はじめに
本書は、ローン審査で求められる在職証明書についてやさしく解説するためのガイドです。
目的
在職証明書がどんな役割を持つのか、いつ・どのローンで必要になるのか、発行の頼み方や注意点までを具体的に説明します。専門用語は極力避け、実例や手順を交えてわかりやすくまとめました。
誰に向けた内容か
・住宅ローンや自動車ローンを検討している方
・カードローンや各種融資の申請を考えている方
・会社に在職証明書の発行を依頼する必要がある方
読み方のポイント
各章は独立して読めます。まずは本章で全体像を把握し、必要な章を詳しく確認してください。必要な書類や依頼の例文も用意していますので、実際の手続きに役立ててください。
在職証明書とは？
概要
在職証明書は、申請者が現在、特定の会社や組織に在籍していることを証明する書類です。ローンや賃貸契約、ビザ申請などで提出を求められることが多く、第三者に勤務状況を伝える公式な証明となります。
主な記載事項
一般に記載される項目は次の通りです。
– 氏名、住所、生年月日
– 雇用開始日、雇用形態（正社員、契約、派遣など）
– 職種・役職、勤務先の部署や勤務地
– 勤務時間、給与や年収（必要な場合）
– 会社名、発行日、会社印や担当者署名
必要に応じて在籍期間の証明や休職の有無などが加わります。
別名と使い分け
就業証明書、雇用証明書、勤務証明書などと呼ばれますが、基本的には同じ趣旨です。申請先によって求める書式や記載項目が異なるため、用途を伝えて必要な内容を確認するとよいです。
発行者と形式
通常は会社の人事・総務が発行します。紙の原本に会社印が押されることが一般的ですが、近年は電子発行にも対応する企業が増えています。ただし、金融機関などは原本提出を求める場合があるので事前に確認してください。
発行時の注意点
記載内容は正確である必要があります。特に雇用開始日や給与額は審査に影響します。発行を依頼する際は、用途（ローン名や提出先）と必要な項目を伝えるとスムーズです。
なぜローン審査で在職証明書が必要なのか？
ローン審査で在職証明書が求められる主な理由は、借り手に安定した収入と継続的な返済能力があるかを金融機関が確認するためです。以下に具体的に説明します。
1. 収入の安定性を確認するため
在職証明書は勤務先や役職、入社日などを示します。毎月の給与が安定して支払われる職場かどうかを判断できます。例えば、正社員で勤続年数が長ければ、返済が続く可能性が高いと見なされます。
2. 申告内容の裏付け
申込み時の収入や勤務先情報が正しいかを照合します。申告が給与30万円なら在職証明書や給与明細で裏付けを取ります。情報の信頼性が高まれば審査はスムーズになります。
3. 雇用形態と勤続年数を見るため
契約社員や派遣、アルバイトは雇用の継続性が不確定な場合があります。勤続年数が短いと審査の評価が下がることがあります。住宅ローンなど長期の融資では特に重要です。
4. 虚偽申告の防止
在職証明書により、虚偽の勤務先や給与の申告を防げます。金融機関は必要に応じて勤務先へ確認の電話を行う場合があります。
5. 金融機関が重視する具体的ポイント
- 勤務先名と所在地
- 入社日・勤続年数
- 役職・雇用形態
- 給与額（年俸含む）
在職証明書は他の書類（給与明細・源泉徴収票）と組み合わせて総合的に返済能力を判断する資料です。
在職証明書が求められる主なローンとその場面
住宅ローン
住宅ローンでは長期間の返済能力を重視します。金融機関は申込者が現在の職場に安定して勤務しているか、収入が継続する見込みがあるかを確認します。求められる書類は在職証明書、給与明細、源泉徴収票などです。例：勤続年数が短い場合、追加書類を求められることがあります。
自動車ローン・自社ローン
ディーラーや販売会社のローンでも在籍確認や在職証明を求めることがあります。短期の分割でも、支払い能力を確かめるためです。派遣や契約社員の場合は雇用形態を示す書類が必要になる場合があります。
カードローン（無担保ローン）
カードローンは審査が簡易なことが多いですが、在籍確認を電話で行うか、書類提出を求めることがあります。目的は申告どおりに勤務しているかの確認です。自営業者は確定申告書や口座入金の明細を求められることが多いです。
その他（教育ローン・フリーローン・事業向け融資）
教育ローンやフリーローンでも職業・収入の確認が入ります。事業融資では決算書や事業計画書の提示が必要になるなど、確認の深さが変わります。
■準備の目安
在職証明書のほか、直近の給与明細や源泉徴収票、雇用契約書を用意しておくと審査がスムーズです。
在職証明書による確認内容
在籍の確認
在職証明書はまず「その職場に実際に在籍しているか」を示します。雇用期間や入社日が明記され、申請者が嘘をついていないかを確かめます。
雇用形態と勤続年数
正社員、契約社員、派遣、アルバイトなどの雇用形態と勤続年数を確認します。勤続年数は安定性の判断材料になり、短い場合は審査で不利になることがあります。
収入・給与の確認
年収や月収、賞与の有無や支給頻度が記載されることが多いです。返済能力を裏付ける重要な情報なので、給与額や支給方法（振込など）が明確にされます。
勤務条件・労働時間
フルタイムかパートタイムか、シフト制かなど勤務形態を確認します。労働時間は収入の安定性に直結します。
会社情報と連絡先
勤務先の正式名称、部署、役職、会社住所や担当者の連絡先が記載されます。金融機関は必要に応じて確認の連絡を取ります。
休職・退職予定・副業の有無
休職中や退職予定があれば審査に影響します。副業の有無は記載されない場合もありますが、重要な情報と見なされることがあります。
記載内容に誤りがあった場合の対応
記載ミスがあると審査が長引きます。申請前に会社に内容を確認し、必要なら訂正を依頼してください。企業により記載できる範囲が異なるため、事前に何を記載してほしいか伝えるとスムーズです。
在職証明書が必ずしも必要でない場合
1）全てのローンで必須ではない
ローン審査で在職証明書が常に求められるわけではありません。カードローンや少額の無担保ローン、銀行からの簡易審査型商品では、他の書類で代替できることがあります。
2）代替になる書類の具体例
- 勤続年数：健康保険証や雇用保険の記録
- 収入確認：源泉徴収票、確定申告書、住民税の課税証明書
- 勤務先確認：給与振込の口座明細や雇用契約書
例えば、自営業者は確定申告書で収入を示し、勤め先のない人は通帳で入金実績を示すことが多いです。
3）金融機関や商品、申込者属性で変わる
金融機関ごとに求める書類は異なります。勤続年数が短い、派遣や契約社員、個人事業主など属性によって必要書類が増える場合があります。申し込む前に必ず担当窓口に確認し、可能なら複数の書類を準備しておくと安心です。
4）確認される方法の違い
最近は電子データや口座情報で勤務や収入を確認するケースも増えています。必要書類は事前案内に従い、疑問があれば問い合わせてください。
在職証明書の発行手順と依頼方法
概要
在職証明書の発行依頼は、人事・総務など発行担当部署へ行います。申請者の氏名・所属・社員番号、依頼理由、発行希望日や提出先を明記して提出します。発行にかかる日数や受け取り方法は会社ごとに異なるため、余裕を持って申請することが大切です。
依頼前の準備（記載すべき項目）
- 氏名／社員番号／所属部署／役職
- 発行理由（例：住宅ローン審査のため）
- 提出先（金融機関名）と提出期限
- 発行希望日と受け取り方法（手渡し・郵送・PDF）
- 連絡先（内線・携帯）
依頼の方法（メール例・書面例）
- メール：件名に「在職証明書発行依頼」と明記し、上記項目を箇条書きで送ります。添付書類がある場合は添付します。
- 書面：社内申請書や所定の用紙があればそちらを使います。上司承認が必要な会社も多いので、事前に確認してください。
発行から受け取りまでの流れ
- 依頼を提出して受付完了の確認を取る。担当者の目安日数を確認します。
- 必要なら上司承認や人事の確認を経て発行されます。通常は数営業日かかる場合が多いです。
- 発行後、内容を必ず確認してから受け取ります。誤字・記載漏れがあればすぐ修正を依頼してください。
よくある注意点
- 入社間もない、休職中、退職予定の場合は追加確認が入ることがあります。
- 代理で受け取る場合は委任状や本人確認書類が必要になることが多いです。
- 個人情報が含まれるため、提出先や送付方法を明確に伝えてください。
早めの依頼をおすすめします
ローン審査では期限が決まることが多いため、できれば1〜2週間前には依頼を出しておくと安心です。急ぎの場合はその旨を担当者に伝えて対応を相談してください。
在職証明書に関するよくある疑問・注意点
虚偽の記載はできますか？
できません。在職証明書は会社が事実に基づいて作成します。虚偽の記載は信用を損ない、場合によっては法的問題になります。金融機関は発行元に照会することがあります。
自営業・個人事業主の場合
ご自身で勤務（営業）証明書を作成し、確定申告書や開業届、収入が分かる書類を添付します。税務署が発行する書類や銀行口座の入出金明細が補助資料になります。
外国籍の方について
在職証明書は在留資格更新で求められることがあります。在留カードや雇用契約書と合わせて用意すると手続きがスムーズです。
取得できないときの対応
まず金融機関に相談してください。代替書類として源泉徴収票、給与明細、確定申告書、納税証明書、口座入金履歴などが認められる場合があります。会社が発行を拒む場合は人事や総務に理由を確認し、可能なら書面で説明をもらいましょう。
発行時の注意点
署名・社印・発行日・所属・役職・在籍期間が明記されているか確認してください。原本が必要かPDFで良いかは金融機関ごとに異なります。手続きは余裕を持って依頼し、控えを保管してください。
まとめ：ローン審査と在職証明書の関係性
ローン審査では、返済能力の確認が最優先です。その中で在職証明書は、雇用の継続性や給与の有無を示す主要な書類の一つとして扱われます。審査をスムーズに進めるために、次の点を押さえてください。
- 早めに依頼する：発行までに数日〜数週間かかるケースがあるため、ローン申し込み前に余裕をもって依頼します。
- 正確に準備する：会社名、部署、役職、入社日、雇用形態、給与の記載が必要な場合は誤りがないよう確認します。
- 他書類と合わせる：給与明細、源泉徴収票、身分証などを揃えると審査が速くなります。
- 代替手段を把握する：在職証明書が出せない場合、給与明細や雇用契約書で代替できることがあります。
注意点として、在職状況が変わると審査に影響するため、更新情報は速やかに申告してください。準備を丁寧に行えば審査はより確実に進みます。ご不明点があれば、人事やローン窓口に相談しましょう。
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