はじめに
背景
就業規則は、働くうえでのルールをまとめた重要な文書です。しかし、会社がそれを説明しなかったり、見せてくれなかったりすることが少なくありません。そうした場合、労働者は自分の権利や義務を把握できず、トラブルに発展するおそれがあります。
本記事の目的
本記事は、就業規則に関する基本的な考え方と、会社が説明・周知を怠った場合の違法性やリスク、そして従業員が取れる具体的な対応策を分かりやすく解説します。専門用語は最小限にし、具体例を交えて丁寧に説明します。
対象読者と読み方
労働者、管理職、人事担当者、労働相談を考える方に向けた内容です。各章で制度の説明と実務上のポイントを示しますので、疑問がある箇所を順に読み進めてください。
就業規則とは何か ― 基本定義と目的
定義
就業規則は、会社が従業員に対して定める働き方のルールです。賃金・労働時間・休暇・服務規律など、日々の働き方に関わる事項をまとめた「職場のルールブック」と言えます。会社が作成し、従業員がその規則に従って働く仕組みです。
主に記載される項目（具体例）
- 始業・終業時刻、休憩・休日の取り扱い
- 賃金の支払日や計算方法、手当の種類
- 残業や深夜勤務の取り扱いと手続き
- 遅刻・早退・欠勤の連絡方法
- 懲戒や服務上の禁止事項（例：無断欠勤、社内物品の私的流用）
- 休職・退職の手続き、育児・介護休業の扱い
- ハラスメント対策や安全衛生に関する方針
具体的な文言があることで、日常の判断がしやすくなります。
目的と効果
就業規則の主な目的は、労使間の誤解やトラブルを減らすことです。ルールを明確にすることで、待遇や手続きが公平に決まります。また、職場の秩序維持や安全確保にも役立ちます。経営側は運用の一貫性を保てますし、従業員は自分の権利や義務を把握できます。
分かりやすさの重要性
専門用語だけでなく、具体例や手順を載せると実務で使いやすくなります。疑問が生じたときに参照できる明確なルールは、双方の安心につながります。
就業規則の作成・届出義務
概要
労働基準法第89条は、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対し、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務付けています。ここでの「10人」には正社員だけでなく、パート・アルバイト・契約社員なども含まれます。
何を作るべきか（主な記載事項）
就業規則には、労働時間、賃金、休暇、退職・解雇のルール、服務規律などが含まれます。例えば「始業・終業時刻」「賃金の計算方法」「有給休暇の付与日数」といった具体的ルールを明記します。
作成と届出の手順
事業主が作成責任を負います。作成後は管轄の労働基準監督署へ届出します。届出は事前の許可を得る手続きではなく、作成した規則を示すための届出です。改定した場合も、変更後速やかに届出します。
判定の具体例
正社員6名、パート4名なら計10名で義務発生。逆に正社員9名でもパートを含めて10名未満なら義務は発生しませんが、就業条件を明確化するために作成を勧めます。
注意点
作成・届出だけで終わらせず、従業員に周知し、常に最新の規則を保存してください。届出を怠ると労務トラブル時に不利になり得ます。
就業規則の説明・周知義務
概要
労働基準法第106条により、会社は就業規則を従業員に周知する義務があります。これは社員が自身の権利や義務を理解し、公正な運用を受けるために重要です。周知が不十分だと、トラブル時に規則が実効性を持たないおそれがあります。
周知の方法（具体例）
- 社内掲示：出入口や休憩室の掲示板に常時掲示します。出勤時に目に留まる場所が望ましいです。
- イントラネット掲載：就業規則の専用ページを作り、閲覧ログを残します。
- 書面配布：冊子や一枚紙で配布し、受領印や署名を回収します。
- 説明会：入社時や改定時に説明会を開催し、議事録を残します。
周知のポイント
誰でも見られる状態にすること、最新の変更を分かりやすく示すこと、外国語や視覚障害への配慮を行うことが大切です。証拠として配布名簿やメール送信履歴、閲覧ログを保存してください。
周知漏れのリスク
従業員に知らされていない条項については、懲戒や不利益変更が認められない場合があります。労使紛争で会社側の主張が弱まる可能性があるため、丁寧に周知することが実務上重要です。
実務上の注意点
規則を改定する際は、周知方法を事前に決め、必ず説明と記録を残してください。異なる部署や勤務形態に合わせた周知方法を組み合わせると効果的です。
就業規則の「説明なし」「見せてくれない」場合の違法性・リスク
違法性のポイント
会社は従業員が就業規則の内容をいつでも閲覧できるようにしておく義務があります。見せない・説明しないまま放置すると、行政上の問題（届出内容との齟齬や周知義務違反）になり得ます。また、重要な規定を一方的に掲示や説明なしで運用すると、その効力が争われることがあります。
主なリスク
- 就業規則を根拠にした処分や不利益な取り扱いが無効とされる可能性
- 労働条件が曖昧になり、未払い賃金や待遇差の争いが増える
- 労働基準監督署からの指導や改善命令、最悪は罰則
- 社内の信頼低下・離職増加による業務への影響
具体例
- 懲戒規定を見せないまま懲戒処分をした→処分の正当性が否定される場合がある
- 就業時間や賃金計算のルールを説明せず変更→不利益変更として無効や損害賠償の対象になる
- 休暇や休業の運用を口頭だけで行う→運用実態が争点になりやすい
行政・裁判での扱われ方
周知の有無は裁判で重要な争点になります。労働者に説明・閲覧の機会を提供したかが問われ、会社側の説明責任が重く評価されます。周知不足は会社に不利に働くケースが多いです。
企業が取るべき注意点（簡単）
就業規則を常に閲覧可能にする、改定時は書面や説明会で周知し記録を残す、といった対応がリスク低減に直結します。
就業規則を見せてもらえない・説明がない場合の対応策
まず確認すること
会社は従業員に就業規則を周知する義務があります。まずは「見せてほしい」と冷静に求めてください。口頭でダメなら、メールや文書で請求し、日付や相手の名前を記録します。
相談の順序と具体的手順
- 上司・人事に正式に請求：メール文面例「就業規則の閲覧を希望します。○月○日までにご提示ください」など。証拠が残ります。
- 労働基準監督署へ相談：届出の有無や違反の可能性を確認できます。匿名相談も可能です。
- 社会保険労務士（社労士）や労働組合に相談：交渉や届出の代行を依頼できます。
証拠の残し方と注意点
・メールや書面で請求・回答を残す。スクリーンショットも有効です。録音は法的制約があるため、事前に法律相談を検討してください。
就業規則の効力と対応のポイント
周知されていない就業規則は、特定の場面で効力が認められないことがあります。懲戒や賃金に関わるトラブルがある場合は、周知状況を整理して相談窓口へ持参すると対応が早まります。
緊急時の対応
解雇や給与未払いなど緊急性が高い場合は、まず労働基準監督署へ連絡してください。社労士や弁護士に早めに相談すると安心です。
就業規則がない・説明されない会社のリスク
概要
就業規則が存在しない、または説明されないと、労働条件やルールが曖昧になります。従業員も会社も判断に迷い、トラブルに発展しやすくなります。法律上、一定規模の事業場には作成・届出義務があるため、未整備は会社側に行政的リスクを伴います。
労働者側のリスク
- 労働時間や割増賃金の基準が不明確で、未払いが発生しやすい。
- 休暇や退職手続きのルールが分からず、権利行使が難しくなる。
- 懲戒や配置転換の理由が曖昧だと不当扱いを受ける懸念がある。
会社側のリスク
- 労働基準監督署から行政指導や是正勧告を受ける可能性がある。
- 労働審判や訴訟で不利になりやすく、賠償金や和解費用が発生する。
- 従業員の信頼を失い、離職や採用難を招く。
具体例（ケース）
- 残業の取り扱いが明文化されておらず、未払い請求で会社が多額の支払いを命じられた。
- 懲戒基準が未整備で、解雇の正当性が争われた。
対応のポイント
- 就業規則の早期作成・周知を優先する。
- 書面での明示を求め、説明を記録する。領収やメールで証拠を残すと有効です。
- 解決が難しい場合は労基署や労働相談窓口に相談してください。
2024年以降の法令改正と最新動向
変更の概要
2024年4月から、労働条件の明示事項に新たな項目が追加され、モデル就業規則も改正されました。企業は従来の記載項目に加えて、より具体的な説明や書面交付が求められるようになっています。行政の運用も説明義務の重要性を強調しています。
具体的なポイント（例示）
- 労働契約や就業規則で明示すべき項目が増えました。具体的には労働時間や賃金の算定方法、休暇の取り扱いなどの説明が細かく求められる傾向です。
- モデル就業規則の改正により、企業が整備すべき内規や手続きの例が示され、運用の実効性が重視されます。
企業が今すぐ行うべき対応
- 就業規則と雇用契約書を見直し、追加の明示事項を盛り込んでください。文字や項目が増えても、分かりやすく整理することが大切です。
- 従業員への説明・周知を文書と口頭の両方で行い、交付の記録を残してください。説明会や確認書の運用を検討するとよいでしょう。
- 労働相談窓口や社会保険労務士と連携し、改正点の解釈や実務対応を確認してください。
実務上の留意点
- 変更内容は会社ごとの運用に影響します。単に条文化するだけでなく、実際の手続きや担当者の明確化を図ってください。
- 従業員にとって分かりにくい部分は具体例を示して説明を補ってください。誤解が生じるとトラブルにつながりやすいです。
よくある疑問
- 「既存の就業規則だけで足りますか？」 既存の規則が改正に対応しているか確認が必要です。必要であれば改定を行ってください。
- 「説明の記録はどの程度必要ですか？」 書面交付・説明日時・参加者などを残すことで、将来の紛争予防に役立ちます。
改正は説明義務をより強化する方向です。早めに対応して、従業員への丁寧な説明と適切な記録の整備を進めてください。
第9章: まとめと実務ポイント
要点まとめ
就業規則は単なる社内ルールではなく、法令上の重要書類です。作成・届出・周知・説明の4点がそろわなければ、規則の効力が弱まるおそれがあります。従業員は自分の就業条件を確認する権利を持ち、会社は説明責任を負います。
企業向け実務ポイント
- 作成と届出：変更時も都道府県労働局へ届出を必ず行ってください。
- 周知方法：書面配布・イントラ掲示・電子化のいずれでも可。配布記録を残しましょう。
- 説明責任：採用時・就業規則改定時に説明会を行い、説明した記録（日時・参加者）を保存してください。
- 個別対応：就業規則と雇用契約が矛盾する場合は契約の不利変更に注意が必要です。
従業員向け実務ポイント
- 開示請求：就業規則の閲覧・写しの請求は正当な権利です。拒まれたら書面で求めましょう。
- 不明点は確認：賃金・休暇・懲戒のルールは特に確認してください。疑問は労働組合や労基署に相談できます。
日常の運用と記録を整えることで、トラブルを未然に防げます。双方が説明と確認を習慣化することが最も大切です。
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