はじめに
本記事の目的
退職を考えている方が、上司や人事にメールで退職の意思や相談を伝えるときの不安を減らすための記事です。対面が難しい場面でも、相手に誠意が伝わる書き方やマナー、具体的な例文をわかりやすくまとめます。
対象読者
- 直接話す時間が取りにくい方
- まずはメールで相談したい方
- 伝え方に自信がない方
この記事で学べること
- 相談メールと意思表明メールの違い
- 面談依頼の書き方と言葉選び
- 円満退職につながる表現と注意点
具体的な例文を場面別に用意して、すぐ使える形で示します。
使い方のポイント
まずは「相談の意図」を明確にしてください。日時調整の依頼は簡潔にし、感謝や配慮の言葉を添えます。メールは記録にもなるため、事実を正確に伝えつつ冷静な表現を心がけましょう。
次章から例文とマナーを順に解説します。ご自身の状況に合わせて参考にしてください。
退職相談メールの基本構成とマナー
はじめに
退職の意思をメールで伝える場面は直接話すのが基本です。やむを得ずメールを使う場合は、理由とお詫びを明確に書いて、相手に配慮した文面にします。
件名の書き方
件名は一目で用件が分かるようにします。例：「退職のご相談」「面談のお願い（退職に関する件）」など。重要度が分かると相手も対応しやすくなります。
宛先と挨拶
まず宛先を正しく書き、冒頭で簡潔な挨拶を入れます。例：「お疲れ様です。○○部の□□です。」と名乗り、敬意を表す一文を続けます。
本文の構成（要点）
本文は箇条書きで要点を整理すると読みやすくなります。記載すべき要点は次の通りです。
– 退職を相談したい旨（相談の形で切り出す）
– メールで連絡した理由（急用や対面が難しい事情など）
– 希望する面談日時や退職時期の目安
一方的に伝えるのではなく「ご相談させてください」と表現すると円満です。
退職時期の伝え方
退職時期は希望を示し、調整の余地を残します。例：「○月末を希望していますが、業務引継ぎの状況に合わせて相談させてください。」と書きます。
お詫びと感謝の表現
メールでの連絡については「突然のご連絡で失礼します」「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」などのお詫びを入れます。合わせてこれまでの感謝も短く添えます。
相談の姿勢と締め
結びは丁寧にし、次の行動を明示します。例：「ご都合の良い日時を教えていただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。」と締めます。
退職相談メールの例文（アポイント取得・相談の場合）
概要
面談依頼の件名は「ご相談させていただきたい件がございます」とし、退職には触れずに「相談したい件」と記載します。丁寧な言葉でアポイントを取り、上司の都合の良い日時を伺う内容にします。
件名の書き方
例: ご相談させていただきたい件がございます
退職と直接書かず、受け手が開きやすい表現にします。
例文（基本）
件名: ご相談させていただきたい件がございます
いつもお世話になっております。○○部の△△です。
お手すきの際にお時間をいただきたくご連絡しました。業務についてご相談したいことがございますので、可能であれば15〜30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。ご都合の良い日時をいくつか教えていただけますと助かります。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
例文（短め・多忙な上司向け）
件名: ご相談のお願い（短時間で構いません）
いつもお世話になっております。△△です。短時間で構いませんのでご相談させてください。今日午後か明日午前中でご都合の良い時間はございますでしょうか。ご連絡お待ちしております。
例文（丁寧に日程提示する場合）
件名: ご相談のお願い
お疲れ様です。△△です。お話ししたいことがございます。下記の時間でお伺い可能ですが、ご都合の良い時間があればご教示ください。
・本日 15:00〜17:00
・明日 10:00〜12:00
・来週 月・水 13:00〜15:00
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
日程調整のコツ
・所要時間を明記すると調整しやすくなります（15〜30分推奨）。
・複数候補を示すと返信が早くなります。
・対面かオンラインか希望を書いておくと相手が選びやすいです。
送信時のポイント
・件名は短く明確にする。退職は伏せる。
・敬語を正しく使い、感謝を添える。
・急ぎでなければ業務時間内の候補を挙げる。
退職意思を伝えるメールの例文（直接相談が困難な場合）
件名の例: 「退職のご相談（〇〇）」。件名は簡潔にし、誰のメールか分かるように姓名か部署名を入れます。
書き方のポイント
– 冒頭で直接話せない事情（体調不良、休職中、出張等）を簡潔に伝え、お詫びを入れます。
– 退職希望時期を明確に書き、相談の希望があることを示します。
– 感謝の言葉と引き継ぎへの協力姿勢を示すと印象が良くなります。
例文1（体調不良で面談不可）
いつもお世話になっております。〇〇部の△△です。現在体調不良のため直接ご相談が難しく、メールで失礼します。私事で恐縮ですが、退職を考えており、〇月〇日を退職希望日と考えております。引き継ぎについては資料作成や業務整理で対応します。ご相談の機会をいただければ幸いです。短文で失礼しました。よろしくお願いいたします。
例文2（休職中で連絡のみ可能）
お世話になっております。△△です。休職中のため対面でのご相談が難しく、メールでご連絡します。退職を検討しており、詳細に関してお時間をいただき相談したく存じます。可能な日時をご指定いただけますと調整いたします。これまでのご指導に感謝いたします。
例文3（出張等で面談不可）
お疲れ様です。△△です。出張のため当面対面が難しく、失礼ながらメールで退職の意向をお伝えします。退職希望日は〇月〇日を考えております。引き継ぎ方法や業務の確認はメールやオンラインで進めますので、ご指示いただけますと助かります。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
状況別の退職相談メール例文
以下は直接会えない状況での退職相談メールの例文です。事情を簡潔に伝え、相手に手続きや相談方法を尋ねる点を重視しています。
休職中の場合
件名：休職期間中の退職相談のお願い
いつもお世話になっております。○○部の△△です。現在休職中で治療に専念しておりますが、休職期間満了を待たず退職を希望しております。直接ご相談に伺えず申し訳ございません。お手数ですが、退職手続きや必要書類についてご教示いただけますでしょうか。ご都合の良い方法（電話／オンライン）と日時をお知らせいただければ幸いです。よろしくお願いいたします。
ポイント：事情の説明、謝罪、手続き依頼、連絡方法の提示を入れる。
在宅勤務中の場合
件名：退職についてご相談させてください
○○部の△△です。諸事情により退職を考えております。直接お話しできず恐縮ですが、今後の手続きや引継ぎの進め方についてご相談させてください。電話またはWeb会議での面談を希望します。ご都合をお知らせください。
ポイント：引継ぎ方法や期日を明確にする。
育児・介護中の場合
件名：退職のご相談（育児／介護のため）
いつもお世話になっております。育児（介護）に専念するため、退職を検討しています。出社が難しくご迷惑をおかけしますが、手続きや休業制度の確認も含めご教示ください。電話での相談を希望します。
ポイント：家庭事情を簡潔に伝え、柔軟な相談手段を示す。
海外赴任・出張中の場合
件名：海外からの退職相談のお願い
現在海外赴任（出張）中の○○です。帰国前に退職希望をお伝えしたくご連絡しました。時差の関係で電話が難しい場合はメールでご指示いただけますと助かります。手続きの流れと提出書類を教えてください。
ポイント：時差や書類送付方法に触れる。
各例とも、感謝と配慮の気持ちを忘れずに記載してください。相手が対応しやすい情報（連絡方法、希望時期）を必ず入れましょう。
メール送信時の注意点と円満退職のコツ
送信前の確認
- 就業規則や退職手続きの期日を必ず確認します。退職届の提出期限や引継ぎ期間を守るためです。
- メールの宛先（上司・人事）とCCの必要性を確認します。社内ルールに従ってください。
メール文の書き方のコツ
- 理由は本音と建前を簡潔に書きます。詳細は面談で伝えると記載すると印象が柔らかくなります。
- 感謝の言葉を必ず入れ、責任転嫁や批判は避けます。例文は短く3〜5段落にまとめます。
送信のタイミングと形式
- 業務時間内の朝一番や午前中に送ると対応がスムーズです。夜遅くは避けます。
- 件名は分かりやすく「退職のご相談（氏名）」などにします。添付資料は最小限に。
送信後の対応
- メール後は面談で改めて意思を伝えます。メールだけで終わらせない姿勢が大切です。
- 引継ぎ案や退職日候補を用意し、相談しながら調整します。
トラブル回避と円満退職のために
- 記録は保存しておきます（メールの控え）。問い合わせがあれば冷静に対応します。
- 交渉や引き止めがある場合も感情的にならず、会社のルールと自分の意向を両立させる姿勢を示してください。
退職相談メールのNG例・よくある失敗
退職相談メールでよくある失敗をNG例と改善例で説明します。短く明確に伝えることを意識してください。
1. 件名が曖昧
- NG: 「お話があります」→用件が伝わらず開封されにくい。
- 改善: 「退職についてご相談（○○）」。目的と自分の名前を入れると分かりやすいです。
2. 本文が長くて要点が不明
- NG: 前置きが長く結論が見えない。
- 改善: 最初に「退職を検討しており、ご相談したく連絡しました」と要件を示し、希望日時を提示します。
3. 理由が詳しすぎて言い訳に聞こえる
- NG: 個人的な愚痴や詳細な事情を列挙する。
- 改善: 「一身上の都合により検討しています」と簡潔に伝え、面談で詳しく説明すると記載します。
4. 感謝やお詫びがない
- NG: 冷たい印象になり、印象を損なう。
- 改善: これまでの感謝と迷惑をかけることへのお詫びを一言添えます。
5. 退職日や手続きを一方的に決める
- NG: 「○月○日で退職します」と通知するだけ。
- 改善: 希望日を伝えつつ「調整いただけますと助かります」と相談の姿勢を示します。
最後に確認のコツ：送信前に要件が一目で分かるか読み返し、敬語・誤字脱字をチェックしてください。丁寧で端的な文面が円満な相談につながります。
まとめ：退職相談メールで大切なこと
退職相談メールは、円満退職につながる大切な第一歩です。以下の点を意識して書くと、相手に誠意が伝わります。
丁寧な言葉遣いと相談の姿勢
敬語を基本に、相談の姿勢を示します。結論だけでなく「相談したい」という意思を明確に伝えてください。
直接伝えるのが難しい理由の明記
対面が難しい理由を簡潔に書くと、誤解を避けられます。体調や業務調整など、具体的に触れてください。
退職時期・引き継ぎ・今後の対応について
希望する退職時期や引き継ぎの案を示し、面談や打ち合わせの希望日時を提案します。連絡先や対応可能な時間も明記してください。
感謝とお詫びの言葉
これまでの感謝と、迷惑をかけることへのお詫びを忘れずに添えます。短くても誠実さが伝わります。
以上を踏まえ、例文やマナーを参考に状況に応じた表現を心がけてください。適切な相談が、円満な退職につながります。
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