はじめに
この記事の目的
アルバイトとして働いた経験がある方が、在職証明書をスムーズに取得できるようにするための案内です。発行の可否、依頼手順、書式の見本、よくある注意点を丁寧に解説します。アルバイト経験を証明する必要がある場面で慌てないための実用的な情報を提供します。
誰に向けた記事か
- 転職や就職活動でアルバイト期間の在職証明が必要な方
- 住宅ローンや賃貸契約で勤務先証明が求められる方
- 会社にどのように依頼すればよいか悩んでいる方
この記事で学べること
- アルバイトでも在職証明書は発行できる場合が多い点
- 発行を依頼する際の具体的な手順と注意点
- 記載すべき項目や簡単な文例・テンプレート
読み方のポイント
章ごとに実例とテンプレートを載せます。まずは第2章で発行可否の基本を確認してください。ご自身の状況に合わせて、実際に使える文例を参考にしてください。
アルバイトでも在職証明書は発行できるのか
結論
アルバイトやパートでも、在職証明書を発行してもらえます。正社員に限らず、雇用関係があることを会社が証明できれば発行可能です。在職証明書は「在席証明書」「就労証明書」「雇用証明書」などと呼ばれることもあります。
誰が発行するのか
発行は基本的に雇用主（企業や店舗）が行います。人事や総務、店舗の責任者など、在籍確認や署名・押印ができる担当者が対応します。小規模な職場でも代表者が発行できます。
記載される主な内容
- 氏名・雇用形態（アルバイト・パート）
- 勤務開始日・勤務先名・部署や勤務場所
- 勤務時間や雇用期間（必要に応じて）
- 発行日・会社の連絡先・担当者名と押印
発行を依頼する際の流れ
- まず担当者に発行希望を伝えます。口頭でもメールでも構いません。
- 用途（銀行、ビザ、賃貸など）を伝えると適切な文言で作成してもらえます。
- 会社側で作成・署名・押印し、原本またはPDFで受け取ります。
よくある疑問
- アルバイトでも断られることはありますか？ 会社の方針で対応が異なりますが、正当な理由があれば発行してもらえることが多いです。
- 発行までに時間はかかりますか？ 数日から1週間程度が一般的です。急ぎなら早めに依頼してください。
在職証明書が必要となる主なシーン
以下は、実際に在職証明書が求められる代表的な場面と、求められる理由・ポイントを分かりやすくまとめたものです。
転職・就職活動
応募先が職歴や現職の在籍確認を行うために求められます。提出で在職期間や職位、雇用形態（正社員・契約・アルバイト）を確認されます。面接前の書類提出や最終選考時に必要になることが多いです。
住宅ローン・賃貸契約
金融機関や不動産会社が安定した収入と勤続状況を確認するために提出を求めます。審査で収入証明を補う目的や、家賃支払い能力の裏付けになります。
保育園・幼稚園の入園申請
保育の利用条件で保護者の就労を証明する必要があります。勤務時間や勤務日数が審査基準になることが多いので、勤務の実態が分かる記載が役立ちます。
在留資格の申請・更新（外国人）
就労ビザの取得や更新で、実際に働いていることや雇用の継続性を示す書類として使われます。雇用条件や勤務開始日が重要です。
扶養手続き・各種給付
配偶者の健康保険や税の扶養、児童手当などで就労状況や収入の一部を確認するために求められる場合があります。
公営住宅・入居申込
収入や就労状況を基に入居資格を判断するため、在職証明書の提出を求められることがあります。
各ケースで共通して重視されるのは「在籍の事実」「勤務期間」「雇用形態」「給与・勤務時間の目安」です。応募先や窓口が求める項目を事前に確認して、必要な記載がある在職証明書を用意してください。
アルバイト向け在職証明書の書式・記載項目
書式の基本構成
- 文書上部に会社名・ロゴ（可能なら社判）と発行日を入れ、中央に「在職証明書」などのタイトルを置きます。
- 本文は箇条書き形式で要点を明確にするのがおすすめです。
必須の記載項目
- 氏名（フルネーム）・性別・生年月日：本人確認のために明記します。
- 住所：現住所を記載します。
- 採用年月日・雇用期間：入社日と在職中であれば「在職中」と記載します。契約期間がある場合は開始・終了日を示します。
- 雇用形態：アルバイト・パートなど区分を明示します。
- 仕事内容・職場での地位：担当業務や役職（該当する場合）を簡潔に書きます。
- 就労形態：曜日固定かシフト制か、在宅の有無などを記載します。
- 勤務日数・就労時間：週の出勤日数や1日の標準労働時間、月間の目安時間などを示します。
- 勤務地：主な勤務先の住所や店舗名を記載します。
- 給与支給総額：月額または時給と支払方法（振込等）を明示します。
- 会社の証明印または署名：発行者の氏名・役職と押印を必ず入れます。
任意で記載すると安心な項目
- 雇用契約書番号、社会保険加入状況、上長の名前、試用期間の有無、給与の支払日や支払期間（何月分か）など。
記入のポイントと注意点
- 記載は事実に基づき簡潔に。虚偽は避けてください。
- 日付は発行日を明確にし、署名・押印で正式性を保ちます。
- 依頼元が指定する書式や記載項目がある場合は優先します。
テンプレートとファイル形式
- Word形式やPDFでのテンプレートが多数あります。ダウンロードして会社名や内容を差し替えるだけで使えます。
- 提出先の指定があれば、その形式（紙・PDF）で発行してください。
在職証明書発行依頼の手順と注意点
1. 依頼のタイミング
在職証明書は余裕を持って依頼してください。申請期限や繁忙期に重なると発行が遅れることがあります。できれば提出予定日の2週間前までに依頼すると安心です。
2. 依頼の手順（具体的）
- 提出先と期限を確認する。用途（転職、ローン、保育園など）や締切日を明確にします。
- 会社の誰に頼むかを確認する。総務や人事、店舗責任者など対応部署を調べてください。
- 依頼方法を決める。メール、社内システム、口頭いずれかで伝えます。書面やメールで残すと安心です。
- 必要項目を伝える。氏名、在籍期間、雇用形態、勤務時間、提出先の宛名などを正しく伝えます。
3. 伝えるべき情報（チェックリスト）
- 用途と提出先
- 提出期限（具体的な日付）
- 必要な記載項目（例：在籍期間、職務内容、給与の記載の有無）
- 発行部数と宛名
4. 発行後の確認ポイント
発行された書類は必ず確認してください。氏名の漢字、勤務期間、日付、誤字脱字に注意します。修正が必要な場合は早めに依頼してください。
5. 依頼文の例（メール・メッセージ）
件名：在職証明書発行のお願い
本文：いつもお世話になっております。○○（氏名）です。下記の理由で在職証明書の発行をお願いしたくご連絡しました。
・用途：転職（またはローン、保育園）
・必要な記載：在籍期間、雇用形態、勤務時間
・提出期限：○月○日
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
発行できない場合・注意点
退職後の場合
退職後は「在職中」を証明する在職証明書は発行できません。代わりに、過去の在籍を証明する「在籍期間証明書」や「在職期間証明書」「退職証明書」などで対応します。申請時は、希望する書類名を明確に伝えてください。
個人事業主や無所属の場合
個人事業主や企業に所属していないフリーランスには、企業が発行する在職証明書は出せません。必要な場合は、業務委託契約書や請求書、開業届などで代替することを検討します。
本人作成の書類は効力がない
在職証明書は勤務先が発行する公式文書である必要があります。本人が自作して提出しても、公的・民間の手続きで受理されないことが多いです。
その他の注意点
発行には会社の承認が必要で、社内ルールや手数料、発行までの日数がある場合があります。必要な記載事項（勤務期間・職種・雇用形態など）を事前に伝え、証明書の用途を明確にすると手続きがスムーズです。
アルバイト・パート特有のポイント
発行は可能です
アルバイト・パートでも在職証明書は発行できます。正社員と同じく、勤務実績や雇用形態を証明する書類として扱われます。ただし、企業によっては発行の手続きに慣れていない場合があります。
依頼先と役割
原則として人事・総務が窓口です。小規模店舗などでは店長や経理担当が対応します。依頼の際は、以下を伝えるとスムーズです。
- 何のために必要か（例：住居契約、ローン申請など）
- 希望する発行日と受け取り方法
派遣社員の場合
派遣社員は派遣元の企業が在職証明書を発行します。派遣先（働いている職場）は発行できないことが多いので、派遣元に依頼してください。
準備しておくこと
発行を依頼する前に用意しましょう。
- 氏名、生年月日、社員番号（あれば）
- 勤務期間、勤務日数・時間、雇用形態の簡単な説明
- 利用目的と提出先の情報
発行が遅れるときの対処
稟議や承認が必要で時間がかかることがあります。余裕をもって依頼し、急ぐ場合はその旨を明確に伝えてください。しかし、短期間での発行を保証できないこともある点は理解しておきましょう。
記載で特に気をつける点
アルバイト・パートは勤務時間や雇用期間が変わりやすい点を明確に記載してもらうと安心です。時短や契約更新の有無など、確認したい点は依頼時に伝えてください。
在職証明書のテンプレート・文例
テンプレート（在職証明書本体）
会社名・所在地
発行日：YYYY年MM月DD日
在職証明書
氏名：○○ ○○（ふりがな）
生年月日：YYYY年MM月DD日（任意）
雇用形態：アルバイト／パート
職種：○○（例：ホールスタッフ）
勤務期間：YYYY年MM月（入社）〜在職中／YYYY年MM月（退職）
勤務時間：週○時間、シフト例：○曜〜○曜○時〜○時（任意）
用途：（必要があれば記載）
発行者：会社名、部署名、担当者名、連絡先
（会社印）
依頼文（発行依頼の文例）
○○部 ○○課 ご担当者様
いつもお世話になっております。○○（店舗名）にてアルバイトをしております△△ △△と申します。早速ではございますが、下記の用途のため、在職証明書の発行をお願い申し上げます。
・用途：○○（例：入居申込書提出用）
・希望発行日：YYYY年MM月DD日
記載項目は氏名、雇用形態、勤務期間、勤務時間、発行日、会社印をお願い致します。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
記入上のポイント
・目的に応じて「勤務時間」「収入見込み」などを追記する。
・在職中は「在職中」と明記する。
・急ぎの場合は希望日を明記し、連絡先を添える。
上のテンプレートをコピーして、必要事項を埋めてお使いください。
まとめ・注意点
アルバイトでも在職証明書は発行できます。転職や各種手続きで提出を求められることが多いため、早めに準備することが大切です。
要点
- 発行可能：勤務先が在職証明書を発行します。担当者や人事に依頼してください。
- 記載項目：氏名、雇用形態（アルバイト／パート）、在職期間、勤務時間や職務内容、発行日、署名・社印などが基本です。
- 提出用途を伝える：必要な書式や項目が先方で異なるため、用途（賃貸、融資、転職など）を具体的に伝えましょう。
依頼時の注意点
- 依頼は早めに：手続きに日数がかかる場合があります。余裕を持って依頼してください。
- 必要情報を明記：氏名・社員番号（あれば）・在職期間の開始日・提出期限・宛先を提示するとスムーズです。
- 形式の確認：原本が必要かコピーでよいか、社印や署名の有無を確認してください。
書類確認のポイント
- 誤字脱字がないか確認する。特に氏名・日付・在職期間は正確に。
- 給与や勤務時間を記載する場合は、事実と一致しているか確認します。
- 発行日と発行者の記名・押印があるかをチェックしてください。
トラブルや代替手段
- 発行が難しい場合は、雇用契約書、給与明細、源泉徴収票などを代替資料として相談しましょう。
- 虚偽の記載は避けてください。誤った情報は不利益につながります。
最後に、テンプレートや文例を用意して依頼すると対応が早くなります。丁寧に依頼し、受け取ったら内容を必ず確認してください。
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