はじめに
この章では、本記事の目的と読み方をやさしく説明します。源泉徴収票は、給与や報酬から税金がどのように差し引かれたかを示す大切な書類です。会社側と従業員側で保存義務が異なり、保存期間を誤ると税務手続きや各種控除で不都合が生じることがあります。本記事は、法的な扱いと実務での注意点をわかりやすくまとめています。
対象読者
– 会社の人事・経理担当者
– 給与所得者や年末調整を受ける従業員
– 確定申告や住宅ローン控除を検討している方
本記事でわかること
– 源泉徴収票の基本的な意味と役割
– 会社と従業員それぞれの保存期間と理由
– 確定申告や各種手続きでの取り扱い
– 関連書類の保存期間や紛失時の対応方法
章立て（全7章）
第1章 はじめに
第2章 源泉徴収票とは何か
第3章 源泉徴収票の保存期間 ― 会社と従業員で異なる取り扱い
第4章 確定申告や各種手続きでの源泉徴収票の保存期間
第5章 源泉徴収票と混同しやすい書類の保存期間
第6章 保存期間を過ぎた源泉徴収票の取り扱いと注意点
第7章 まとめ ― 源泉徴収票保存の実務的アドバイス
この記事は専門用語をできるだけ減らし、具体例を交えて実務に役立つ内容を目指します。ご自身の状況に照らして読み進めてください。
源泉徴収票とは何か
定義
源泉徴収票は、1月1日から12月31日までの給与や賞与、社会保険料や生命保険料控除などの控除額、源泉所得税の金額などを会社が記載し、年末調整完了後に従業員へ交付する書類です。税金や手続きの証明書として使います。
誰が発行し、誰が受け取るか
会社（給与を支払う事業者）が作成して従業員に交付します。アルバイトやパート、正社員など雇用形態に関係なく、給与を受け取った人が対象です。
主な記載項目（具体例で説明）
- 支払金額：年間の給与総額
- 所得控除：社会保険料、配偶者控除など
- 源泉徴収税額：年内に天引きされた所得税
なぜ重要か
確定申告や住宅ローンの手続き、転職先での年末調整などに必要です。紛失すると再発行が必要になりますので、大切に保管してください。
源泉徴収票の保存期間 ― 会社と従業員で異なる取り扱い
概要
会社側と従業員側で保存の考え方が違います。ここではそれぞれの義務と実務上の目安を分かりやすく説明します。
会社（企業）の取り扱い
源泉徴収票そのものは、従業員や税務署に原本を渡すため、会社に残ることが少なく、源泉徴収票自体に保管義務はありません。しかし、源泉徴収票を作るための「源泉徴収簿」（給与や税額を記録した台帳）は税法で7年間の保存が義務付けられています。保存期間は、年末調整が終わった翌年の1月10日から数えます。例えば年末調整が終わった翌年の1月10日が基準になりますので、該当年から7年間は保存してください。
従業員（個人）の取り扱い
法律上の保存義務はありませんが、住宅ローン控除や確定申告、失業手当の手続きなどで求められることが多いため、5年程度の保管をおすすめします。特に年末調整や確定申告に関わる年は長めに残しておくと安心です。
実務的なポイント
- 紙で受け取ったらスキャンして電子保存（読みやすさを保持）
- 会社に再発行を依頼できる場合もあるので、紛失時は早めに連絡する
- 重要な年は別フォルダで管理し、最低でも5年は保存する
必要に応じて、会社の総務や税理士に確認してください。
確定申告や各種手続きでの源泉徴収票の保存期間
保存期間の基本（確定申告の場合）
確定申告を行う場合、源泉徴収票は申告関係書類として5年間保存する必要があります。税務署が過去の申告内容を確認することがあり、その場合に提示を求められます。具体的には、申告をした年の翌年から起算して5年間です。
住宅ローン控除や各種公的手続きでの取り扱い
住宅ローン控除の初回申請や年末調整の再計算、各種補助金や所得証明を求められる場面で、源泉徴収票の提示を求められることがあります。提出が必要な期間は制度によって異なりますが、過去5年分を保管しておくと手続きがスムーズです。例：住宅ローン控除の初回申請で、過去の給与が確認される場合など。
電子データでの保存と実務的な注意点
紙でも電子でも保存できます。スキャンしてPDFで保管する場合は、日付や金額がはっきり読める解像度で保存してください。ファイル名は「年_会社名_源泉徴収票」などにしておくと取り出しやすくなります。クラウドや外付けHDDにバックアップを取ると安心です。
保存期間を過ぎた場合の簡単な指針
5年を過ぎた源泉徴収票でも、税務署から問い合わせが来たら説明できる資料は残しておくと良いです。申告や控除の手続き中に税務署から追加資料を求められた場合は、速やかに問い合わせ先に連絡し、代替書類（給与明細や銀行振込の記録など）で対応する方法を確認してください。
源泉徴収票と混同しやすい書類の保存期間
以下は、源泉徴収票と混同しやすい主な書類と、それぞれの保存期間を分かりやすくまとめた説明です。
源泉徴収簿（会社が作成する帳簿）
保存期間：7年
会社が従業員ごとの支払額や源泉徴収額を記録する帳簿です。税務調査や年末調整の根拠書類になります。例：月ごとの給与支払額や源泉徴収の内訳を記載。
賃金台帳（労働基準法に基づく）
保存期間：原則5年
労働基準法で作成・保存が義務づけられる給与関係の帳簿です。給与額や支払日、控除の記録などを含みます。ただし、賃金台帳が源泉徴収簿の役割も兼ねており税務上の根拠となる場合は、7年保存が求められます。
給与明細・支払調書など
給与明細：法定の保存期間は明確ではありませんが、従業員自身は保管を推奨します。
支払調書（報酬・料金等）：税務上の証憑として7年程度の保存が目安です。
実務上の注意点
保存期間が重なる場合は、長い方に合わせて保存してください。したがって、賃金台帳が税務資料として使われるなら7年保存が安全です。電子保存する場合は適切なバックアップと検索可能な状態を保ち、廃棄前に税務や労務の担当者と確認してください。
保存期間を過ぎた源泉徴収票の取り扱いと注意点
会社が行うべきこと
会社は法定の保存期間が過ぎた源泉徴収票を適切に廃棄します。機密性の高い書類ですから、シュレッダーや溶解処理など復元できない方法で処理してください。廃棄前に保存期間を確認し、社内規程に沿って記録を残すと安心です。
従業員の目安と対応
個人での保存は、基本的に5年程度を目安にしておくとよいです。住宅ローンや確定申告などで過去の証明が必要になる場合があるため、重要な年は長めに保管してください。手元で保管しておくコピー（紙やPDF）を用意すると安心です。
紛失した場合の手順
源泉徴収票を紛失したら、まず勤務先に再発行を依頼してください。会社には必ずしも再発行義務がないため、早めに連絡することが大切です。再発行が難しい場合は、支払明細や給与台帳など代替資料で用を足せることがありますので、会社に相談してください。
廃棄・個人情報の注意点
氏名やマイナンバー等の個人情報が含まれます。廃棄時は第三者に情報が渡らないよう慎重に処理してください。電子データで保管する場合も、パスワード管理やバックアップを行い、不要になったら完全に消去してください。
実務的なアドバイス
重要な年の源泉徴収票はスキャンしてPDFで保存し、紙は短期間残すと便利です。退職や転職の際は早めにコピーを受け取るよう伝えましょう。再発行を頼む際は、いつの分が必要かを明確に伝えると手続きがスムーズになります。
まとめ ― 源泉徴収票保存の実務的アドバイス
以下に、実務で役立つ簡潔なアドバイスをまとめます。
会社側のポイント
- 保管対象：源泉徴収票そのものより、源泉徴収簿や給与台帳など関連帳簿を7年間保管します（税務調査のため重要です）。
- 保存方法：紙での保管に加え、スキャンして電子データ化すると紛失リスクを減らせます。バックアップは複数に分け、アクセス制限を設けてください。
従業員側のポイント
- 保管期間の目安：法的義務は厳密にはありませんが、トラブル防止や確定申告、ローン申請などを考え、少なくとも5年間は保管することを勧めます。
- 実用例：給与明細や年末調整の控えと一緒に保管すると手続きがスムーズです。
保存方法の実務的なコツ
- スキャン時は日付や会社名が読み取れる解像度で保存し、ファイル名に年度と会社名を入れると探しやすくなります。
- 電子ファイルはクラウド＋外付けHDDなど二重で保管し、暗号化やパスワード管理を行ってください。
- 不要になった紙はシュレッダーで破棄し、電子データも完全消去を行います。
紛失した場合の対応
- まず勤務先の総務・給与担当に速やかに依頼してください。多くの場合、再発行や源泉徴収簿の写しを得られます。
- 会社が対応できない場合は、税務署や税理士に相談すると次の手順が分かります。
日常の管理を少し工夫するだけで、トラブルの多くを防げます。大切な書類は見つけやすく、かつ安全に保管してください。
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