退職後の源泉徴収票をメールでスムーズに受け取る方法

2025 11/30

はじめに

目的

本調査は、退職後に源泉徴収票をメールで再発行依頼する方法と対応について、わかりやすくまとめることを目的とします。必要な手続きや企業の対応義務、受け取りまでの流れ、問題が起きたときの対処法まで順を追って解説します。

対象読者

退職後に源泉徴収票が手元にない方、再発行を依頼したい方、会社の対応に不安がある方に向けた実用的なガイドです。初めての方でも手順に従って進められるように丁寧に説明します。

本書の進め方

各章で「何を用意するか」「どのように連絡するか」「対応されない場合の次の一手」を示します。すぐ使えるメール文例や実務上の注意点も紹介しますので、まずは第2章から順にお読みください。

源泉徴収票とは

定義

源泉徴収票は、1月1日から12月31日（または退職日）までに支払われた給与や賞与、源泉所得税などを記載した書類です。受け取る人と支払った会社の両方にとって重要な証明書になります。

主な記載項目（例）

支払金額：その年に支払われた総額
源泉徴収税額：会社が天引きした所得税の合計
社会保険料等の控除額：健康保険や厚生年金の自己負担分
支払者・受給者の氏名・住所・マイナンバーの一部など
支払期間：通常はその年の1月1日から12月31日まで（退職時は退職日まで）

何に使うか

年末調整：会社で年末調整を受ける際の基礎資料になります
確定申告：医療費控除や副収入がある場合に必要です
転職時：転職先での年末調整に提出します

受け取りと保管のポイント

会社が発行しますので、届かないときは早めに確認してください。税務上の証拠になるため、大切に保管してください。目安として数年分は残しておくと安心です。

注意点

記載内容に誤りや不足があれば、速やかに勤務先へ確認・訂正を依頼してください。紛失した場合は再発行を依頼できます。

企業の法的義務

法的根拠

会社は退職した従業員に対して、退職後1か月以内に源泉徴収票を交付する義務があります（所得税法第226条）。会社が年末調整を行わない場合でも、この期限は変わりません。

対象と期限の違い

対象は退職した全ての従業員です。通常の在職者には翌年1月31日までの交付義務がありますが、退職者には特に厳しい1か月という期限が設定されています。例えば6月30日に退職した場合は7月30日までの交付が目安です。

企業が行うべき対応

源泉徴収票は書面での交付が基本です。手渡しや郵送で送る手続きを速やかに行い、退職時の住所確認や送付履歴を残すと安心です。電子交付を検討する場合は、従業員の同意や社内規定の整備が必要になります。

交付しない場合のリスク

交付を怠ると税務署からの指導や過料の対象となる可能性があります。従業員が再発行を求めた際は、速やかに対応することが企業の法的義務であり信頼の維持にもつながります。

メールを含めた再発行依頼方法

概要

源泉徴収票の再発行は電話、郵送、窓口、メールなどで依頼できます。交付は書面が原則ですが、退職者の同意があればPDFなどの電子データでの交付も可能です。メールで依頼し、企業からPDF添付で受け取れる場合もあります。

連絡方法の使い分け

電話：緊急に確認したいときに便利です。対応部署の案内を受けられます。
郵送・書面：正式なやり取りを残したいときに向きます。原則の交付方法です。
メール：手軽で証拠が残ります。PDF受領を希望する場合に便利です。

メールで依頼する際のポイント

件名を分かりやすくする（例：「源泉徴収票再発行のお願い／氏名」）。
必要事項を明確に記載する。本文に以下を入れてください：
氏名（旧姓がある場合は併記）
生年月日、社員番号または社員ID
在籍期間（入社・退職日）
再発行を希望する年度
希望する交付方法（郵送先住所またはPDF添付の希望）
連絡先電話番号と返信先メールアドレス
受け取りに期限がある場合はその旨

本人確認・添付書類

企業は本人確認を求めることがあります。本人確認書類のコピーをメールで送る場合は、個人情報保護の観点からパスワード付きPDFや暗号化転送、もしくは郵送での提出を提案してください。

返信を受け取ったら

企業からの返信で発送日やPDF送付の可否、必要な手続きが示されます。発送通知やファイル名を確認し、問題があれば速やかに連絡してください。

送信の例文（短め）

件名：源泉徴収票再発行のお願い／山田太郎
本文：いつもお世話になっております。退職した山田太郎です。以下の通り源泉徴収票の再発行をお願いいたします。
・在籍期間：2019/4/1〜2023/3/31
・再発行年度：2022年分
・希望交付方法：PDF添付（可否をご確認ください）
・郵送先住所：〒000-0000 東京都○○区○○町1-2-3
・連絡先：090-0000-0000
ご確認のうえ、対応方法をご教示ください。よろしくお願いいたします。

再発行依頼の具体的な流れ

1. 依頼先を確認

まず、源泉徴収票を発行する部署を確認します。現職なら人事・総務、前職なら退職時の人事や経理窓口に連絡します。電話で担当部署と担当者名を控えると安心です。

2. 依頼内容を明確にする

依頼時に伝える項目を整理します。
– 退職日（在職中の場合は現職である旨）
– 必要な年度（例：2023年分）
– 送付方法（郵送またはPDFなどの電子送付）と送付先住所・メールアドレス
– 緊急度（いつまでに必要か）

3. 代理人による依頼

税理士や家族が代理で受け取ることが可能です。代理の場合、委任状と代理人の本人確認書類を添付すると手続きがスムーズです。

4. 依頼方法と記録の残し方

口頭だけでなく、メールや書面で依頼書を提出して記録を残してください。以下は簡単なメール例です。

件名：源泉徴収票再発行のお願い
本文：氏名、社員番号（あれば）、退職日、必要な年度、送付先（住所・メール）、連絡先、代理人の有無

5. 受け取り後の確認

受け取ったら氏名・金額・年度に誤りがないか確認し、誤りがあれば速やかに連絡してください。通常は数日から数週間で対応されますが、繁忙期は時間がかかることがあります。

6. 注意点

手数料が発生する場合や、旧姓や通称の扱いが必要になる場合があります。事前に確認しておくと安心です。

通常の受け取りタイミング

概要

12月中に退職した場合は、12月の給与明細と一緒に源泉徴収票が発行されることが多いです。12月以前に退職した場合は、退職後およそ1か月程度で交付されるのが一般的です。

いつ受け取れるか

12月退職：同月の給与と併せて受け取るケースが多いです。
それ以外の月に退職：退職後1か月ほどで郵送されることが一般的です。たとえば11月10日に退職した場合、12月中旬ごろに届くことが多いです。

最終出社日に間に合うか

多くの場合、最終出社日までに作成・手渡しが間に合いません。会社は年末調整や集計作業を行うため、郵送で送付することが一般的です。

受け取り方法と注意点

配達方法は郵送が標準です。手渡しや電子交付を行う会社もありますので、事前に会社に確認してください。
住所が変わる場合は、速やかに人事・経理へ連絡してください。
早めに必要な場合は、退職時にその旨を伝えると対応がスムーズになります。

受け取りが遅れる場合の確認事項

届かないときは、まず会社の人事・経理に連絡して発送状況を確認してください。送付済みであれば送付日や追跡番号を確認し、未発送なら再発行や再送付を依頼しましょう。

会社が対応しない場合の対処法

■ なぜ放置できないか
源泉徴収票は企業の法的義務です。退職後も税金や確定申告に必要な書類なので、早めに受け取るべきです。

■ まず行うこと（自分でできる対応）
1) もう一度丁寧に依頼する：メールと合わせて書面で請求します。送付先や受け取り方法を明確に伝えてください。
2) 記録を残す：メール、日付入りのメモ、やり取りのスクリーンショットを保管します。後で証拠になります。
3) 内容証明郵便を検討：口頭や通常のメールで動かない場合、内容証明で交付を求めると効果的です。短い文例：「源泉徴収票の交付を求めます。○年○月○日までにご送付ください。」

■ 行政機関に相談する
– 税務署：源泉徴収票が交付されない旨を相談できます。税務署は事業者に交付を促すことがあります。
– 労働基準監督署：交付義務の履行や労働関連の指導を求められます。未払い給与など別の問題があれば併せて相談してください。

■ それでも解決しない場合
相談窓口で改善が見られないときは、無料の法律相談や弁護士会に相談するとよいです。最終手段として訴訟や労働審判を検討できますが、手間と費用がかかります。

■ 持参・準備するもの
– 会社名、代表者名（分かれば）- 退職日 – 給与明細や雇用契約書 – 交付を求めた証拠（メール等） – 本人確認書類

早めに行動すると解決しやすくなります。疑問があれば状況を教えてください。

特殊なケース：会社倒産時

概要

会社が倒産して退職した場合、源泉徴収票は会社ではなく破産管財人が発行するのが一般的です。破産管財人は裁判所で選ばれ、倒産処理や財産管理を行う弁護士です。

まず確認すること

裁判所の公告や会社からの通知で破産管財人の氏名・連絡先を確認します。裁判所や公告は信頼できる情報源です。

連絡と依頼の方法

連絡は書面（郵送）かメールで残すと安心です。電話での確認後、書面で要請すると手続きが進みやすいです。
依頼時に伝える内容：氏名、在籍期間、勤務先名、連絡先、本人確認書類のコピー、可能なら給与明細の写し。

発行までの時間と対応しない場合

管財人の業務量で発行に時間がかかります。数週間〜数か月かかることがあります。
書類が残っていないなどで発行できない場合は、最寄りの税務署に相談してください。給与明細や通帳で収入を証明し、確定申告で対応できます。

連絡が取れない場合の対処

裁判所の破産手続き窓口に問い合わせる、または税務署で指示を受けるとよいです。必要書類を揃えて確定申告する準備を進めてください。

退職後の給与支払いがある場合

概要

退職後に会社から給与が支払われる場合、通常は退職した年の年末調整は前職で行われません。翌年に支給される給与はその年の所得となり、前職がその分の源泉徴収票を発行します。

年の扱いと具体例

例：12月に退職して翌1月に給与が出ると、その1月分は翌年の所得になります。前職はその給与について源泉徴収票を作成します。転職先で年末調整を受ける際に必要です。

転職先への提出方法

源泉徴収票を前職から受け取ったら、速やかに転職先の総務・給与担当に提出してください。手渡しやメール添付（写し）で問題ありません。

手続きと注意点

発行が遅れる場合は前職に文書やメールで依頼してください。前職から源泉徴収票が届かないと、転職先で正しい年末調整が受けられない可能性があります。その場合は、翌年に自分で確定申告をして調整する方法もあります。

受け取れないときの対応

前職に何度か連絡しても発行されないときは、転職先に事情を説明し、必要に応じて税務署に相談してください。税務署は発行方法や確定申告の手続きについて案内してくれます。

まとめ

退職後の源泉徴収票は、メールを含む複数の方法で再発行を依頼できます。企業には退職後1か月以内に交付する義務があるため、まずは社内の総務や人事に丁寧に連絡しましょう。

依頼時のポイント
件名例：「源泉徴収票の再発行のお願い（氏名・退職日）」
本文に氏名、在籍期間、退職日、社員番号（あれば）、希望する受け取り方法（郵送・PDF等）、連絡先を明記します。
電子データ（PDF）での受け取りを希望する場合はその旨を明記するとスムーズです。
受け取りの目安と対応がない場合
通常は1か月前後で交付されます。速やかな対応を期待できますが、遅れる場合は再度の催促メールや電話で確認してください。
応答がないときは管轄の税務署に相談することが有効です。記録（送信したメールや電話の日時）は残しておきましょう。

要点を押さえた依頼と記録の保存で、再発行は短期間で解決しやすくなります。