はじめに
概要
本調査は、休職中の従業員が退職する際の手続きや注意点を分かりやすくまとめたガイドです。休職中でも退職は可能で、手続きの流れや書類の書き方、会社とのやり取りの進め方を具体例を交えて解説します。
目的と読者
本記事は、休職中に退職を検討している方、あるいは退職に関わる担当者向けに作成しました。法律や就業規則の基本を押さえつつ、実務で迷いやすい点を丁寧に説明します。
本ガイドで扱う内容
- 休職中でも退職できるかの法的な考え方
- 就業規則や雇用契約の確認方法
- 上司への伝え方とタイミングの例
- 退職届の書き方と提出方法
- 退職後に必要な手続き（書類の受け取りや社会保険の扱い）
注意点
会社ごとに細かい運用が異なります。まずは就業規則や総務・人事に確認し、困ったときは労働相談窓口や専門家に相談してください。
休職中の退職は法律上可能
概要
休職中であっても、法律上は退職できます。民法第627条により、無期の雇用契約（終期の定めがない場合）では、退職の意思表示から2週間経過すれば退職が成立します。休職中という状態自体が退職を阻むわけではありません。
無期雇用の場合のポイント
退職の意思は口頭でも可能ですが、後で争いにならないよう書面で残すと安心です。退職日や引継ぎについて、会社と話し合って決めてください。給与の支払いや有給の扱いは会社の規定によるため、確認が必要です。
有期雇用（契約期間あり）の場合
契約期間が定められている場合は、原則として契約満了前に一方的に退職できません。ただし、本人の病気や家庭の事情、パワハラなどやむを得ない事情があると判断されれば、早期退職が認められることがあります。具体例として長期の治療が必要な病気や介護が必要な家族の急病などが該当します。
注意点
就業規則や雇用契約書で退職手続きや休職中のルールが定められていることがあります。トラブルを避けるため、事前に確認し、必要なら労働相談窓口や弁護士に相談してください。
退職前の準備として就業規則の確認が必須
なぜ就業規則を先に確認するか
退職を申し出る前に就業規則を確認することで、会社ごとの手続きと期限を把握できます。退職希望日の伝え方や退職届の提出方法は企業で異なりますから、トラブルを防げます。
主に確認すべきポイント
- 退職の申出期限：何日前までに申請が必要か（例：1か月前、2週間前）
- 提出方法：書面か電子か、直属の上司か人事へ提出か
- 休職中の扱い：休職からの退職手続きの流れや必要書類
- 有給休暇や傷病手当金：有給の買い取り、傷病手当金の受給継続の可否
- 退職日と最終出勤日の違い、引き継ぎ義務
実際の確認手順（例）
- 就業規則を入手（社内イントラ、人事に請求）
- 「退職」に関する条文を探す
- 不明点は人事にメールで問い合わせ（例文：”就業規則の○○条について、退職手続きの流れを確認したいです。”）
タイミングの考え方
有給や傷病手当金の受給期間を踏まえ、受給が途切れない最適な退職日を検討してください。受給期間終了直後に退職すると生活に影響が出る場合があります。
注意点
- 口頭だけで済ませず、書面やメールで記録を残す
- 就業規則と労働契約書が異なる場合は、両方確認する
- 不安があるときは労働相談窓口や専門家に相談してください。
上司への退職意思の伝え方のポイント
伝える相手とタイミング
まずは直属の上司に直接伝えます。休職中で連絡手段が限られるときは、電話やテレビ会議を優先し、対面が難しければメールで続けます。上司と人事が復職時期について既に相談している場合は、人事にも早めに伝えます。
話す前の準備
伝える内容を箇条書きで用意します。退職の理由は簡潔に伝え、詳細は必要に応じて補足します。医師から退職を勧められている場合は診断書や医師の意見を用意すると安心です。退職日や引き継ぎの希望も考えておきます。
伝える際の話し方（具体例）
感謝とお詫びから始めます。例：「休職中はご配慮いただきありがとうございました。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、退職させていただきたいと考えています。」医学的理由がある場合は続けて簡潔に伝えます：「医師からは業務継続が難しいと説明を受けました。」落ち着いた声で、短く明確に伝えると誤解が少なくなります。
よくある質問への対応
理由を詳しく聞かれても、プライバシーを守る範囲で答えます。「詳しい事情は控えさせてください」と丁寧に断ることも可能です。退職日や引き継ぎ方法は前向きに提案すると印象がよくなります。
その後のフォロー
口頭で伝えたら、退職届やメールで正式に書面を残します。引き継ぎ資料や業務の担当者一覧を用意するとスムーズです。上司や人事と今後の連絡方法を確認しておきます。
退職届の作成と提出方法
書き方の基本
退職届は簡潔に要点を押さえて書きます。通常、書面の上部に提出先（会社名・部署名・代表者名）、中央に「退職届」と明記し、本文に「一身上の都合により退職します」や具体的な理由を短く記します。特に休職中に退職する場合は「現在休職中であり、休職中に退職する旨」を明記し、必ず退職日（具体的な日付）を入れてください。署名（自署）と捺印、提出日も忘れずに記載します。手書きでもパソコンでも差し支えありませんが、会社の指示に従ってください。
記載例（簡潔）
株式会社〇〇 代表取締役 〇〇様
退職届
私、〇〇は一身上の都合により、20XX年X月X日をもって退職いたします。現在休職中であることを理由に、本書をもって退職の意志を表します。
20XX年X月X日
氏名（自署）／印
提出方法
直属の上司に手渡すのが一般的です。直接会えない場合は内容証明郵便で送付すると提出の証拠が残り安心です。会社がメール提出を認める場合は、PDFにして送付し、受領確認を求めてください。対面で渡した際は、受領印をもらうか、受け取りの日時をメールで確認して証拠を残します。
提出後の保管
提出した書面の控えと、郵送時の控え（内容証明の写し、配達記録）、メールの送信履歴や受領確認は必ず保管してください。後の手続きやトラブル防止に役立ちます。必要に応じて就業規則も再確認してください。
退職後に必要な手続きと書類受け取り
会社備品の返却
退職が成立したら、まず会社の備品を返却します。社員証、パソコン、携帯電話、出勤用カードや事務所の鍵などが該当します。返却時は受領書をもらい、返却物の写真を撮っておくと後でトラブルになりにくいです。
もらう主な書類と用途
- 源泉徴収票：転職先や確定申告で必要です。給与の年間合計が分かります。
- 雇用保険被保険者証・離職票（必要な場合）：失業手当の申請に必要です。
- 年金手帳または基礎年金番号通知：年金記録に関する手続きで使います。
- 健康保険資格喪失証明書：新しい健康保険の加入手続き時に求められることがあります。
書類の保管と紛失時の対処
書類は原本を大切に保管し、スキャンや写しをデータで残すと便利です。紛失した場合は、源泉徴収票は退職先に再発行を依頼してください。離職票は会社が発行しますので、受け取れていなければ速やかに確認しましょう。年金手帳を紛失したら、最寄りの年金事務所か市区町村の窓口で再発行や番号確認ができます。
手続きのタイミングと窓口
書類は退職日近辺に受け取ることが多いです。受け取りが遅れる場合、ハローワークや年金事務所での手続きに影響しますので、会社の担当者にいつ渡せるか確認してください。必要があれば郵送での受け取り方法を相談しましょう。
退職後の社会保険手続き
まず決めること：どの保険に入るか
退職後は、勤務先の健康保険の扶養に入るか、住んでいる市区町村の国民健康保険（国保）に加入するかを決めます。配偶者や家族の扶養に入る場合は、その勤務先の総務・人事窓口で手続きします。自分で国保に加入する場合は市区町村役場の窓口で申請します。
手続きの流れ（簡単な例）
- 退職後はまず健康保険証を職場に返却します。2. 扶養に入るときは被扶養者届を提出し、配偶者の健康保険証の交付を待ちます。3. 国保へ加入する場合は必要書類を持って役場で手続きを行います。
必要な書類（よくある例）
- 離職日が分かる書類（退職の証明、雇用保険関係の書類）
- 健康保険証
- 本人確認書類（運転免許証など）
- マイナンバーまたは通知カード
- 扶養関係を示す書類（婚姻届の写しなど）
手続き期限と注意点
原則は退職後14日以内に手続きを進めると安心です。保険の空白期間があると医療費負担や年金の手続きに影響します。保険料の負担開始日や免除の可否は状況で変わるため、早めに窓口で相談してください。
フリーランスや年内に転職しない場合の税の扱い
転職せずにフリーランスになる、または年内に収入が発生する場合は確定申告が必要になることがあります。収入があるかどうかで税金や住民税の扱いが変わるため、税務署や市区町村で確認してください。
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