在職証明書とテンプレートで簡単作成！使い方＆注意点解説

はじめに

目的

この章では、本書の目的と使い方を簡潔に説明します。本書は「在職証明書 テンプレート」に関する情報を一冊にまとめ、実務ですぐ使える知識を提供することを目的としています。無料で入手できるテンプレートの入手先や形式、書き方のポイントなどを分かりやすく整理しています。

誰に向けているか

以下の方に特に役立ちます。
– 人事・総務担当者
– 中小企業の経営者
– 個人で在職証明が必要な従業員

本書の使い方

各章は独立して参照できますが、順に読むと全体の流れがつかめます。テンプレートのダウンロード例や記載例を用意しているので、実際の作成や申請時にそのまま使えます。必要に応じてテンプレートを編集し、社内ルールに合わせてください。

注意点

テンプレートは便宜的な書式です。法的要件や金融機関の指定がある場合は、相手先の指示に従ってください。個人情報の取り扱いは丁寧に行ってください。

在職証明書テンプレートとは？

概要

在職証明書テンプレートは、従業員が現在もしくは過去に企業に在籍していたことを第三者に示すための文書の雛形です。勤務期間や役職、雇用形態など必要な項目があらかじめ配置されており、書き換えるだけで使えます。

主な形式

• Word（.docx）：社内での編集や印刷に便利です。
• Excel（.xlsx）：複数名分を一括で作る際に便利です。
• PDF（.pdf）：改ざんを避けて配布する際に使います。
• Googleドキュメント：オンラインで共同編集や共有が可能です。

入手場所と特徴

多くのウェブサイトで無料かつ登録不要でダウンロードできます。企業の総務部や労務関連サイト、テンプレート専門サイトが代表的です。初めて作る人向けに記入例や見本が付いたものが多く、基本項目が埋められているため迷わず作成できます。

利点と注意点

テンプレートは時間短縮と記載漏れ防止に役立ちます。企業の正式な書式や必要な署名・社印がある場合は、それに合わせて修正してください。個人情報の扱いには注意し、必要最小限の情報だけを記載するようにしましょう。

短い使い方の流れ

1. 目的に合う形式を選ぶ
2. テンプレートをダウンロードして社名・氏名・在職期間を入力
3. 必要に応じて署名・社印を押して発行

この章ではまず「何がテンプレートでできるか」を押さえ、次章で入手先や形式ごとの使い分けを詳しく説明します。

テンプレートの主な入手先と形式

主な提供サイト

• Biz Template Lab：Word・Excel・PDF・Googleドキュメント形式を、シンプルなテンプレートで無料・登録不要で提供しています。初めてでも扱いやすいです。
• bizocean（ビズオーシャン）：Word形式のテンプレートが豊富で、見本つきのものが多く、記入例を参考に作成できます。
• Money Forward、freee等のサービスサイト：ダウンロードできるテンプレートに加え、記載例や注意点の解説があるため実務で使いやすいです。

自治体・企業の公式様式

• 多くの自治体や企業サイトでは、申請用の公式様式を提供しています（例：大阪府、北九州市など）。公式様式は提出先が指定する場合に安心して使えます。

利用できる形式と特徴

• Word：編集性が高く、社印や署名欄の追加が楽です。提出前に体裁を整えやすいです。
• Excel：表や数値の記載が多い書類に向きます。給与欄などを扱う際に便利です。
• PDF：改ざん防止や提出用に最適です。編集するには専用ソフトが必要になります。
• Googleドキュメント：オンラインで共同編集でき、バージョン管理が楽です。

選び方と注意点

• 提出先の指定形式をまず確認してください。編集のしやすさ、改ざん防止の必要性、社内の使用ルールを基準に選ぶと実務での手間を減らせます。テンプレートを利用する際は、最新版か、利用条件（商用利用可否など）も確認しましょう。

在職証明書テンプレートの使い方

はじめに

テンプレートは、必要項目を埋めるだけで手早く作成できます。ここではダウンロードから提出までの手順を順に説明します。

手順

1. テンプレートをダウンロード

2. 公式サイトや社内フォルダから最新版を取得します。形式はWordやPDFが一般的です。

3. 基本情報を入力

4. 氏名・住所・生年月日などを正確に記入します。入力ミスがないか二重に確認してください。

5. 勤務情報を入力

6. 勤務期間、役職、部署、雇用形態（正社員・契約社員など）を明確に書きます。開始・終了日は年/月/日で統一すると分かりやすいです。

7. 作成日を記入

8. 証明日（書類作成日）を必ず入れます。申請先が発行日を基準にする場合があります。

9. 会社情報と押印

10. 会社名、住所、代表者名を記載し、社印や代表印を押します。社判がない場合は代表者の署名を添付します。

11. 提出形式に合わせる

12. 用途に応じて印刷して提出、または電子ファイル（PDF）で提出します。PDFにする場合はスキャンや電子署名で真正性を保ちます。

ワンポイント

• 受取先の要求（押印の有無・原本の提出など）を事前に確認してください。必要に応じて会社の総務や人事と連携するとスムーズです。

在職証明書の主な記載項目

在職証明書に記載される主な項目と、それぞれの意味や記入時の注意点を分かりやすく説明します。

基本情報

• 氏名：公的書類と同じ表記で記載します。フリガナがあると親切です。
• 生年月日：本人確認のために記載します。
• 住所：現住所を記載します（省略すると受理されない場合があります）。

雇用に関する情報

• 入社年月日：入社日を明確に記載します。
• 雇用期間：在職期間や契約期間を示します。契約社員は契約の開始・終了日を記載します。
• 勤務地：配属先や勤務地の住所・名称を記載します。
• 雇用形態：正社員、契約社員、パート、派遣などを明記します。

勤務内容・勤務時間

• 勤務時間：1日の所定労働時間や始業・終業時間を記載します。
• 勤務日数：週の出勤日数やシフト形態を記載します。
• 就労形態：常勤・非常勤、テレワークの有無などを明示します。
• 職種・業務内容：役割や具体的な業務内容を短く書きます。
• 役職：主任、係長、部長など役職名を記載します。

会社情報・発行情報

• 会社名・会社住所：正式名称と本社または発行部署の住所を記載します。
• 代表者名：代表取締役などの氏名を記載します。
• 会社の印鑑・署名：正式な発行には押印や署名が必要です。
• 発行日：証明書の日付を記載します。

場合により記載する項目

• 年収・月額給与：申請先によって必要なため、金額を明記する場合があります。
• 備考欄：育児休業、休職中など特記事項を記載します。

記載は正確かつ簡潔に行い、個人情報の取り扱いに注意してください。必要に応じて雇用契約書や給与明細で裏付けできる情報を用意すると信頼性が高まります。

在職証明書が必要となる主なシーン

1. 転職活動時

転職先の内定や入社手続きで在職期間や職種、勤怠状況を確認するために求められます。給与や役職の確認を兼ねる場合もあるため、正確な職名や在籍期間を記載してください。

2. 社会保険・各種公的手続き

健康保険や年金、雇用保険の手続き、失業給付などで在職の有無や加入状況を証明する際に必要です。手続き先が特定の書式を指定することがあります。

3. 副業申請や兼業許可

会社の就業規則に従い、副業の許可を得る際に在職証明が求められます。勤務時間や所属部署の記載があると審査がスムーズです。

4. 保育園・幼稚園の入園申請

保育の必要性を示すために在職証明が必要です。勤務時間や勤務形態（在宅・出勤）も重要になります。

5. 住宅ローン・賃貸契約時の審査

収入や雇用の安定性を確認するため、金融機関や大家が在職証明を求めます。給与額や雇用形態（正社員・契約社員など）を明記すると良いです。

6. ビザ申請・在留資格の更新

海外渡航や在留資格の申請・更新で、雇用の継続を示す資料として提出します。英語表記や翻訳が必要な場合があります。

7. その他の場面

福利厚生の利用、賞与や退職金の計算、勤務証明を求められる場面でも使います。用途に合わせて記載項目を調整してください。

書類作成時の注意点

1. 記載は事実に基づき正確に

在職期間や役職、勤務形態などは会社記録と照合して正確に記載してください。口頭や推測での記載は避け、必要なら人事データや雇用契約書を確認します。

2. 提出先の指定に従う

提出先が書式や用紙を指定する場合は必ずその様式を使います。金融機関や官公庁、取引先などは細かい記載項目や押印を求めることがあります。

3. 英文・外国人対応

外国人手続きや外資系企業向けの書類では英文テンプレートが必要です。翻訳は原文と照合できるよう正確に行い、英語表現の確認を怠らないでください。

4. 署名・押印・発行日

発行日は実際の発行日を記入し、社印や担当者署名を忘れずに入れます。電子署名を使う場合は受け入れ可否を事前に確認します。

5. 個人情報と原本管理

個人情報保護を遵守し、不要な情報は記載しないでください。発行後の控えや原本は適切に保管し、複製時は閲覧記録を残します。

6. 訂正と再発行の扱い

誤記が見つかったら訂正ではなく原則再発行します。訂正印が認められる場合でも、改ざん防止のため再発行を優先します。

7. テンプレート利用時のチェック項目

・氏名表記の揺れ（例：フルネーム・通称）
・在職期間の開始・終了日
・雇用形態（正社員、契約社員など）
・担当業務や役職の正式名称
これらをテンプレートに流し込む前に必ず確認してください。

テンプレート利用のメリット

概要

テンプレートを使うと短時間で正確な在職証明書が作れます。必須項目があらかじめ用意されているため、記載漏れや形式の誤りを防げます。

主なメリット

• 時間短縮：入力箇所を埋めるだけで完成します。業務が忙しいときに助かります。
• 一貫性の確保：複数人分や過去の書類と形式を揃えられます。
• ミス防止：見本やチェック欄で誤記載を減らせます。
• 提出先対応：銀行や役所、家主など用途別テンプレートで必要項目を簡単に満たせます。

具体例

• 銀行ローン提出：勤務期間や役職が明瞭なテンプレートを選べば審査がスムーズになります。
• 引越し・賃貸契約：家主が求める情報に合わせてテンプレートを調整できます。

使い方のポイント

• 提出先の必要項目を確認して該当テンプレートを選びます。
• 入力後は日付・氏名・押印欄を必ず確認してください。
• 社内配布用は最新の会社情報や書式ルールを反映して保存します。

注意点

テンプレートは補助ツールです。会社の規定や法的要件がある場合は、それに合わせて修正してください。

在職証明書テンプレートのダウンロード例

ダウンロード可能な形式

• Word（.docx）：編集しやすく、社印や署名欄を追加できます。
• Excel（.xlsx）：表形式で複数名分の管理に便利です。
• PDF（.pdf）：印刷用の確定版として使います。

シンプル〜詳細様式の例

• シンプル：氏名、在職期間、役職のみ記載。短時間で発行できます。
• 標準：上記に入社日や部署、雇用形態を追加。多くの申請で使えます。
• 詳細：給与や担当業務、勤務時間など細かい情報まで記載。住宅ローンやビザ申請で求められる場合があります。

英文テンプレート

英語対応が必要なときは英文テンプレートを利用します。内容は和文と同等に整えておくと信頼性が高まります。

ダウンロード時の注意点

• 企業名や日付は必ず差し替えてください。
• フォーマットを変えるとレイアウト崩れが起きることがあります。

使い方の簡単な手順

1. 目的に合った様式を選ぶ
2. 必要項目を入力・確認
3. 社印や担当者署名を添えて保存・出力

必要に応じてサンプルを手元で比較し、使いやすい形式を選んでください。

発行・申請の流れ

1. 申請の準備と方法

従業員や退職者は、まず在職証明書が必要な理由と提出期限を明確にします。申請方法は口頭・メール・社内ポータルのいずれかが一般的です。例：メール件名は「在職証明書発行依頼」、本文に氏名・社員番号・提出先・提出期限を記載します。

2. 必要情報の確認

人事・総務は申請内容を受け取り、在職期間・役職・氏名表記など必要情報を確認します。提出先の指定様式や署名・押印の有無もこの段階で確認します。

3. テンプレートを使った作成

確認した情報をテンプレートに反映して作成します。氏名の漢字や日付は正確に記載します。用途によっては英文や捺印欄を追加します。

4. 承認と押印

作成後に代表者または人事責任者の承認を得て、署名・押印します。電子署名を用いる場合は社内ルールに従って実施します。

5. 交付・送付

本人に手渡す、郵送する、または提出先へ直接送付するなどの方法で交付します。電子データで送る場合はPDFでパスワード付きにするなど安全対策を講じます。

6. 日数・手数料の目安

通常は即日から数営業日以内に発行します。緊急対応は別途手数料を設ける会社もあります。申請時に目安を案内すると親切です。

7. 記録と保管

発行履歴や送付先の記録を社内で保管します。将来の照会や再発行に備えて保存しておくとスムーズです。

8. 注意点

第三者提出を希望する場合は本人からの同意を確認します。提出先の指定があるときは、指定事項に合わせて文面を調整してください。

よくある質問・実務ポイント

■ 発行者と提出者
発行は原則として勤務先が行いますが、本人作成で受理される場合もあります。提出先の指定があればその形式に従ってください。

■ 会社印・署名の要否
会社印や担当者の署名が必要かは提出先の指示次第です。金融機関や行政機関は押印を求めることが多いので、事前に確認してください。

■ 電子データ（PDF）とオンライン申請
PDF提出や電子署名が使える場面が増えています。受領側が電子文書を受け入れるかどうかを必ず確認し、偽造防止のため電子署名や社判画像の取扱いに注意してください。

■ 記載内容のチェックポイント
氏名・所属・在職期間・職位・雇用形態は必須です。用途により給与や勤務時間などを追加しますが、個人情報保護に留意してください。

■ 発行から受け渡しの実務
発行依頼はメールや社内申請で記録を残します。発行日は明記し、再発行や訂正の手順をあらかじめ決めておくとスムーズです。

■ よくあるトラブルと予防
提出先のフォーマット違いや押印漏れが多い問題です。テンプレートを複数用意し、提出前にチェックリストで確認すると防げます。

実務では、提出先の要件確認と記録管理が最も重要です。柔軟に対応できるテンプレート作りをおすすめします。