源泉徴収票の受給者番号とは何かを詳しく解説します

2025 11/06

はじめに

源泉徴収票に記載される「受給者番号」は、会社が従業員や支払先ごとに付ける管理用の番号です。給与や報酬を支払う際の帳票整理や社内の記録管理で使われ、個人番号（マイナンバー）とは別の目的で管理されます。

この記事の目的

本記事は受給者番号の意味や役割、記載方法、必要性、個人番号との違いをわかりやすく説明します。専門用語はなるべく避け、具体例を交えて丁寧に説明します。

誰に向けた記事か

人事・総務の担当者、個人事業主、また源泉徴収票を受け取る従業員の方に向けています。初めて受給者番号に触れる方でも理解できるように書いています。

この記事を読むと、受給者番号の基本がつかめ、実務での扱い方や注意点を知ることができます。次章以降で順を追って詳しく見ていきます。

受給者番号とは何か

定義

受給者番号は、会社が給与所得者（従業員）ごとに付ける社内の識別番号です。一般には社員番号や管理番号と呼ばれ、給与や人事の管理をしやすくするために使います。マイナンバー（個人番号）とは別物です。

具体例

たとえば「社員A=000123」「社員B=000124」といったように付けます。勤怠管理システムや給与計算ソフトでこの番号を入力すると、その従業員のデータを素早く呼び出せます。

記載される書類

源泉徴収票や給与支払報告書には受給者番号の欄があります。会社はそこに自社で付けた番号を記入します。役所に提出する書類で個人を特定するために使われますが、マイナンバーの代わりにはなりません。

特徴と目的

主な目的は社内での効率化と誤認防止です。氏名が同じ従業員がいても番号で区別できます。情報漏えいを防ぐため、外部に出す際は注意して扱う必要があります。

なぜ受給者番号を記載するのか

概要

受給者番号は、会社が従業員情報を正確かつ効率的に管理するための識別子です。名前だけでは区別しにくい場面で、番号を使うことで誤配や記録ミスを減らします。

主な目的

一意に識別するため：同姓同名の従業員がいても番号で区別できます。
書類の整合性を保つため：給与支払報告書や源泉徴収票と社内データを突き合わせる際に便利です。
管理の効率化：検索や集計、年次処理をスムーズに行えます。

具体例

同じ名前の「山田太郎」さんが2人いる場合、氏名だけでは給与振込先や源泉徴収票の誤送が起きやすいです。受給者番号を付ければ、「山田太郎（0001）」「山田太郎（0002）」のように明確に区別できます。

任意項目である理由

受給者番号は法的に必須ではなく、会社が業務の都合で設定する任意の識別子です。社内ルールに従って運用すれば、柔軟に活用できます。

注意点

マイナンバーなど他の番号と混同しないこと。
社員に番号の目的と扱い方を周知すること。
情報管理は厳重に行い、アクセス権や保存期間を明確にすること。

以上が、受給者番号を記載する主な理由と実務上の留意点です。

受給者番号の記載方法

概要

会社側であらかじめ各従業員に受給者番号（社員番号など）を付与し、源泉徴収票や給与支払報告書を作成する際に、該当の「受給者番号」欄へ記載します。

事前準備

従業員ごとに重複のない番号を決めます。シンプルな連番や社員番号を使うと分かりやすいです。
社内で桁数や形式（数字のみ、ハイフンあり等）を統一します。

記載手順（実務の流れ）

支給対象の従業員を特定します。
社内台帳や給与システムからその従業員の受給者番号を確認します。
源泉徴収票や給与支払報告書の「受給者番号」欄に番号を記入します。電子作成ならシステムに登録された番号が自動で入ります。

記載例

住所｜受給者番号｜個人番号（空欄またはハイフン）｜氏名
例：東京都千代田区○○町1-1｜00123｜（空欄）｜山田太郎

従業員への配布時の扱い

従業員へ渡す源泉徴収票に個人番号（マイナンバー）は記載不要です。会社は提出用に個人番号を扱う場面があれば、別途厳重に管理してください。

注意点

番号を誤記すると給与や届出に支障が出ます。記入後に必ず照合してください。
給与ソフトや様式の指示に従い、書式に合わせて記載します。

受給者番号と個人番号（マイナンバー）の違い

概要

受給者番号は会社が独自に付ける社内用の番号で、社員管理や帳票の整理に使います。個人番号（マイナンバー）は国が付与する12桁の番号で、税務署や市区町村に提出する際に使います。

主な違い（わかりやすく）

管理者：受給者番号＝会社が付与、個人番号＝国が付与
用途：受給者番号＝社内管理や社内向け帳票、個人番号＝税務・社会保険の手続き
記載義務：受給者番号＝源泉徴収票への記載は任意、個人番号＝税務署提出用の源泉徴収票には記載が必要だが、従業員に交付する用には記載しません。

具体例

社内で「社員番号A123」を受給者番号として使えば、給与データや過去の源泉票を社内で簡単に探せます。一方、税務署に提出する書類にはマイナンバー（12桁）を記載して提出しますが、従業員に渡す源泉徴収票にはマイナンバーを印字しません。

留意点

個人番号は厳重に管理し、従業員の同意や法令に沿った取り扱いが必要です。受給者番号も社内情報なので、閲覧権限や運用ルールを決めておくと安全です。

受給者番号が必要な場面・不要な場面

必要な場面

会社が従業員を「受給者番号」で管理しているとき
例：給与計算ソフトや人事システムで社員ごとに番号を付けている場合、源泉徴収票にもその番号を記載することが求められます。社内の番号で照合しやすくなります。
給与支払報告書をeLTAX（電子申告）で提出し、特別徴収税額の通知書受取方法に「電子データ」を選択したとき
例：自治体からの通知を電子で受け取る場合、受給者番号が必要になるケースがあります。

不要な場面

会社が受給者番号の運用をしていないとき
社内で番号管理していなければ記載は不要です。従来どおり氏名や住所で処理できます。
税務署提出用に個人番号（マイナンバー）だけを管理しているとき
マイナンバーだけで手続きする場合は受給者番号は不要です。

確認のポイント

不明な場合は人事・給与担当や自治体に確認してください。実務上は、どのデータで照合するかで判断します。

受給者番号の管理・設定に関する注意点

一元管理の勧め

受給者番号は社内で一か所に記録することをおすすめします。管理台帳（Excelや給与システムのマスタ）に、受給者番号・氏名・社員番号・入社日・退職日・備考を必ず残してください。こうすることで誤入力や重複を防げます。

重複を避ける方法

番号は連番に部署コードを付けるなどルールを決めます（例：営業-001、総務-002）。既に使用した番号は原則再利用しないでください。自動採番機能を使うと人的ミスが減ります。

年度途中の入退社・異動への対応

入社時は台帳に即登録し、退職時は退職日を記入して番号を凍結します。異動がある場合は部署欄を更新し、過去の履歴を残すと確認が容易です。

設定・変更の実務ポイント

年末調整や給与処理システムで設定・変更できることが多いです。変更時は（1）台帳更新、（2）システム反映、（3）試算または確認の順で作業してください。

セキュリティと保管

台帳はアクセス権で管理し、バックアップを取ります。紙で保管する場合は施錠、電子データは暗号化・ログ管理を行ってください。

チェック項目（例）

登録ルールが文書化されているか
定期的に重複チェックをしているか
退職者の番号を再利用していないか

これらを実行すれば、年度途中の変動にも対応しやすくなり、年末調整や給与処理のミスを減らせます。

まとめ：源泉徴収票の受給者番号とは

受給者番号の位置づけ

受給者番号は、会社が従業員ごとに任意で付与する社内の管理番号です。源泉徴収票や給与支払報告書に記載されることが多く、マイナンバー（個人番号）とは別物です。社内での帳票識別や検索、同姓者の区別に役立ちます。

運用のポイント（経理担当者向け）
自社ルールを確認する：付与の有無、番号体系（社員番号と統一するか別に運用するか）を明確にしてください。
帳票・システム設定：給与ソフトや源泉徴収票の様式に合わせて設定し、印字や出力の方法を確認します。
個人情報との区別：マイナンバーと混同しないよう、扱い方・保管場所を分けて管理してください。
退職・異動時の扱い：受給者番号は会社固有のため、通常は他社へ引き継ぎません。必要な通知や記録を残してください。
最後に

会社ごとに記載の有無や番号の付け方が異なります。経理担当者は自社の運用ルールを確認し、従業員や関係部署に分かりやすく伝えることが大切です。