はじめに
この章の目的
この記事は、会社から源泉徴収票が受け取れないときに、どのように催促し、どのように対応すればよいかを分かりやすく解説します。初めての方でも取るべき手順が分かるように、段階的に説明します。
なぜ重要か
源泉徴収票は年末調整や確定申告、住宅ローンなどの手続きで必要です。受け取れなければ税金の処理や証明書類に支障が出るため、早めの対応が大切です。
この記事で扱う内容
- 源泉徴収票の必要性
- 会社の交付義務と時期
- 催促の具体的な手順
- 発行されない場合の最終手段
- 源泉徴収票がない場合のリスクと対応
想定読者と準備物
会社員、退職者、転職予定者などを想定します。準備として、在職期間や給与明細、連絡履歴などを用意しておくと手続きがスムーズです。
源泉徴収票が必要な理由
1. 源泉徴収票とは
源泉徴収票は、その年の給与総額や天引きされた所得税額が書かれた正式な書類です。税金や社会保険の計算に使う「証拠書類」として役立ちます。
2. どんな場面で必要か
- 年末調整：転職して年の途中で会社が変わると、新しい会社は前職の源泉徴収票を基に年末調整を行います。前職分がないと正確な調整ができません。
- 確定申告：医療費控除や副収入がある場合、確定申告で前年の収入と税額を示すために使います。
- 住宅ローンや賃貸契約、金融機関の審査：収入証明として提出を求められることがあります（例：ローンの年収証明）。
3. 前職の源泉徴収票がないと起きること
前職の源泉徴収票がないと、新しい会社での年末調整が不完全になり、所得税の過不足が生じます。その場合、翌年にご自身で確定申告して清算する必要が出ることがあります。具体例としては、年末に税金が多く戻るはずが戻らない、または逆に追加で納める必要が生じるといった事態です。
源泉徴収票の交付義務と交付時期
交付義務について
会社は、従業員の給与から源泉徴収した税額を証明するために源泉徴収票を交付する義務があります。退職者には、退職後1か月以内に交付しなければなりません（所得税法第226条）。この義務は会社側の法的責任であり、発行しない場合は問題となります。
交付時期の目安
- 退職者：退職日から1か月以内に交付されるのが原則です。郵送や手渡しで受け取れます。
- 在職者：年末調整が終わった後、通常は12月から翌年1月ごろに会社から配布されます。
交付方法と確認ポイント
多くは紙の交付ですが、電子交付に対応する会社もあります。受け取ったら、氏名・勤務先・支払金額・源泉徴収税額・期間が正しいか確認してください。不明点は給与・人事担当に問い合わせましょう。
発行されないときの第一歩
期限を過ぎても届かない場合は、まず社内の給与担当や人事に連絡し、交付を求めてください。書面で依頼し、やり取りを記録しておくと後で役立ちます。詳細な催促方法は第4章で説明します。
会社への催促の方法
概要
退職後1か月以上たっても源泉徴収票が届かないときは、まず前職の人事・総務に電話かメールで確認・催促しましょう。源泉徴収票の交付は会社の義務であり、法律上1か月以内の交付が必要であることを伝えると効果的です。
催促の前に準備すること
- 退職日や在籍時の氏名、住所を手元に用意します。
- 連絡先（担当部署の電話番号・メールアドレス）を確認します。
- やりとりを記録するためのメモ帳やメールの下書きを準備します。
電話での伝え方（例）
「お世話になります。○○（氏名）と申します。先日退職しましたが、源泉徴収票が届いておりません。交付のご予定を確認させていただけますか？法律では交付が義務付けられている旨を伺っていますので、ご対応をお願いします。」
短く要点を伝え、担当者名と対応予定日を必ず確認してください。
メールでの書き方（テンプレート）
件名：源泉徴収票の交付について（○○／退職日：YYYY/MM/DD）
本文：
お世話になります。○○（氏名）です。退職日（YYYY/MM/DD）以降、源泉徴収票が届いておりません。交付の手配状況をお知らせください。可能であればPDF添付または郵送（宛先：〒住所）をお願いいたします。交付は会社の義務であり、1か月以内の対応が必要と承知しております。ご確認のうえ、○月○日までにご連絡ください。
記録の残し方とポイント
- メールは必ず保存し、送信日時を控えます。
- 電話は日時・相手の氏名・要点をメモします。
- やりとりのスクリーンショットや返信の写しも保存しましょう。
- 再催促する際や問題が長引いたときに、これらの記録が証拠になります。
次の一手の準備
一度の催促で対応がない場合は、再度期限を設けて催促し、必要なら上司や労務担当へCCを付けたメールを送ります。記録をもとに次章で紹介する手段を検討してください。
会社が発行してくれない場合の最終手段
概要
どれだけ催促しても会社が源泉徴収票を渡してくれない、あるいは会社が倒産して代表者と連絡できない場合は、所轄の税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出します。税務署が会社に対して発行を促す行政指導を行います。
届出の準備
- 催促の記録を集める（メール、書面のコピー、電話の日時など）。具体例：2回以上メールで請求したが返事がない場合のコピー。
- 会社の名称、所在地、勤務期間、支払金額など分かる範囲で整理する。
届出の提出方法
- 届出書は国税庁のホームページからダウンロードできます。
- 提出は税務署窓口への持参、または郵送で可能です。郵送の際は控えの返送用封筒を同封すると安心です。
届出後の流れ
- 税務署が会社へ連絡や指導を行います。短期間で解決することもあれば、調査や手続きに時間がかかることもあります。
- 会社が法令違反を続けると、罰則（過料など）が科される可能性があります。
会社が倒産している場合
- 倒産や解散で代表者と連絡が取れない場合も届出を行ってください。破産手続きが進行している旨の書類があれば添付すると手続きがスムーズです。
注意点
- 届出はあなたの権利を守るための手段です。まずは証拠をしっかり残し、落ち着いて手続きを進めてください。
源泉徴収票がない場合のリスクと対応
リスクの概要
源泉徴収票が手元にないと、税金や証明面で不都合が生じます。転職先での年末調整が正しくできず、自分で確定申告が必要になることがあります。ローン審査や賃貸契約では年収証明として源泉徴収票が求められるため、審査が遅れたり不利になる可能性があります。
年末調整と確定申告への影響
前職分の源泉徴収票がないと、転職先は前職の所得を把握できません。結果として年末調整が完了せず、自分で所得や税額を申告して精算する必要が出ます。手続きや税金の還付・追納を自分で行う手間が増えます。
ローン・賃貸での影響（具体例）
住宅ローンの申請で源泉徴収票を求められ、提出できないと審査が認められない場合があります。賃貸契約でも家主や管理会社が年収確認を求め、契約が遅れることがあります。
紛失や未発行時の対応方法
1) まず会社に再発行を依頼してください。メールや書面でやり取りの記録を残すと安心です。
2) 会社が倒産や行方不明で対応できない場合は、給与明細や雇用契約書、振込履歴などで収入を証明し、税務署に相談してください。税務署は事情を確認した上で、必要な手続きを案内してくれます。
早めの対応と記録の重要性
確定申告の期限やローン審査の時期に間に合わせるため、早めに行動してください。会社とのやり取りや提出書類のコピーを必ず保存しましょう。これが後のトラブル回避に役立ちます。
まとめと注意点
ここまでのポイントを簡潔にまとめ、注意点をお伝えします。
主なポイント
- まず会社へ催促してください。口頭のほかメールや書面で依頼し、やり取りの記録を残します。例文：「源泉徴収票の発行をお願い致します。○月○日までにご対応ください。」
- 発行されない場合は税務署へ相談・届出が最終手段です。必要に応じて労働基準監督署にも相談できます。
- 年末調整・確定申告・住宅ローンや各種審査で必ず必要になります。源泉徴収票がないと手続きが遅れたり追加の手間が生じます。
注意点と対応のコツ
- 法的には事業主に交付義務があります（所得税法等に基づく）。冷静に、事実と期日を示して促しましょう。
- 記録を大切にしてください。メールや内容証明の写し、給与明細などが証拠になります。
- 確定申告で源泉徴収票が間に合わない場合は、給与明細を用いて税務署に相談すると代替案を教えてもらえます。
必要があれば、催促メールの文例や税務署への相談方法を具体的に作成します。
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