読み進め方をわかりやすく説明します。退職願や退職届を書く際、宛名と提出先に迷う方は少なくありません。本書は、宛名を誰にするか（社長・院長が原則である点）や、実際に誰に提出すべきか（通常は直属の上司）などの基本ルールを丁寧に整理しています。
対象は、退職を決めた方、これから書類を準備する方、人事の対応に関心のある方です。具体例やケース別の注意点（郵送時の宛名、医療機関での特殊ケース、提出方法や提出時期に関する会社規定の確認）を盛り込み、実務で使える実践的なアドバイスを提供します。
ポイントは、会社規定をまず確認すること、提出前に直属の上司や人事に一言相談すること、書類の控えを必ず残すことです。以降の章で具体的な書き方やマナーを順に解説しますので、落ち着いて読み進めてください。
退職願における宛名と提出先の基本ルール
宛名と提出先の違い
退職願（退職届）を作るときは、書類の宛名と実際に手渡す相手を区別します。宛名は会社の代表者であることが基本です。一方、提出先は日常の業務でやり取りする直属の上司が原則です。
宛名（書類に記載する相手）
・会社の代表者（社長、院長、法人代表など）を宛名にします。
・書き方の例：
株式会社〇〇 代表取締役社長 山田太郎 様
・代表者が不明な場合は総務や人事に確認してください。
提出先（実際に手渡す相手）
・直属の上司に直接渡します。直属の上司が不在や異動で対応できない場合は、人事・総務に提出するのが一般的です。
・例：『課長の佐藤へ直接手渡し』や『人事部に郵送』など。
よくある注意点
・宛名と提出先を混同すると手続きが遅れることがあります。書類は代表者宛で作成し、提出は社内のルールや上司に従って行ってください。
・小規模事業所では、実務を担当する代表者に直接渡すこともあります。事前に確認すると安心です。
宛名は社長・院長が原則
退職願・退職届の宛名は、原則として会社や医療機関の最高責任者に宛てます。企業では「代表取締役社長」や「代表取締役」を役職名まで明記し、フルネームで書くのが一般的です。例として「代表取締役社長 田中 太郎 様」と記載します。医療機関では「院長」や「理事長」を宛名にし、「院長 鈴木 一郎 様」などとします。
宛名の配置は自分の名前より上にするのがマナーです。書面の上部中央か左上に宛名を置き、右下に自分の氏名と押印を配置します。こうすることで受理側に敬意を示します。
記載のポイントを簡潔にまとめます。
– 役職名を省略せずに書く（代表取締役社長、院長など）。
– フルネームを明記する。姓と名の間にスペースや一字空けを入れると読みやすくなります。例：「田中 太郎 様」。
– 敬称は「様」を用いるのが無難です。社内で別の慣習があればそれに合わせます。
まれに中小企業や親会社・子会社などで宛名の扱いが異なる場合があります。直属の上司に提出する職場でも、書面自体の宛名は社長宛にするのが礼儀と考えてください。提出方法については、第4章以降で具体的に説明します。
提出先は直属の上司が原則
概要
実際に退職願を手渡す相手は、原則として直属の上司です。企業では課長や工場長など、人事に関与する立場の上司に提出します。医療機関では師長（看護師長）が窓口になります。
理由
- 組織の指揮系統に沿うため、手続きが速やかになります。
- 上司が業務調整や後任手配を行いやすくなります。
- 会社の正式なルートを通すことでトラブルを避けられます。
具体的な手順
- まず口頭で直属の上司に退職の意思を伝えます。短いやり取りでも礼を尽くします。
- 上司に事情を説明した上で、退職願を手渡します。手渡しが難しければ封書で郵送します。
- 上司が受け取り後、必要に応じて人事や更に上の役職へ報告します。
例外と対応
小規模企業や特殊な職場では、経営者へ直接出す場合があります。直属の上司が不在・連絡が付かない場合は、人事部や該当部署の代表へ相談してください。
チェックポイント
- 会社の就業規則に提出先が明記されているか確認する
- 事前に口頭で伝えることを忘れない
- 書面を手渡す際は一礼し、控えの有無を確認する
郵送先の宛名の決め方
基本の考え方
退職願・退職届を郵送する際は、受け取る側が確実に担当部署へ届くように宛名を決めます。一般的には直属の上司か人事部宛にします。会社の内規や慣例を確認できれば、それに従ってください。
宛名が分からない場合の書き方
宛名が不明なときは「人事部御中」とします。部署名が分からない場合は会社名だけでも差し支えありません。封筒の左下に「親展」と記載して、重要書類であることを示しましょう。
封筒への記載例
- 会社名：〒123-4567 東京都○○区○○町1-1-1
- 宛名：株式会社〇〇〇〇 人事部 御中（または部長 山田太郎様）
- 封の上に朱書きで「退職届在中」と書くと受理忘れを防げます。ただし、内容証明郵便を利用する場合は不要です。
その他の注意点
差出人の住所・氏名・連絡先は必ず明記してください。到着後の行き違いを避けるため、郵便追跡のできる方法を選ぶと安心です。
医療機関での特殊なケース
概要
医療機関では、宛名と提出先の扱いが一般企業と少し異なります。基本は宛名が院長または理事長、提出先が師長（直属の上司）です。
基本ルール
・病棟や診療科に師長がいる職場は、退職願は師長に提出します。宛名は院長名で書くのが一般的です。
よくある例
・病院の看護師：提出先＝師長、宛名＝院長
・クリニック（直属上司がいない場合）：提出先＝院長、宛名＝院長
・事務長が人事を担当する場合：提出は事務長に行うことがあります。このとき宛名は院長のままにするケースが多いです。
非常勤・派遣職の場合
非常勤や派遣でも基本ルールは同じですが、契約元の窓口や派遣会社への連絡が必要です。
事前確認のポイント
誰に出すか迷ったら、まず師長か事務へ口頭で確認してください。メールや就業規則で提出先が明記されていれば、その指示に従いましょう。
実務上の注意
宛名と提出先が異なる場合は、書面に「提出先（師長）へ提出するが、宛先は院長殿」と一言添えると親切です。郵送する場合は、封筒の宛名と同じ扱いで問題ありません。
提出方法と事前確認の重要性
提出前に上司へ相談する理由
退職の意思は重要な個人決定です。まずは直属の上司に口頭で伝え、正式な提出方法やタイミングを確認してください。事前に話すことで会社側の業務調整や引き継ぎ計画が立てやすくなります。
直接手渡しが基本
マナーとしては直接手渡しが望ましいです。対面で渡すと意思の確認が確実になり、誤解を避けられます。休憩時間や業務終了後など、相手の都合を尋ねて渡しましょう。
郵送・メール・LINEでの提出について
法律上は郵送やメール、LINEでも有効です。ただし無言で一方的に送るとトラブルの原因になります。送る場合は事前に「いつ送ってよいですか」と確認を取り、送付後に受領の確認をもらいましょう。
事前確認でチェックすべき項目
- 提出先（誰宛か）
- 提出日と受領方法（直接・郵送・メールなど）
- 引き継ぎの期限と内容
- 退職日や有給の扱い
これらを確認しておくと後の行き違いを防げます。
実例と簡単な手順
- 上司に面談を依頼する（5分程度で要点を伝える）
- 提出方法と日程を決める
- 書面を用意して渡す・送る
- 受領の連絡を待ち、記録を残す（メールの送信履歴や郵送の控え）
事前に話し合い、相手の了承を得ることで円滑に退職手続きを進められます。
郵送時の具体的なマナーと注意点
はじめに
郵送で退職届や退職願を送るときは、郵便局の窓口から出すことをおすすめします。ポスト投函だと料金不足や配達トラブルで戻ることがあるためです。
郵便の種類と記録の残し方
- 簡易書留：配達の記録と受領印が残ります。通常の送付で十分な場合に向きます。
- 内容証明郵便：文書の内容と送達日を証明します。会社側と争う可能性がある場合に有効です。配達証明を付けると受領日時の記録も得られます。
- 特定記録：配達の記録を残せますが受領印は付きません。
封筒の書き方と同封物
宛名は正確に、代表者名や人事担当名を確認して書いてください。封筒表に「退職届 在中」と明示すると扱いが分かりやすくなります。表に個人情報を詳しく書きすぎないようにし、返送用の住所氏名は裏面か別紙に記載します。本書の原本と、自分用の控え（コピー）を同封してください。
手続きと保管
郵便局の窓口で差し出し、受領証や追跡番号を必ず受け取り保管します。会社の対応に不安がある場合は内容証明＋配達証明で送ると証拠性が高まります。到着日を考え、余裕を持って送付してください。
その他の注意点
宅配便でも受領印が得られますが、まずは郵便窓口を優先してください。宛先住所や担当者名は事前に確認し、誤送を防ぎましょう。
宛名記載時の敬称と書き方のポイント
敬称の基本
退職願などの文書では、敬称に「殿」を使うのが一般的です。「様」よりも文書上の堅い表現になり、手続き上の誤解を避けやすいです。部署宛てなら「御中」を使います。
氏名・役職の書き方
会社名や病院名を先に書き、その下に役職とフルネームを正確に記載します。例：
– 代表取締役社長 山田 太郎 殿
– 〇〇医院 院長 佐藤 花子 殿
役職は提出時点の正式な表記を用いてください。
誤記を防ぐポイント
公式文書や就業規則、名刺で表記を確認します。漢字の間違いや旧姓・略称は手続き遅延の原因になります。必ず二重チェックしましょう。
封筒と本文での注意
封筒は宛名を中央に大きく、上に会社名、下に役職・氏名の順で書くと分かりやすいです。本文の冒頭でも宛名を同様に記載します。
特別なケース
代理提出や派遣先など、宛名が不明な場合は人事に事前確認を取ると安心です。就業規則で指定があればその書式に従ってください。
チェックリスト
- 役職と氏名は公式表記か
- 漢字やスペースに誤りはないか
- 部署宛か個人宛か適切か
提出前に必ず確認してください。
退職手続き全体の流れにおける宛名の位置づけ
流れの概観
退職手続きは大きく分けて「意思表明（口頭）」「退職願の提出」「上司との調整・承認」「退職届の提出」という流れになります。宛名は書類の正式性を示す重要な要素であり、段階ごとに書き方や提出先が変わります。
宛名が果たす役割
宛名は誰に正式に意思を伝えるかを明確にします。社内の意思決定者（社長・院長など）へ向けた文書であることを示すため、書類の効力や記録性に関わります。口頭では上司に相談し、書面では正式な宛名を使うのが基本です。
実務上の位置づけ（例）
- 意思固め：退職希望日を決める。\
- 上司へ口頭で相談：まず直属の上司に申し出る。ここでは宛名は問題にならない。\
- 退職願の提出：退職希望日を明記した書面を作成。宛名は社長や院長が原則でも、提出は上司へ行うことが多いです。\
- 承認後の退職届：承認を得たら、正式な退職届を宛名を明記して提出します（会社のフォーマットがあれば従う）。
注意点と実用アドバイス
- 会社の就業規則や独自フォーマットを事前に確認してください。\
- 書類は日付・署名を忘れず、控えを一部保管します。\
- 郵送で提出する場合は、封筒の宛名・差出人も正確に書き、配達記録を残すことをおすすめします。
この章では、宛名が単なる形式ではなく、退職手続き全体の正確な流れと記録性を支える重要な要素であることを理解していただければと思います。
提出時期と会社規定の確認
提出期限と就業規則の確認
退職願・退職届は、まず就業規則や雇用契約書で定められた提出先と期日を確認してください。会社によって「退職希望日の1カ月前まで」や「月末締めで翌月末退職」など違いがあります。労使協定や雇用条件に従うことが優先です。
一般的な目安
多くの場合は1～2カ月前に直属の上司に口頭で申し出て、後で書面を提出します。病気や家庭の事情など緊急時は例外対応があるため、速やかに上司や人事に相談してください。
提出の流れ（例）
- 就業規則で期日と提出先を確認
- まず直属の上司へ口頭で意思を伝える（面談の場を設定）
- 指示に従い、所定の書式で文書を作成して提出
- 人事と最終的な退職日や手続きを確認
注意点と実務チェックリスト
- 提出先（社長・院長・人事など）と提出方法（手渡し・郵送）を確認
- 指定の書式や署名の有無を確認
- 提出後は受領印やメールの確認を取り、写しを保管
- 有給消化・給与精算・社会保険手続きの時期を確認
- 引継ぎや備品返却の日程を早めに決める
事前に会社規定を確認し、上司や人事と話し合うことでトラブルを避けられます。落ち着いて段取りを整えてください。
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