在職証明書、退職証明書の違いと発行手続きを詳しく解説

はじめに

この章では本記事の目的と読み方を分かりやすく説明します。

目的

本記事は在職証明書と退職証明書の違い、用途、発行方法、法的義務を整理するために作りました。転職やローン申請、年金手続きなどでどちらが必要か迷う方に向けた、実務的な案内です。

対象読者

• 現在働いている方、退職を控えている方
• 人事・総務担当者
• 書類の提出先で内容を確認する方

本記事の構成と読み方

第2章以降で両証明書の特徴や法的な位置づけ、必要となる場面、発行手続き、よくある疑問を順に解説します。全体像を早く知りたい方は第2章と第4章を、手続きの流れを詳しく知りたい方は第5章を重点的にお読みください。

注意点

証明書の名称や様式は企業によって異なることがあります。提出先によって求められる記載内容も変わるため、本記事を参考にしつつ、実際の手続きでは発行元や受領先に必ず確認してください。

在職証明書と退職証明書の違い

概要

在職証明書は「現在その会社に在籍している」ことを証明する書類です。退職証明書は「過去に勤めていて、退職した」事実を示す書類です。

用途の違い（具体例）

• 在職証明書：保育園の入園手続き、住宅ローンの審査、賃貸契約の入居審査など。現在の収入や就労状況を確認するときに使います。
• 退職証明書：転職先への提出、失業給付の手続き、年金・確定拠出年金の手続きなど。退職の事実や勤務期間を証明するときに使います。

発行のタイミングと発行者

• 在職証明書：在籍中のみ発行可能です。人事や総務が発行するのが一般的です。
• 退職証明書：退職後に発行します。退職日や在籍期間、役職などを記載します。

記載内容の違い（ポイント）

• 在職証明書：氏名、所属部署、役職、在職期間（または在籍中である旨）、給与情報（必要な場合）。
• 退職証明書：氏名、在籍期間、退職日、退職理由（求められれば）、職務内容の要約。

使い分けの目安

現在の勤務状況を示す必要があれば在職証明書、過去の勤務事実や退職を証明する必要があれば退職証明書を用意してください。必要書類は相手先によって異なるので、事前に確認することをおすすめします。

証明書の法的根拠と発行義務

法的根拠（退職証明書）

労働基準法第22条により、退職した労働者が請求した場合、会社は退職の日を証明する証明書を交付する義務があります。請求は退職の日から2年以内に行う必要があります。

退職証明書の発行内容（実務上の例）

法律は細かい記載項目を定めていませんが、実務では次の項目が含まれることが多いです。
– 雇用期間（入社日・退職日）
– 職務内容・担当業務（具体例：営業、経理など）
– 役職（課長、一般職など）
– 退職理由（自己都合・会社都合・解雇など）
– 給与や賞与の記載（必要に応じて）

請求があれば原則交付しなければならず、会社が無断で発行を拒むことは適切ではありません。発行後の内容は事実に基づく必要があります。

在職証明書の法的位置づけ

在職証明書には発行義務が法律で定められていません。会社ごとに対応が分かれ、記載項目も統一されていません。例として、ローン申込やビザ手続きで求められることが多く、その場合は会社が任意で発行します。

実務上の注意点

発行方法（書面・電子）は会社規定に従います。退職証明書の請求期限は厳守してください。発行を巡るトラブルはまず人事担当に相談し、解決しない場合は労働基準監督署などの相談窓口を利用することもできます。

それぞれの証明書が必要になるシーン

はじめに

在職証明書と退職証明書は、用途が異なります。ここでは具体的な場面を例で示し、どちらが必要か分かりやすく説明します。

在職証明書が必要な場面

• 保育園・学童クラブの入園申込
• 勤務先の勤務時間や在職状況を確認するために求められます。共働きで保育利用の優先順位を決める際に使います。
• 住宅ローンや賃貸契約の審査
• 収入や雇用の安定性を示す資料として提出します。給与や雇用期間の確認に役立ちます。
• ビザ申請や在留資格の更新（配偶者ビザなど）
• 就労実績や勤務状況の証明が必要な場合に用います。
• 行政手続きや補助金の申請
• 就労状況を条件にする制度で提出を求められることがあります。

退職証明書が必要な場面

• 転職先への提出（入社手続き）
• 前職の退職日や雇用期間を確認するために求められることがあります。
• 失業保険（雇用保険）手続き
• 受給資格の確認に退職の事実を示す書類が必要です。
• 国民年金・国民健康保険の切替手続き
• 会社を離れた事実を示すために提出します。
• 退職後の各種証明（年金手続き・退職金の請求など）
• 退職日や在職期間の証明が求められる場面で使います。

いつ用意するか（実務的なアドバイス）

• 在職中に必要になる場合は、申請前に会社の総務・人事に在職証明書を依頼してください。勤務先によって発行に数日かかることがあります。
• 退職証明書は退職後に発行してもらいます。退職手続きの際に発行時期や受け取り方法を確認すると安心です。
• 提出先によっては写しで良い場合もありますが、原本を求められることもあるため事前に確認してください。

（各項目は、実際の申請先や手続きによって細かな要件が異なります。必要書類は事前に確認しましょう。）

発行手続きと注意点

依頼先と方法

在職証明書は原則として人事部や総務部が窓口です。依頼はメールや社内申請システム、窓口で行います。申請時に「用途（提出先）」を明記すると、必要な記載項目を調整できます。

依頼時に伝えること（具体例付き）

• 勤務先の正式名称、部署、在職期間
• 役職や雇用形態（正社員・契約社員など）
• 用途：例）住宅ローンの審査、ビザ申請、不動産契約
  用途を書けば、例えば給与や在職期間の表記などを適切に反映できます。

発行上の注意点

• 会社代表者の押印や会社名義の発行が必要で、本人が自作する書類は受理されません。
• 在職証明書は基本的に在職中のみ発行します。退職後は原則発行できない点にご注意ください。

退職証明書の請求（退職後の場合）

退職証明書は退職後に会社へ請求します。記載内容に希望があれば、あらかじめ箇条書きで伝えるとスムーズです。会社は速やかに発行する必要があり、請求は退職日から2年以内が目安です。

実務的なコツ

• 余裕を持って依頼する（処理に1〜2週間見込む）。
• サンプルやテンプレートを確認して、会社にどのような文面を求めるか明示する。
• 発行を断られた場合は理由を文書で求め、必要なら上司や人事と調整してください。

よくある疑問とQ&A

はじめに

退職証明書や在職証明書について、よくある疑問をQ&A形式で分かりやすくまとめました。実務で困ったときの参考にしてください。

Q1: 両方の証明書を同時に発行できますか？

A: できません。在職証明書は在籍中のみ発行され、退職後は退職証明書が用いられます。会社が混同しないよう管理します。

Q2: 自分で書いた在職証明書は有効ですか？

A: 無効です。公式な証明には会社の代表者印や署名が必要です。個人作成の文書は受け付けられない場面が多いです。

Q3: 退職後に在職を証明してほしいと言われたら？

A: 退職後は「在籍期間証明書」や「退職証明書」で対応します。在籍期間だけを証明したい場合はその旨を明記して発行してもらってください。

Q4: 申請方法と必要事項は？

A: 人事・総務にメールか書面で依頼します。氏名、社員番号、在籍期間、必要な書類名（例：退職証明書）、提出先と期限を伝えるとスムーズです。本人確認書類の提示を求められることがあります。

Q5: 発行にどれくらいかかりますか？

A: 会社により差がありますが、通常数日〜1週間程度が目安です。急ぎならその旨を伝えてください。

Q6: 会社が発行を拒否したら？

A: まず理由を文書で確認します。解決しない場合は労働相談窓口や労働基準関係の相談先に相談してください。

Q7: 手数料はかかりますか？

A: 無料の会社が多いです。ただし郵送や証明書の枚数で実費を請求される場合があります。

Q8: よくある注意点

A: 提出先の指定フォーマットがある場合は事前に確認してください。急いでいるときは余裕を持って申請しましょう。

まとめ・ポイント

• 在職証明書と退職証明書の違い

• 在職証明書は「現在働いている」ことを示す書類、退職証明書は「過去に退職した」事実を示します。例：ローン申請なら在職証明、失業給付や転職先の確認なら退職証明が必要な場合があります。

• 発行義務の有無

• 退職証明書は発行が法律で定められています。会社は請求に応じて発行する義務があります。対して在職証明書は法的義務はないため、会社の就業規則や慣例に従って発行を依頼します。

• 依頼時のポイント

• いつ、誰に、どの書式で必要かを明確に伝えます。提出先の指定欄（様式）、必要な署名や押印、発行日を確認してください。急ぎの場合は期限を添えて依頼します。

• 実務的な注意点

• 記載内容（氏名、在職期間、役職など）を事前に確認し、誤りがあれば訂正依頼を出します。控えを保管すると後で便利です。

• 結論

• 必要な場面とタイミングを把握し、会社に分かりやすく依頼することが重要です。書類の形式や記載事項を確認すれば、手続きはスムーズに進みます。