退職手続きと英語の基本フレーズや重要ポイント完全解説

はじめに

目的

本記事は、英語で退職手続きを進める際に役立つ基本的な流れや表現、例文、実践的なフレーズを分かりやすくまとめたガイドです。外資系企業や英語を日常的に使う職場で、円満に退職を進めたい方を支援します。

対象読者

• 外資系企業や海外拠点で働く方
• 英語で上司や人事とやり取りする必要がある方
• 退職の英語表現を整理したい転職希望者

本記事の構成と使い方

全8章で構成しています。第2章で場面別の説明、第3章で日英の手続き比較、第4章以降で書面やフレーズ、よくある質問まで扱います。まずは全体像をつかみ、必要な章を順に読むと準備が進みます。具体的な例文はそのまま使える形で載せていますので、状況に合わせて調整してください。

注意点

英語表現だけでなく、就業規則や契約書で定められた手続きや通知期間を必ず確認してください。礼儀正しく、事実を簡潔に伝えることが円満退職の基本です。

退職手続きを英語で進める場面とは

主な場面

外資系企業や英語を公用語とする企業での退職、海外赴任からの帰任・現地退職、海外子会社や支社とのやり取りなどが該当します。英語での連絡が日常の職場では、退職手続きも英語で行うことが多いです。

具体的な手続き・やり取り

口頭での上司への報告、HRへのメールや書類提出、退職願・退職届の英語版、引継ぎ資料の英語化、最終給与や福利厚生に関する問い合わせなどが挙げられます。面談や電話会議も発生しますので、丁寧な英語表現の準備が必要です。

なぜ英語表現が重要か

誤解が生じると円満退職が難しくなります。期限（notice period）や最終出社日、業務引継ぎの範囲などを明確に伝えることでトラブルを防げます。書面で残すことで証拠にもなります。

注意点

文化差に配慮し、直接的すぎない表現や感謝の言葉を忘れないでください。必要ならHRにテンプレートを求め、重要な合意は書面で確認しましょう。

退職手続きの基本的な流れ（英語と日本語の比較）

日本企業もグローバル化が進み、退職手続きの基本は共通します。ただし伝え方や形式に違いがあります。以下は主なステップと英語表現、実務上の注意点です。

1. 退職意思の表明（Notice of Resignation）

まず上司に退職の意向を伝えます。英語圏では口頭で伝え、後でメールで確認することが多いです。日本では面談後に書面を求められるケースが多い点に注意してください。

2. 退職願・退職届の提出（Resignation Letter/Notice Letter）

正式な書面（またはメール）を提出します。英語の文面は簡潔に理由と最終勤務日を記載します。礼儀正しい表現を使いましょう。

3. 最終勤務日の調整（Final Working Day）

就業規則や契約に基づき最終出社日を決めます。英語では “final working day” や “last day” と表現します。

4. 引き継ぎ業務（Handover/Handover Document）

担当業務や進捗を文書化して引き継ぎます。英語での“handover document”を用意すると分かりやすく伝わります。

5. 会社備品の返却（Return of Company Property）

PCやIDカード、書類の返却を行います。返却リストを作るとトラブルを防げます。

6. 退職に関するアンケートや面談（Exit Interview/Exit Survey）

退職理由や改善点を聞かれることがあります。率直かつ建設的に答えると良いです。

7. 有給休暇の清算（Accrued Leave Settlement）

未消化の有給の扱いは会社規定で異なります。給与清算や有給買い取りについて事前に確認してください。

以上を踏まえ、英語で伝える際も礼儀正しく、書面での確認を忘れないことが重要です。

退職願・退職届の英語表現と例文

基本構成

• 宛先（受取人・会社名）: 担当マネジャーや人事宛にします。
• 退職の意思表明と最終勤務日: いつをもって退職するか明示します。
• 感謝の言葉: お世話になった点を簡潔に述べます。
• 理由（任意）: 簡潔かつ前向きに。詳細は不要です。
• 署名: フルネームと日付を記載します。

例文（基本）

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally resign from my position as [Your Position] at [Company Name], effective [Last Working Day, e.g., June 28, 2025].

I greatly appreciate the opportunities I have received during my time at [Company Name]. Thank you for your support and guidance.

Sincerely,
[Your Name]

例文（理由を添える場合）

Dear [Manager’s Name],

I am writing to inform you of my resignation from my position as [Your Position] at [Company Name], effective [Last Working Day].

I have accepted a new opportunity that will help me grow professionally. I appreciate the support and learning I received here.

Sincerely,
[Your Name]

よく使う表現メモ

• “effective [date]”＝最終勤務日を明示します。
• “I am writing to formally resign”＝正式な退職表明。
• 理由は短く：”for personal reasons” や “to pursue another opportunity”。

注意点

手渡しで提出する場合は印刷・署名を忘れずに。メールの場合は件名に「Resignation – [Your Name]」を入れると分かりやすいです。丁寧で簡潔な表現を心がけてください。

退職手続きに関する英語フレーズ集

はじめに簡単な説明を置き、実務でよく使うフレーズを項目ごとに示します。英語→日本語訳→使い方の順で記載します。

最終出勤日（Final working day）

• “My last working day will be June 30.” → 「最終出勤日は6月30日です。」→ 通知や上司への確認に使います。
• “I plan to work through my notice period and leave on [date].” → 「退職予告期間を勤め、[日付]に退職する予定です。」→ 予定表やメールで。

有給清算（Paid leave / Final pay）

• “Please confirm the payout for my remaining leave.” → 「残っている有給の支払いを確認してください。」→ 人事に問い合わせる表現。
• “Will my unused vacation days be paid out?” → 「未消化の有給は精算されますか？」→ 簡潔な質問。

備品返却（Returning company property）

• “I will return the laptop and badge on my last day.” → 「最終日にノートPCとIDを返却します。」→ 返却物を明確に。
• “Please let me know where to drop off the equipment.” → 「備品の返却場所を教えてください。」→ 指示を仰ぐとき。

引き継ぎ資料の準備（Handover documents）

• “I am preparing handover documents for my successor.” → 「後任のための引き継ぎ資料を準備しています。」→ 進捗連絡に。
• “Attached is the handover document covering current projects.” → 「現行プロジェクトの引き継ぎ資料を添付します。」→ メールの定型文。

退職アンケートの案内（Exit interview / Survey）

• “HR will contact you for an exit interview.” → 「退職面談のため人事から連絡があります。」→ 案内文に。
• “Please complete the exit survey by [date].” → 「[日付]までに退職アンケートにご回答ください。」→ 締め切りを伝える。

今後の活躍を祈る表現（Farewell / Best wishes）

• “We wish you all the best in your future endeavors.” → 「今後のご活躍をお祈りします。」→ メールやカードで使えます。
• “Thank you for your hard work and best of luck.” → 「これまでのご尽力に感謝します。ご活躍を祈ります。」→ カジュアルすぎない別れの挨拶。

退職理由の伝え方と注意点（英語でのニュアンス）

英語表現のニュアンス

英語では単語の選び方で印象が変わります。「resign」はフォーマルで計画的な退職、「quit」はカジュアルで突発的または感情的な印象を与えます。ほかに「leave（leave the company）」「step down」も使われますが、目的や立場に応じて選んでください。

伝えるときの基本方針

• 関係維持を第一に、感謝の意を示す
• 正直に、しかし簡潔に理由を述べる
• 退職日や引継ぎの意思を明確にする

具体的な例文（英語＋日本語訳）

• I have decided to resign due to personal reasons.
  → 個人的な事情により退職を決めました。
• I am leaving to pursue further career growth.
  → キャリアの成長を目指して退職します。
• I have accepted a position at another company.
  → 他社での職を受けることにしました。
• I need to relocate for family reasons.
  → 家庭の事情で引っ越す必要があります。

注意点とコツ

• ネガティブな批判は避ける（職場や同僚の批判は控える）
• 詳細を聞かれても、プライバシーに関わる場合は簡潔に留める
• 口頭で伝えた後に書面での正式な通知を行う
• 退職交渉やカウンターオファーへの対応は冷静に考える

ケース別の言い換え例

• 突発的な理由を和らげたいとき: I need to step down for personal reasons.
• ポジティブに伝えたいとき: I am leaving to pursue new challenges.

丁寧な言葉で感謝と協力の姿勢を示せば、退職後の関係も良好に保ちやすくなります。

退職手続きに関するよくある質問とQ&A

はじめに

退職に関する疑問をQ&A形式でまとめました。実務で使える英語表現も併せて紹介します。

Q1: 退職願と退職届の違いは？

A: 退職願は退職の意思表明、退職届は会社に提出する正式な書類です。英語ではどちらも“Resignation letter”や“Notice of resignation”と表現されることが多いです。例文: “Please accept this letter as formal notice of my resignation, effective [date].”

Q2: いつまでに通知すべきですか？

A: 多くの外資系企業では少なくとも2週間前が一般的です。勤務契約や就業規則を確認してください。日本企業では1か月前が目安の場合もあります。

Q3: 英語でよく使う定型表現は？

A: 感謝を表す表現が基本です。例: “Thank you for all your support.” “It has been a pleasure working with you.” “I appreciate the opportunities I have had here.” 移行支援の申し出: “Please let me know how I can help during the transition.”

Q4: 退職届に必須の項目は？

A: 日付、宛先（上司または人事）、退職の意思表示、最終出勤日、署名です。理由は簡潔で問題ありません。

Q5: 退職理由はどの程度書くべき？

A: 簡潔で中立的に。例: “for personal reasons” や “to pursue other opportunities”。詳しく書く必要はありません。

Q6: 口頭と書面、どちらで伝えるべき？

A: まず口頭（対面またはビデオ）で伝え、その後に書面で正式に提出すると丁寧です。急ぎの場合はメールでの通知も可です。

Q7: 退職後の手続きで注意することは？

A: 引き継ぎ計画、会社資産の返却、最終給与と有給消化の確認、健康保険や年金の手続きを忘れずに。人事に確認して書面で記録を残しましょう。

Q8: カウンターオファーが来たら？

A: 感謝を示しつつ冷静に検討し、決定は早めに伝えてください。条件を変更する場合は書面で合意を取ることをお勧めします。

Q9: 参照や推薦状をお願いしたいときは？

A: 退職前に丁寧に依頼しましょう。英語例: “Would you be willing to provide a reference for me?” 具体的な内容や期限を伝えると親切です。

まとめ — 英語退職手続きを失敗しないためのポイント

要点の確認

英語で退職手続きを進めるときは、フォーマルな書き方と感謝の表現を忘れないことが大切です。退職理由は簡潔で前向きに伝え、最終日・引き継ぎ・備品返却など必要事項を明確にします。

実践チェックリスト

• 書面（メール）では丁寧な挨拶と感謝を最初に述べる
• 退職日（effective date）を明記する
• 引き継ぎ内容と担当者を簡単に示す
• 備品やアクセス権の返却方法を明記する
• 必要ならHRと確認し、会社の手続きを優先する

便利な英語例（短め）

• I hereby resign from my position, effective [date].
• Thank you for the opportunity to work with the team. I will ensure a smooth handover.

最後に

文面は送信前に必ず見直してください。テンプレートを使えば不安が減ります。丁寧に対応すれば、円満な退職につながります。