はじめに
結論から言うと、源泉徴収票の印刷は「会社が発行するのか」「従業員が自分で出すのか」「国税庁の様式を使うのか」を最初に切り分ければ、迷わず正しく進められます。印刷でつまずく原因の多くは手順そのものではなく、前提の取り違えや印刷設定の確認不足にあります。
源泉徴収票は、勤務先から紙でもらうケースもあれば、PDFで受け取って自分で印刷するケースもあり、事業者側はシステムから一括出力する場合もあります。さらに、国税庁の様式を直接印刷して作成する場面もあり、立場や目的によって正しい進め方が異なります。この違いを整理しないまま進むと、印刷できない、レイアウトが崩れる、不要な情報を出してしまうといったトラブルにつながりやすくなります。
この記事では、源泉徴収票を印刷したい人が最初に確認すべき点から、よくある失敗を避けるための考え方まで、実際の流れに沿って整理していきます。
源泉徴収票の「印刷」で最初に迷うポイントはここ
源泉徴収票の印刷で迷いが生じるのは、印刷方法の違いではなく、立場と目的を最初に整理していないことが原因です。誰が、どの書類を、どの形で必要としているかが決まれば、取るべき手順は自然に一つに定まります。
自分が印刷したいのはどれ？
会社が従業員に渡すために印刷する源泉徴収票と、従業員が自分用に印刷する源泉徴収票は、前提も進め方も異なります。会社側は給与システムや会計ソフトから正式な帳票を出力し、従業員側は受け取ったPDFや社内システムの画面から印刷する形になります。この違いを意識せずに進めると、必要な操作が見つからず、印刷できないと感じてしまいがちです。
会社が印刷するのか、従業員が印刷するのか
会社が印刷する場合は、複数人分をまとめて出力するか、特定の従業員分だけを個別に出すかで操作が変わります。一方、従業員が印刷する場合は、閲覧権限のある画面や配布されたPDFをそのまま使うのが基本です。どちらの立場なのかを先に決めておくことで、無駄な確認や遠回りを避けられます。
国税庁の様式を印刷するケースはどんなとき？
勤務先から源泉徴収票が発行されない、または様式そのものを確認・作成したい場合には、国税庁が公開している様式を印刷して使うことになります。この場合は、システム出力とは異なり、用紙サイズや配置、記入欄の扱いに独自の注意点があります。ここを理解せずに印刷すると、レイアウトのズレや記載ミスにつながりやすくなります。
会社が源泉徴収票を印刷する場合の基本的な流れ
会社が源泉徴収票を印刷する場合、前提になるのは「給与支払者として正式な帳票を発行する」という立場です。そのため、個人が手元で印刷する場合と違い、出力方法や管理の仕方が最初から決まっています。
まとめて印刷する場合はどう進める？
年末調整が完了している状態であれば、給与計算ソフトや会計システムから複数人分を一括でPDF出力し、そのPDFを印刷する流れになります。一人ずつ画面表示して印刷する必要はなく、まとめて出力した方が記載漏れや年度違いのリスクも抑えられます。印刷前に必ず対象年度が正しいかを確認し、確定後のデータを使うことが重要です。
特定の従業員だけ印刷したいときは？
途中入社や再発行などで特定の従業員分だけが必要な場合は、従業員ごとの源泉徴収票を個別に表示して印刷します。この場合でも、年末調整が反映された最終データであることが前提になります。仮計算の状態で印刷すると、金額が異なる源泉徴収票を渡してしまう可能性があります。
従業員本人に印刷させる形でも問題ない？
社内システムや従業員向けポータルが整っている場合、源泉徴収票をPDFで公開し、従業員自身に印刷してもらう運用も一般的です。この方法でも法的な問題はなく、紙の配布を省ける点がメリットです。ただし、閲覧できるのが本人のみであること、確定後のデータだけを公開していることは必ず守る必要があります。
従業員が自分の源泉徴収票を印刷する場合に確認すべきこと
従業員が源泉徴収票を印刷する場面では、「その書類が正式なものか」「そのまま提出に使えるか」を先に確認しておくことが重要です。見た目が同じでも、取得方法によって扱いが変わることがあります。
会社からもらったデータはそのまま印刷していい？
会社からPDFで配布された源泉徴収票は、そのまま印刷して問題ありません。内容が確定した後に配布されているものであれば、紙で受け取ったものと効力は同じです。印刷時に編集や再入力をする必要はなく、受け取ったデータを原寸で印刷するだけで足ります。
年度が違う源泉徴収票を出したいときは？
転職や確定申告の準備などで、過去年度の源泉徴収票が必要になることがあります。この場合は、会社のシステムにログインして対象年度を切り替えるか、過去に保存していたPDFを使って印刷します。画面に表示されている年度と、提出先が求めている年度が一致しているかは、必ず確認してから印刷する必要があります。
スマホとパソコン、どちらで印刷すべき？
源泉徴収票はA4サイズでの提出が前提になるため、パソコンからの印刷が適しています。スマホから直接印刷すると、縮小されたり余白がずれたりして、枠が欠けることがあります。PDFを一度パソコンに保存し、印刷設定を確認したうえで出力する方が、結果的に失敗が少なくなります。
国税庁の様式を使って印刷する場合の注意点
国税庁が公開している源泉徴収票の様式を使う場合は、印刷の仕方を誤ると、記入できない・配置が崩れるといった問題が起きやすくなります。様式どおりに使うための前提を押さえておくことが大切です。
ブラウザ上で開いたまま印刷しても大丈夫？
国税庁の様式は、ブラウザ上で直接開いたまま印刷すると、入力欄が正しく表示されなかったり、文字がずれたりすることがあります。必ず一度パソコンにPDFファイルとして保存し、その保存したファイルを開いてから印刷します。この手順を守るだけで、印刷トラブルの多くは避けられます。
A4に2つ並んで印刷されるのはなぜ？
国税庁の源泉徴収票は、A4用紙1枚に「税務署提出用」と「受給者交付用」が上下に並んで印刷される形式になっています。これは様式上の仕様であり、設定ミスではありません。印刷後に切り分けて使う前提のため、無理に片方だけを印刷しようとしない方が安全です。
切り離して使っても問題ない？
印刷後に上下を切り離して使っても問題ありません。税務署に提出する部分と、本人に渡す部分は用途が異なるため、切り分けて管理するのが一般的です。ただし、切り分ける前に用紙サイズや印字位置がずれていないかを確認し、必要な情報が欠けていないことを確かめてから使用します。
個人番号（マイナンバー）は印刷されても大丈夫？
源泉徴収票の印刷で特に不安になりやすいのが、個人番号の扱いです。ここを誤ると、やり直しや再発行が必要になるため、事前に整理しておくことが重要です。
従業員に渡す源泉徴収票に番号は必要？
従業員本人に渡す源泉徴収票には、個人番号を記載する必要はありません。むしろ、番号が印字されていない状態が正しい形です。国税庁の様式でも、受給者交付用には個人番号欄が設けられておらず、税務署提出用と明確に区別されています。そのため、従業員用として印刷する際は、番号が表示されていないことを確認してから渡します。
印刷後に気づいた場合はどう対応する？
誤って個人番号が印刷された源泉徴収票を作成してしまった場合は、その用紙は使用せず、廃棄して作り直します。番号部分を黒塗りしたり、修正テープで消したりしたものを渡すのは適切ではありません。再発行の手間はかかりますが、個人情報の管理を優先し、正しい形式で印刷し直すことが必要です。
印刷時によくあるトラブルと回避ポイント
源泉徴収票の印刷トラブルは、書類の内容ではなく印刷設定が原因で起きることがほとんどです。事前に設定を整えておくだけで、多くの失敗は防げます。
枠が切れる・文字がズレるのはなぜ？
用紙サイズと倍率が合っていないと、枠の一部が切れたり、文字の位置がずれたりします。源泉徴収票はA4サイズを前提に作られているため、用紙サイズは必ずA4を指定します。倍率は「実際のサイズ」や「100％」を選び、ページに合わせる設定は使わない方が安定します。
倍率や用紙サイズはどう設定すればいい？
印刷前に、プリンタ設定でA4が選ばれているかを確認し、拡大・縮小の自動調整が入っていない状態にします。PDFを開いたアプリ側の設定と、プリンタ側の設定が食い違っていると表示が崩れることがあるため、両方を確認することが重要です。
両面印刷になってしまった場合は？
源泉徴収票は片面印刷が前提です。両面印刷の設定が有効になっていると、裏面に不要な印字がされたり、提出時に不備と判断される可能性があります。印刷前に両面印刷がオフになっているかを必ず確認し、すでに両面で出力してしまった場合は、新しく片面で印刷し直します。
「印刷できない」ときにまず確認したいこと
源泉徴収票が印刷できないと感じる場合、故障やエラーではなく、操作の前後関係や環境が原因になっていることがほとんどです。順番に切り分けていくと、意外と簡単に解決します。
PDFが作成されない・開けない場合
システムからPDFを作成するタイプの場合、作成完了まで少し時間がかかることがあります。処理中のまま画面を閉じてしまうと、PDFが生成されていない状態になります。作成完了の表示が出ているか、ダウンロード一覧にファイルが追加されているかを確認します。また、ブラウザ上で直接開けない場合でも、一度パソコンに保存してから開くと正常に表示されることがあります。
印刷ボタンが表示されない場合
閲覧専用の画面では、印刷ボタンが表示されないことがあります。この場合は、PDFとして保存する操作を行い、保存したファイルを開いて印刷します。画面上に印刷アイコンが見当たらなくても、データ自体が取得できていれば印刷は可能です。
会社のパソコンでだけ印刷できない場合
会社のパソコンでは、セキュリティ設定やプリンタ制限により印刷ができないことがあります。このような場合は、PDFを保存して別のパソコンで印刷するか、管理担当者にプリンタ設定を確認してもらいます。データの不具合ではなく、環境の制限であるケースが多いため、操作を何度も繰り返す前に印刷環境を疑う方が早く解決できます。
まとめ
源泉徴収票の印刷で失敗しないために最も大切なのは、最初に立場と目的をはっきりさせることです。会社が発行するのか、従業員が自分で印刷するのか、国税庁の様式を使うのかが決まれば、取るべき手順は自然に一つに定まります。
印刷できない、レイアウトが崩れる、個人番号を誤って出してしまうといったトラブルは、ほとんどが前提の取り違えや印刷設定の確認不足によるものです。A4サイズ、倍率100％、片面印刷といった基本を守り、確定済みのデータを使うだけで、多くの問題は回避できます。
源泉徴収票は毎年必ず扱う書類だからこそ、迷わず正しく印刷できる流れを一度整理しておくことが、結果的に一番の近道になります。
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