はじめに
本記事の目的
この記事は、源泉徴収票の「保管期間」や「管理方法」を、会社と従業員それぞれの立場からわかりやすく解説します。法的な扱いと、日常の実務で気をつける点を整理します。
誰に向けているか
人事・総務担当の方、経理担当の方、転職や確定申告で源泉徴収票を扱う従業員の方に役立つ内容です。専門用語をなるべく減らし、具体例を交えて説明します。
本記事の構成と読み方
全8章で構成します。第2章で源泉徴収票の役割を説明し、第3章以降で保管期間や管理方法、紛失時の対応、電子化の動向などを順に解説します。必要な箇所だけ読んで役立ててください。
ここで押さえるポイント
- 源泉徴収票は給与や税の大切な証明書です。紛失すると手続きが煩雑になります。
- 会社側と従業員側で保管の視点が異なります。どちらの立場でも最低限の注意点を示します。
- 実務で使える管理のヒントを後章で具体的に紹介します。
源泉徴収票とは何か、その役割
定義と発行者
源泉徴収票は、会社がその年に支払った給与と、給与から差し引かれた所得税の合計を証明する書類です。年末調整を終えた後に会社が従業員に交付します。
主要な記載項目（わかりやすく）
- 支払金額：その年に受け取った給与の合計
- 所得控除の額：社会保険料や給与所得控除など控除された金額
- 源泉徴収税額：給与から差し引かれた所得税の合計
- 会社と従業員の氏名・住所：手続きで必要になる基本情報
使われる場面と具体例
- 転職時：新しい勤務先で年末調整を受けるため、前職の源泉徴収票を提出します。
- 住宅ローン：金融機関が年収確認のために求めることがあります。
- 確定申告：医療費控除や副収入がある場合に、源泉徴収票を添付します。
見方のポイント
項目ごとに数字が合っているか確認してください。特に支払金額と源泉徴収税額は、手取りや税額の説明に直結します。誤りがあると年末調整や確定申告に影響するため、早めに会社に確認しましょう。
この章では、源泉徴収票の基本と代表的な利用場面を具体例と共に説明しました。次章で保管期間について詳しく解説します。
源泉徴収票の保管期間（会社・従業員別）
まずのポイント
会社側と従業員側で保管義務や実務上の目安が異なります。ここではそれぞれ分かりやすく説明します。
会社（事業者）の場合
- 法律上、源泉徴収票自体を必ず保管する義務はありません。年末に従業員へ交付する必要はありますが、交付後の原本保管は必須ではありません。
- ただし「源泉徴収簿」という帳簿は7年間の保管が義務です。源泉徴収簿には氏名、支払金額、源泉徴収税額、控除の内訳などを記載します。
- 税務調査に備えて、給与台帳やタイムカード、支払調書、通帳の写しなど関連書類も一緒に保管すると安心です。
従業員（個人）の場合
- 法的な保管義務はありません。会社から受け取った源泉徴収票は本人の管理になります。
- 実務上は5年間の保管をおすすめします。確定申告や税務署からの問い合わせ、過去の還付請求に対応するために役立ちます。
- 住宅ローンや各種申請では直近数年分の源泉徴収票を求められることが多いため、少なくとも3〜5年は保管するとよいでしょう。
保管の実務上の注意点（簡潔に）
- 紙で保管する場合は見やすく整理し、不要な個人情報を含む書類は適切に破棄します。電子化する場合は画像の鮮明さとバックアップを確保してください。
- 期間が過ぎた書類はシュレッダー等で廃棄すると安全です。
必要に応じて、会社側・従業員側それぞれの具体的な保管方法やフォルダの例もご案内できます。ご希望があればお知らせください。
源泉徴収票の管理・保管方法のポイント
運用の基本
源泉徴収票は個人情報と税務上重要な書類です。企業も従業員も、紛失や漏えいを防ぐために保管方法を決めて守ることが大切です。紙・電子いずれでも、アクセス制限とバックアップを基本にしてください。
企業側のポイント
・保存期間を守る（7年間）と同時に、タイムリーな整理を行います。紙は施錠できるキャビネットへ、電子データはアクセス権限を限定します。
・情報漏えい対策としてログ管理や暗号化を導入します。定期的に誰がいつ閲覧したかを確認すると安心です。
・廃棄時はシュレッダーや安全な電子削除を実施し、記録を残します。
従業員向けのポイント
・自宅では耐火金庫や鍵付き引き出しで保管してください。引越しや災害を考え、スキャンして安全なクラウドに保管する方法も有効です。
・紛失防止のため、コピーは最小限にし、不要になった原本は確実に破棄します。
紛失や再発行への備え
紛失した場合はまず勤務先に連絡し、再発行を依頼します。再発行には本人確認が必要です。電子化しておくと、再発行を待たずに手続きが進む場合があります。
実践のコツ：保管場所を決めて家族にも知らせ、企業は定期的に保管状況を見直してください。安全に保つ習慣が最も重要です。
源泉徴収票が必要になるケースと注意点
主な必要ケース
- 転職・入社手続き：前職の年収確認や年末調整のため、前職の源泉徴収票を求められます。雇用期間中の支払額が分かるため、給与の通算に使います。
- 住宅ローン申請：多くの金融機関が直近の所得証明として原本を要求します。収入の裏付けが重要です。
- 確定申告：医療費控除や還付申告、複数の給与がある場合などに必要です。
原本の提出が基本
多くの場面で原本の提出を求められます。コピーしかない場合は事前に受け取り側に確認してください。コピーで受理されることもありますが、金融機関や行政手続きは原本を優先します。
紛失時の対応
紛失したらまず前職の会社に再発行を依頼してください。発行には時間がかかる場合があります。前職が倒産・解散している場合は、管轄の税務署や申請先に相談して代替書類を確認しましょう。
提出時のチェックポイント
- 氏名・マイナンバーや支払金額が正しいか確認する
- 年度や発行日が目的の期間と合っているか見る
- 必要なら原本証明（会社印や担当者署名）を確認する
保管期間の目安
税務やローン手続きのため、最低でも2〜5年は保管してください。将来的な照会を考えると、重要書類は長めに保管するのがおすすめです。
関連帳簿（源泉徴収簿など）の保管期間と管理
はじめに
源泉徴収簿や年末調整に関する帳簿は、給与に関する重要な記録です。税務調査や従業員からの照会に備えて、決められた期間の保管と整理が必要です。
保管期間（7年）
これらの帳簿は原則として7年間の保存義務があります。保存期間は、該当する給与の支払いや申告の終了日を起点に数えます。期限を過ぎると証明が困難になり、罰則の対象となることがあります。
主な対象書類（具体例）
- 源泉徴収簿
- 年末調整関係書類（控除申告書、保険料控除証明等）
- 支払調書や帳票の写し
保管方法（紙）
紙は日付順にファイリングし、年度ごとにクリアに分けます。ラベルを付け、目録を用意すると検索が早くなります。耐火・防湿の保管庫を使うと安心です。
電子化とデータ管理
スキャン保存や電子帳簿での保存は実務上便利です。検索性を高め、定期的にバックアップを取ってください。アクセス権を設定し、改ざん防止の措置を行うことが重要です。
管理のポイント
- 検索しやすい分類と目録作成
- 定期的なバックアップとアクセス制限
- 保存期間経過後の適切な廃棄（記録を確実に消去）
万が一の対応
紛失や破損があれば速やかに状況を記録し、可能な限り再作成や関係者への報告を行ってください。税務署からの指示に従って対応しましょう。
紛失・再発行・電子化の動向
概要
源泉徴収票を紛失した場合は、まず勤務先の人事・総務に再発行を依頼します。退職済みの場合は前職の総務に連絡してください。近年、給与明細や年末調整関連書類の電子化が進み、紙での受け渡しに代わって社内ポータルやクラウドでの配布が増えています。
紛失したときの対応
- 勤務先に連絡し、再発行の方法・必要書類を確認します（本人確認書類や在籍確認など）。
- 前職からの発行が必要な場合は、退職時の連絡先が分かる資料を用意すると手続きがスムーズです。
再発行の注意点
- 再発行までに時間がかかることがあるため、確定申告や住宅ローンなど提出期限がある場合は早めに依頼してください。
- 再発行の手続きは勤務先の慣行で異なります。費用が発生するか確認しましょう。
電子化のメリットと注意点
- メリット：紛失リスクが下がり、検索や共有が楽になります。ペーパーレスで保存スペースを節約できます。
- 注意点：アクセス権限・暗号化・バックアップが必須です。公私の端末で閲覧する場合、画面のスクリーンショットや第三者アクセスに注意してください。
管理のポイント（具体例）
- 会社側：アクセスログを残し、従業員の退職時にアカウントを速やかに無効化します。
- 個人側：重要書類はパスワード付きのクラウドか暗号化フォルダに保存し、紙は耐火金庫や鍵付きファイルに入れて管理してください。
まとめ
ここまでの要点をやさしく整理します。
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法的な「源泉徴収票の保管期間」は定められていません。一方で、会社の帳簿類は原則7年間の保管義務があります。個人（従業員）は住宅ローンや転職、確定申告のために数年間は保管しておくと安心です。
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紛失した場合は再発行が可能です。ただし再発行には会社側の手続きが必要で、時間がかかることがあります。早めに連絡してください。
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電子化は進んでおり、スキャン保存やクラウド保管が便利です。検索やバックアップが容易になり、災害対策にもなります。ファイルは暗号化やアクセス制限で安全に管理しましょう。
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実務の目安：会社は7年、従業員は5〜7年を目安に保管すると良いです。重要な場面（住宅ローン、転職、税務調査）を想定して、紙とデジタル両方で保管することをおすすめします。
必要なときにすぐ出せるよう、整理と備えを心がけましょう。
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