はじめに
目的
この章では、本記事の目的と読み方をやさしく説明します。退職日がわからない場合に、どこをどう調べればよいか、履歴書や職務経歴書にはどう書けばよいかを順を追って解説します。まずは全体像をつかんでください。
この記事で学べること
- 退職日を確認できる代表的な情報源（給料明細、源泉徴収票、マイナポータル、ねんきんネット、ハローワークなど）
- 退職日が不明な場合の書類の書き方と注意点
- 企業とのやり取りや証明書の入手方法
- 退職日と最終出社日・離職日の違い
なぜ退職日が大切か
退職日は在職期間の証明になります。採用側は勤続期間や離職時期を確認したいので、正確に記載すると信頼につながります。あいまいだと手間や誤解を招きます。
読み方のポイント
まずは手元の書類を見て、思い当たる日付をメモしておきましょう。次章以降で、具体的な調べ方と書き方を丁寧に説明します。
退職日がわからない場合の主な調べ方
退職日が思い出せないときは、手元の記録と公的な記録を順に確認すると効率的です。以下に代表的な調べ方と具体的な手順を分かりやすく説明します。
給料明細・源泉徴収票
給料明細には入社日や退職日、最終出勤日が記載されることがあります。手元にあればまず確認してください。源泉徴収票も年ごとの在籍を確認する手がかりになります。企業には源泉徴収票の保存義務があり、再発行を依頼できる場合があります。
マイナポータル（マイナンバー）
マイナポータルにログインすると、雇用保険の資格取得日・資格喪失日など雇用に関する記録が確認できます。ログインにはマイナンバーカードとカードリーダーまたはスマホの対応アプリが必要です。
ねんきんネット（年金加入履歴）
ねんきんネットでは厚生年金の加入履歴が確認できます。会社ごとの在籍期間が分かるため、退職年や月の特定に役立ちます。利用登録（基礎年金番号）が必要です。
ハローワーク
最寄りのハローワークで雇用保険の記録を照会できます。窓口で本人確認書類を提示し、手続き方法を案内してもらってください。郵送やオンラインでの照会が可能な場合もあります。
そのほかの手段
元の勤務先の総務・人事や同僚に直接問い合わせる、銀行の給与振込履歴や雇用契約書、雇用保険被保険者証、年金手帳を確認することも有効です。
優先順位は「手元の書類→マイナポータル→ねんきんネット→ハローワーク→前の会社への問い合わせ」です。まずは手元で確認し、足りない情報は公的サービスで補ってください。
退職日が不明な場合の履歴書・職務経歴書の書き方
基本の書き方
退職日がはっきりしない場合は、履歴書・職務経歴書ともに「在職中」「現在に至る」と記載します。勤務期間の終わりを空欄にしないことで記載ミスや誤解を避けられます。退職予定日がわかるときは、カッコ書きで（退職予定：YYYY年MM月）と添えると親切です。
履歴書の具体例
・勤務期間：2018年4月 〜 在職中
・退職予定：（退職予定：2025年7月予定）
このように書くと採用担当者が現状をすぐ理解できます。日付が確定していない場合は「予定」と明記してください。
職務経歴書の具体例
職務経歴書では在籍期間のほか、担当業務や成果を詳しく書きます。冒頭に「在職中」と明示し、プロジェクトの終了日や担当期間がある場合は個別に年月を入れてください。業務はできるだけ定量的に示すと信頼性が増します。
有給消化中や休職中の場合
有給消化中でも雇用契約が継続しているため「在職中」と書きます。休職や育休などの場合は（休職中：〜年〜月復職予定）など経緯を一言添えると誤解を防げます。
注意点
退職日が確定していないのに勝手に想定日を記載するのは避けてください。内定後にスケジュール調整でトラブルになる可能性があります。面接や内定時に正確な日程を伝えるよう心がけ、書類は現時点での正しい情報だけを記載してください。
書類作成時に注意すべきポイント
● 経歴詐称は避ける
退職日が分からないからといって適当に記載すると、経歴詐称になり得ます。採用が取り消されたり、信頼を失ったりする恐れがあります。日付に不安がある場合は「調査中」や「在職中（退職日調整中）」と明記し、面接で正直に説明しましょう。
● 入社可能時期を見積もる
面接では入社可能時期を聞かれることが多いです。就業規則の退職手続きや引き継ぎに要する日数を確認して、現実的な最短日と余裕を持った日を用意してください。例：就業規則で1か月前通知、引き継ぎ2週間の場合は最短で約1か月半後を目安にします。
● 手続きに必要な書類の確認と問い合わせ
離職票、退職証明書、雇用保険の手続きなどは会社やハローワークに確認してください。離職票は失業給付の申請で必要です。退職証明書は在職期間の証明になります。発行時期や手続き方法を事前に問い合わせ、必要なら発行依頼のメールや控えを残しましょう。
● 証拠の保管と正確な記載
給与明細、雇用契約書、退職願の控えなど、退職日を裏付ける書類を保存してください。履歴書や職務経歴書の日付は誤字脱字がないか必ず確認し、訂正が必要なら説明できるようにしておきます。
● 前職への照会対応
求人先が前職に在籍確認や照会を行う場合は、あらかじめ許可が必要か確認しましょう。連絡先を伝える際は、対応可能な時間帯や担当者名を明示すると丁寧です。
● 最後に：チェックリスト（簡易）
– 退職日を正確に記載しているか
– 入社可能時期を現実的に設定しているか
– 必要書類の発行時期を確認したか
– 証拠書類を保管しているか
– 前職への照会対応を準備しているか
これらを押さえることで、書類作成時のトラブルを減らせます。疑問があれば早めに会社やハローワークに相談してください。
どうしても調べられない場合の最終手段
1) 元勤務先の人事・総務に直接問い合わせる
まず最も確実なのは人事や総務へ直接連絡することです。電話かメールで「在籍期間と退職日の確認」や「源泉徴収票・退職証明書の再発行」を依頼します。用意する情報（例）：社員番号、在籍していた部署、在籍推定期間、氏名（旧姓があれば併記）。
例メール文（短く明確に）:
「お世話になります。○○（旧姓）と申します。お手数ですが、私の在籍期間および退職日の確認と、源泉徴収票（または退職証明書）の再発行をお願いできますでしょうか。社員番号は××です。よろしくお願いいたします。」
2) 公的機関で確認できる書類を利用する
会社と連絡が取れない場合は、ハローワーク（離職票・雇用保険の記録）や年金事務所（被保険者記録）の照会を検討してください。源泉徴収票は基本的に会社発行ですが、税務署やハローワークの相談窓口で対応方法を教えてもらえます。
3) 会社が倒産・消滅しているときの対応
会社がなくなっている場合、ハローワークや労働局で失業給付や在籍確認に必要な手続きを相談できます。倒産手続きに関する情報は管轄の法務局や倒産管財人が持っていることもあります。
4) 転職エージェントや専門家に相談する
履歴のまとめ方や書き方に迷うときは転職エージェントに相談すると具体的助言が得られます。書類の代行取得や書き方のテンプレを教えてもらえる場合があります。
5) 交渉時のポイント
・問い合わせはメールで記録を残す。\n・身分証や旧雇用契約書、給与明細など手元資料を示すと再発行がスムーズ。\n・急ぎなら期限を明記して丁寧に依頼する。
上記を順に試せば、多くの場合に退職日や証明書を確保できます。
退職日と最終出社日・離職日との違い
退職日とは
退職日は雇用契約が終了した日です。会社との契約が法的に終わる日を指します。給与や社会保険の扱いはこの日で区切られます。
最終出社日とは
最終出社日は実際に会社へ出勤した最後の日です。有給休暇を残している場合、最終出社日と退職日がずれることがあります。例：最終出社日が1月15日で、残りの有給を1月16日〜2月15日に取得し、退職日が2月15日になるケース。
離職日とは
離職日は雇用保険や離職票に記載される退職日です。通常は退職日と同じ意味ですが、書類上の扱いで明確に日付が定められる点が特徴です。
実務上の注意点
- 履歴書や職務経歴書には、原則として雇用契約が終わる「退職日」を記載します。
- 雇用保険の手続きでは「離職日」を使います。
- 最終出社日と退職日が異なる場合は、両方を併記すると誤解が減ります（例：最終出社日：2024/1/15、退職日（契約終了）：2024/2/15）。
確認の方法
契約書、給与明細、源泉徴収票、離職票を確認してください。会社に問い合わせると確実です。
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