はじめに
目的
本記事は、懲戒解雇通知書の基礎知識と作成ポイントをわかりやすく解説することを目的としています。書面の役割や必要な記載項目、作成時の注意点を順を追って説明します。人事担当者や経営者、総務担当者が実務で使える知識を目指します。
対象読者
- 企業の人事・総務担当者
- 経営者や上司
- 労働問題に関心がある方
専門用語はなるべく避け、具体例で補足しますので初めての方でも読みやすくしています。
本章（はじめに）で扱うこと
この章では、記事全体の構成と読み進め方を示します。各章で何を学べるかを簡潔に紹介し、実務で注意すべき点の心構えも述べます。
読み方と注意点
懲戒解雇は労働関係に大きな影響を与えます。書類は事実に即して正確に作成してください。具体的なケースによって対応が変わるため、状況に応じて慎重に判断することをおすすめします。次章から順に、手続きや書式例まで丁寧に解説します。
懲戒解雇通知書とは何か
定義
懲戒解雇通知書は、従業員が重大な不正や規律違反をした場合に、会社が懲戒解雇の意思を正式に伝える文書です。口頭で伝えることも可能ですが、後の争いを避けるため文書で交付することが一般的です。
文書で交付する理由
文書は事実関係や処分理由を明確に示します。例えば、業務上の横領や重大なセクハラ、長期にわたる無断欠勤など、具体的な行為と根拠を記載すると証拠になります。
役割と効果
通知書は社員への通知だけでなく、社内の手続き記録や裁判などでの証拠になります。適切に作成すると不当解雇の主張に備えられます。
注意点（概要）
懲戒解雇は重い処分です。事実確認や本人への弁明機会を踏まえ、公正に手続きを進める必要があります。次章で作成するケースと詳しい中身を説明します。
懲戒解雇通知書を作成するケース
概要
懲戒解雇通知書は、企業が社員に対して最も重い懲戒処分を行うときに作成します。就業規則に照らして重大な違反があり、調査や本人の弁明を経て解雇が相当と判断された場合に交付します。
具体的なケース例
- 横領・業務上の金銭不正：顧客や会社の資金を私的に流用した場合。証拠が明確だと懲戒解雇の対象になります。
- 虚偽報告・書類改ざん：勤務時間や成果を偽る、帳簿を改ざんする行為。
- 業務命令の重大な違反：安全指示を無視して重大事故を引き起こした場合。
- セクハラ・パワハラなど人権侵害：被害が深刻で職場環境を著しく損なったとき。
- 機密情報漏洩や競業行為：会社の信頼を損なう行為。
調査と弁明の流れ
まず事実関係を調べ、証拠を集めます。本人に弁明の機会を与え、公正に判断します。弁明内容を踏まえ、懲戒解雇が相当か比較的軽い処分で足りるかを検討します。
一時的措置と留意点
重大な場合は一時的な出勤停止や職務の変更で事実確認を進めます。解雇は最後の手段ですので、比例原則に配慮し、就業規則や社内手続きを守って進めます。
懲戒解雇通知書に記載すべき内容
表題
「懲戒解雇通知書」など、文書の目的が一目で分かる表題を入れます。
交付年月日・送達方法
文書を交付した日付を明記します。郵送なら郵便の種類（簡易書留等）、手渡しなら受領印や日時を記録します。
被解雇者の氏名・社員番号・住所
氏名は戸籍通りに記載し、社員番号や所属部署、現住所も併記します。識別が明確になります。
会社名・代表者名・連絡先
会社名、代表者（又は通知担当者）の氏名と役職、問い合わせ先（電話・メール）を記載します。
懲戒解雇処分の旨
「懲戒解雇とする」ことを簡潔に明示します。処分の効力発生日（解雇日）をはっきり書きます。
不正行為・違反内容の具体的事実
いつ・どこで・どのような行為があったか、具体的に記載します（例：2025年4月1日、営業資料の無断持出、USBに保存、客先名や金額等）。証拠（メール、監視映像、捜査報告等）を示し、必要なら添付一覧を付けます。
処分の根拠となる社内規定
就業規則や懲戒規定の該当条文（第○条）を明示します。条文を要約して引用すると分かりやすくなります。
解雇日・業務上の扱い
解雇の発生日、出社の可否、私物や貸与物の扱い（即日返却の指示等）を記載します。
解雇予告手当の有無
解雇予告手当を支払うか否か、支払う場合は金額と計算方法、支払日を明示します。
退職金・給与の精算・未払金
退職金の支給可否、最終給与の精算方法、立替金や未払残業代の取り扱いを記載します。
会社貸与物の返却・未返却時の対応
IDカード、PC、車両などの返却期限と返却方法、返却がない場合の対応を明示します。
意見陳述の機会・窓口
本人からの説明機会や異議申し立て窓口がある場合は方法と期限を記載します。公正さを保つための配慮を示します。
署名・捺印・証拠添付
発行者の署名・捺印を忘れずに記載します。関連する証拠の一覧を添付し、添付物の管理方法を明示します。
送達記録と保存
送達方法と記録（郵送控え、受領書等）を保存する旨を記載します。将来の紛争に備え、記録の保管場所と期間も明示すると安心です。
懲戒解雇通知書作成時の注意点
概要
記載漏れや抽象的な表現は避け、初回の通知書で違反事実とその根拠を明確に示します。後の争いを避けるため、証拠保全と送付記録の確保を徹底します。
具体的な注意点
- 事実関係は細かく記載する：日時、場所、行為の内容、関与者を具体的に書きます（例：20XX年X月X日、営業部で顧客名簿を外部へ送信）。
- 根拠を明示する：社内規程の条項や就業規則の該当部分を引用して理由付けします。
- 証拠を添付する：ログ、メール、録画、目撃者の陳述などを添えて裏付けを残します。
証拠保全の方法
- 原本を保存し、コピーを通知書に添付します。
- 電子的証拠は改ざん防止のためハッシュ化や印刷で保存すると良いです。
送達と記録の残し方
- 受領印をもらすか、内容証明郵便で送付して記録を残します。
- 通知書の控えと送達記録は人事ファイルで保管します。
文書の書き方と法的配慮
- 感情的な表現を避け、事実と規程に基づく説明を心掛けます。
- 初めての通知で不十分だと争点が増えるため、慎重に一次で完結する記載にします。
作成後のチェックリスト
- 事実と日時が明確か
- 根拠（規程）を示したか
- 証拠を添付・保管したか
- 送達方法と記録を確保したか
- 文書の言葉遣いが中立か
トラブルを防ぐため、必要なら法務や顧問弁護士に確認してから送付してください。
懲戒解雇の法的要件と手続きの流れ
法的要件
懲戒解雇は労働契約を即時に終わらせる重い処分です。成立させるために、以下が必要です。
- 重大な違反があること：横領、重大な暴力、業務上の重大な背信など、会社の信頼を著しく損なう行為が該当します。具体例を添えて判断します。
- 就業規則の明示：懲戒事由と解雇の種類を就業規則で定め、社員に周知していること。
- 客観的事実の裏付け：証拠や事情聴取で事実関係が確認できること。
手続きの流れ（実務）
- 事実関係の調査：関係者聴取、ログや書類の収集を行います。
- 要件確認：行為の重大性と就業規則該当性を検討します。
- 弁明の機会付与：本人に事情説明と弁明の機会を与え、記録を残します。
- 決定と通知：懲戒解雇を決定した理由を明記した通知書を作成し交付します。
- 受領記録の確保：本人署名や配達記録を保管します。
- 関連手続き：離職票や雇用保険手続きなどを行います。
弁明手続きの実務ポイント
聴取は公開質問でなく事実確認を重視し、日時・出席者・質問内容・回答を記録します。弁明を考慮したかが後の判断で重要になります。
証拠と記録管理
メール履歴、監視カメラ、出金記録など客観証拠を保存します。記録の改ざんがないよう適切に保管してください。
実務上の注意点
短絡的に解雇を急がず、均衡（処分の重さと違反の程度）を検討します。労使紛争を避けるため、社内の説明責任を果たすことが重要です。
懲戒解雇通知書の文例・テンプレート
下記は実務で使いやすい文例とテンプレートです。必要箇所を置き換えてご利用ください。送付は原本を作成し、書留など記録の残る方法で行うと安全です。
A. 簡易テンプレート（事実関係が明確な場合）
─────────────────
[会社名]
[住所]
[日付]
[氏名] 様
貴殿は、[違反行為の簡潔な記載（例：無断欠勤、顧客情報の持ち出し）]が確認されました。就業規則第[条番号]に基づき、本日付で懲戒解雇とします。
解雇事由：［具体的事実日、行為、証拠の要旨］
解雇日：［日付］
給与・手当の支払い：［最終支給額、解雇予告手当の有無］
代表取締役 [氏名]
B. 詳細テンプレート（説明や証拠を明示する場合）
─────────────────
冒頭はAと同様ですが、「事実の経過」「調査方法」「本人の弁明とその評価」を項目で示します。例えば：
1) 事実経過：20XX年X月X日、~
2) 調査：社内調査により○○を確認
3) 弁明：本人は○○と述べたが、証拠により認められない
最終段で懲戒解雇の理由・日付・未払精算を明記します。
C. 解雇予告手当関連の一文例
─────────────────
「解雇予告手当については、労働基準法に基づき〇〇円を算定し、最終給与とともに支払います。」
使用上の注意：
– 日付や証拠は具体的に記載してください。
– 本人の弁明と会社の判断を必ず記録してください。
– 法的争いを避けるため、労基法や就業規則に照らした確認を怠らないでください。
懲戒処分通知書との違い
定義の違い
- 懲戒処分通知書：戒告、減給、出勤停止、諭旨解雇、懲戒解雇など幅広い処分を対象にした通知です。
- 懲戒解雇通知書：その中で最も重い懲戒解雇だけを通知する文書です。目的と重さが異なります。
対象となる処分の範囲
- 懲戒処分通知書は軽めの処分から重い処分まで含みます。段階的な処分を示す際に使います。
- 懲戒解雇通知書は即時の雇用関係終了を通知します。
記載内容の違い
- 両者とも事実の内容、理由、発令日、効力発生日を明記します。
- 懲戒解雇通知書では解雇の具体的理由と証拠、雇用終了後の処遇（最終給与、保険手続き）を詳しく書く必要があります。
法的効果と手続きの違い
- 懲戒解雇は解雇権の濫用にならないよう、証拠と合理的な理由が求められます。
- 軽い処分では事前の注意や改善機会を記録しておくと実務上安全です。
実務上の注意点
- 社内規程と比べ一貫性を保つこと。処分の基準を示しておくと後の争いを防げます。
- 告知の際は口頭での説明と文書の両方を行い、受領印や署名をもらうとよいです。
具体例で比較
- 遅刻の常習：まず戒告や出勤停止で対応（懲戒処分通知書）。
- 横領や重大な背任：即時解雇（懲戒解雇通知書）。
まとめ：文書作成の実務ポイント
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法的根拠と手続きの適正さを最優先にします。懲戒の根拠となる就業規則や社内規程を確認し、該当する事実と条文を明確にします。
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証拠は速やかに保全します。メールやログ、タイムカード、目撃者の陳述など具体的資料を時系列で整理してください。例：問題行為の発生日時、場所、相手、やり取りの記録を残す。
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テンプレートは便利ですが、社内事情と事実関係に合わせて必ずカスタマイズします。一般論のまま送ると誤解や争いの元になります。
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表現は中立かつ簡潔にします。感情的な言葉や推測は避け、事実と根拠だけを記載します。解雇理由、適用条項、効力発生日、異議申立ての方法を明記してください。
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リスク管理として第三者による確認を受けます。弁護士や労務専門家に文言や手続きの妥当性をチェックしてもらうと安心です。
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実務的な手順を決めます。通知の送付方法（手渡し、書留等）、控えの保管、関係者への周知手順を予め定めておくと対応が速やかになります。
最後に、透明性と記録を重視してください。適切な手順と証拠があれば、後日の争いにも備えられます。
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