はじめに
退職は仕事生活の中で大きな節目です。気持ちよく次へ進むためには、書類の種類や扱い方を正しく理解しておくことが大切です。本記事は「退職願」と「退職届」の違いを、実務に役立つ視点で丁寧に解説します。
この記事の目的
- 退職願・退職届それぞれの定義と役割を分かりやすく示します。
- 法的な効力や撤回の可否、提出のタイミングについて実務的に説明します。
- 書き方や上司への伝え方、マナーも具体例を交えて紹介します。
- 「辞表」との違いも明確にします。
想定する読者
- 退職を考えている方
- 人事や総務の担当者
- 部下から相談を受ける立場の方
各章では実務で使えるポイントを中心に、具体例を挙げて説明します。分かりやすさを重視して進めますので、初めての方も安心して読み進めてください。
退職願と退職届の基本的な違い
定義
退職願は「退職したい」と会社に申し出る書類です。会社の承認を得て退職日や手続きが決まる前の意思表示に使います。退職届は退職が確定した後に提出する正式な通知で、提出した時点で効力が生じる書類です。
承認と効力の違い
退職願はあくまで申し入れです。会社が受理しない場合は退職が確定しません。退職届は提出すると原則撤回できず、効力が発生します。労働契約上は退職届の方が強い意味を持ちます。
提出のタイミングと撤回
退職願は意思表明の段階で提出します。話し合いを経て条件を調整し、撤回することも可能です。退職届は退職日や条件が確定した後に出しますので、出したら取り消せない点に注意してください。
具体例
・転職先が確定していないが辞めたい場合：退職願を出して時期を相談します。・転職先と入社日が決まり、会社との合意がある場合：退職届を出して正式に退職します。
使い分けのポイント
意思が固まっていないときは退職願を使い、条件が決まれば退職届を提出します。どちらを出すかで会社とのやり取りや手続きが変わるため、段階に応じて使い分けてください。
退職願の特徴・使い方
概要
退職願は、会社に対して「退職したい」という意思をお願いする文書です。会社の承諾を得る前なら撤回や変更が可能で、退職時期や条件を相談しながら進めたいときに使います。一般に希望日の1〜3カ月前に出すのが目安です。
退職願の主な特徴
- 承諾前なら撤回できる柔軟性があります。
- 退職時期を会社と調整したいときに適しています。
- 厳密な法的効力は弱く、交渉の余地を残せます。
提出のタイミングと目安
- 会社の就業規則を確認し、指定があれば従います。
- 指定がない場合は、直属の上司と相談したうえで、1〜3カ月前を目安に出すと円滑です。
書き方のポイント（簡単な記載例）
- 用件は簡潔に「退職願」と明記します。
- 退職希望日を明確に書きます（例：2025年6月30日）。
- 理由は簡潔で構いません（例：一身上の都合により）。
- 提出日と署名を忘れずに。
例：
退職願
一身上の都合により、2025年6月30日をもって退職いたしたくお願い申し上げます。
2025年4月1日
氏名（署名）
撤回・変更の注意点
- 口頭での同意や承諾があれば、撤回できないこともあり得ます。まず上司と話し合い、書面で確認を取ることが安心です。
使う場面の具体例
- 退職意思はあるが引継ぎや時期調整が必要な場合
- 会社に相談して条件を詰めたい場合
以上を踏まえ、退職願は「相談の入口」として使うとよい書類です。状況に応じて退職届や弁護士相談も検討してください。
退職届の特徴・使い方
概要
退職届は「退職します」と事実を正式に伝える書類です。会社と退職日や条件が合意した後、形式的かつ最終的に提出します。一度出すと原則撤回できないため注意が必要です。
提出する時期と場面
退職の意思を上司に伝え、合意が取れたら作成します。たとえば「上司と退職日を決め、決まった後に提出する」という流れが一般的です。
書き方のポイントと文例
基本は簡潔に書きます。記載例：
・日付（提出日）
・宛先（会社名・代表者名）
・本文（「私事都合により、○年○月○日をもって退職いたします。」など）
・氏名と押印
例文：「私事都合により、2025年7月31日をもって退職いたします。よろしくお願いいたします。」
提出方法と保管
原則は手渡しで直接提出します。郵送する場合は簡易書留や配達証明を使うと証拠になります。会社に原本を渡し、自分でも控えを保管してください。
撤回・変更についての注意
一度提出すると撤回が難しく、会社の同意がなければ取り消せません。円満に進めるために、提出前に上司と十分に話し合ってください。
その他の注意点
労働条件や退職日の確認は忘れずに。会社の就業規則に沿った手続きを行うとトラブルを避けやすくなります。
法的効力と注意点
退職願の効力
退職願は会社に対する「お願い」です。原則として会社が承認する前なら撤回できます。例えば上司と話し合いで退職の時期を調整したい場合は、一度提出してから相談することも可能です。会社の承認が得られれば、その合意内容が実務上の基準になります。
退職届の効力
退職届は一方的な通知です。会社が受理した時点で意思表示が明確になり、撤回が難しくなります。民法上は解約の申入れと同様扱われ、合理的な期間の予告（一般に1か月）をもって効力が生じます。
撤回とタイミングの注意点
退職届を受理される前でも、相手の了承が進んでいると撤回が認められないことがあります。口頭で承諾を得た後や業務引継ぎが始まった段階は特に注意してください。
実務的な注意点
・書類は必ず控えを残す。配達記録や日付入りのコピーが有効です。
・退職日や引継ぎの具体的な期日を明記すると誤解を減らせます。
・有給や未払いの給与などは別途書面で確認しましょう。
トラブル回避のために
不安がある場合は、まず人事や上司に相談し、文面や時期を調整してください。法的に判断が必要な場合は、労働相談窓口や専門家に相談すると安心です。
提出の流れとマナー
1. まずは直属の上司に口頭で伝える
退職の意思はまず口頭で伝えます。面談の日時を頼み、落ち着いて話してください。例：「お時間をいただけますか。個人的なことで恐縮ですが、退職を考えております。」と切り出すと丁寧です。
2. 退職願の提出
口頭で了承を得たら、退職願を提出します。会社指定の書式があれば従い、ない場合は縦書き・手書きで誠意を示すと好印象です。日付と署名は忘れずに。
3. 退職日と引き継ぎを相談・調整
退職日、引き継ぎ内容、業務の区切りを上司や関係部署と詰めます。引き継ぎ資料を作成し、後任が決まるまで協力します。必要なら引き継ぎスケジュールを文書化して共有します。
4. 退職確定後に退職届を提出
退職条件が決まったら、正式書類として退職届を提出します。会社によっては人事への提出やコピー保管が求められます。
マナーのポイント
- 提出は平日業務時間内に行う。服装は清潔感あるものを。
- メールで先に連絡する場合は簡潔に要旨を伝え、面談日を設定する。
- 提出後は感謝の言葉を忘れず、円満な引き継ぎを心がける。
- 提出書類はコピーを残し、控えを受け取る。
この流れを踏めば、誠意ある退職手続きができます。
辞表との違い
概要
辞表は主に役員や管理職、公務員など特定の地位にある人が使う書類です。一般社員やアルバイトが辞表を出すのは誤解を招くため、通常は退職願や退職届を使います。
誰が使うか
- 辞表：取締役・役員・管理職、または公務員の辞職届として使われることが多いです。
- 退職願・退職届：一般の従業員やパート・アルバイトが使います。
書き方の違い（簡単な例）
- 辞表の書き出し例：
「辞表 私は一身上の都合により、（役職名）職を辞します」 - 退職届の書き出し例：
「退職届 私事により、○年○月○日をもって退職いたします」
注意点
辞表は立場や責任を示す意味合いが強く、使い方を誤ると社内で混乱します。まず上司に口頭で伝え、会社の指示に従って適切な書類を提出してください。なお、最終的な退職日は会社の合意が必要な場合があります。
まとめ・使い分けポイント
要点まとめ
- 退職願は「退職をお願いします」と会社に承認を求めるものです。交渉や引き止め、退職日調整の余地があります。
- 退職届は「退職が決まりました」と会社に正式に通知する書類です。原則として撤回はできないため慎重に使います。
状況別の使い分け例
- 転職先との調整や引継ぎで柔軟な対応が必要な場合：退職願を先に提出して話し合いを進めます。
- 既に退職日が確定し、会社に正式に伝える場合：退職届を提出します。
- 上司や職場の慣例がある場合：まず相談し、会社のルールに従ってください。
実践のコツ
- 提出前に直属の上司へ口頭で伝えると誤解が少なくなります。
- 書面は簡潔に、退職理由は簡単に触れる程度で問題ありません。
- 撤回を考える場合は、退職願の段階で対応することが安全です。退職届は取り下げが難しい点を忘れないでください。
正しい使い分けでトラブルを防ぎ、円満退職につなげましょう。
コメント