はじめに
この文書の目的
この文書は、源泉徴収票に関する基本的なルールと実務上のポイントを分かりやすくまとめたガイドです。給与や賞与の対象期間、発行・交付のタイミング、退職者や再発行時の対応、税務署への提出義務や罰則について順を追って説明します。
誰に向けているか
経理や人事担当者、または源泉徴収票の受け取り方を知りたい従業員向けです。専門用語は最小限にして、具体例を交えながら説明しますので、初めての方でも読みやすい構成にしています。
本書の読み方
各章は独立して読めますが、まずは本章で全体の流れを把握してください。次章以降で対象期間や交付の期限、退職者対応、再発行手続き、税務署への提出と罰則の順に詳しく解説します。必要な箇所だけ参照していただいても問題ありません。
源泉徴収票の対象期間
対象期間の基本
源泉徴収票に記載される給与などの対象期間は、その年の1月1日から12月31日までの1年間です。たとえば令和7年（2025年）分の源泉徴収票には、2025年1月1日から同年12月31日までに支払われた金額が記載されます。
支給日の基準
源泉徴収票は「支給日」を基準に集計します。実際に会社があなたに支払った日（給与や賞与の振込日や手渡し日）を対象年度に含めます。勤務した月と支給年度がずれる場合は、支給日の年で判定します。
在職期間が一部の場合
年の途中で入社・退職したときは、在籍していた期間に実際に支払われた給与等だけが記載されます。前の勤務先で受け取った分は前の源泉徴収票に反映されます。
具体例
- 2025年12月25日に支払われた給与→2025年分に計上
- 12月分の給与を2026年1月5日に支払った場合→2026年分に計上
- 6月支給のボーナス→支給年の分に計上
注意点
年末調整や年間の控除額は、この1年間の支払額にもとづいて行われます。支給日がいつかを確認しておくと、源泉徴収票の内容が理解しやすくなります。
発行・交付のタイミング
法定期限
源泉徴収票は、対象となる年の翌年1月31日までに発行・交付しなければなりません。会社はこの日までに従業員へ渡す義務があります。
実務上のタイミング
実務では年末調整が終わった後に準備し、12月末から翌年1月中旬ごろに従業員に渡すことが一般的です。給与所得の源泉徴収票は、12月から翌年1月末までの間に交付されるケースが多いです。
具体例
- 年末調整を12月20日に終えた場合：12月下旬から1月上旬に渡す。
- 年明けに年末調整を行った場合：1月中旬までに渡すが、遅れても1月31日までに必ず交付する。
注意点・ポイント
- 在職中や年度途中で退職した社員には、退職時に交付するか、遅くとも法定期限までに交付してください。
- 電子的に交付する場合は、従業員の同意と閲覧手段の確保が必要です。紙での交付に比べて手続きが早く済む利点があります。
- 郵送する際は住所の確認を行い、年明けの配送遅延にも注意してください。
従業員の立場では、1月下旬になっても受け取っていなければ人事や給与担当に早めに確認すると安心です。
従業員が受け取る時期
一般の会社員・アルバイト
多くの企業では、源泉徴収票を12月の給与明細と一緒に交付します。年末調整の計算を12月に行うため、1月1日〜12月31日の所得税が確定し、その結果を12月分の給与と同時に渡すことが実務上、効率が良いためです。例：12月25日支給の給与と同封される場合。
公務員の場合
公務員は給与処理のタイミングや諸手続きの関係から、年明け1月中に配布されることが多いです。地方自治体や職場ごとの事務処理の流れで前後するため、配布時期はやや遅くなる傾向があります。
例外と注意点
企業によっては11月末に配る場合や、12月最終週に間に合わず翌年1月に渡す場合があります。電子交付を採用する職場では、紙ではなく社内ポータルやメールで受け取ることもあります。
受け取れないときの対応
受け取りが遅れる、届かない場合は、まず勤務先の総務や人事に連絡してください。退職や転勤で住所が変わった場合は、送付先の確認を早めに行うと安心です。
退職者の場合
概要
退職した従業員には、源泉徴収票を退職後1か月以内に発行する取り決めがあります。一般的には、最終の給与や精算が確定してから約1か月で郵送されることが多いです。
発行のタイミング
会社は最終給与や年末調整の結果をもとに源泉徴収票を作成します。たとえば、1月末に退職して最終給与が2月10日に確定した場合、3月10日ごろまでに交付されるのが通常です。ボーナスや未払手当の清算が残ると、それらが確定するまで発行が遅れることがあります。
受け取り方法と注意点
- 多くは登録の住所へ郵送されます。直接手渡しする場合もあります。
- 退職後に転居した場合は、すぐに元の勤務先に新しい住所を伝えてください。
- 交付が遅れる、または届かないときは、まず人事・総務に問い合わせて発送日や再発行を依頼してください。確定申告で必要な場合は早めに連絡することをおすすめします。
具体例
退職日: 4月30日
最終給与確定: 5月10日
予想交付: 6月10日ごろ（郵送）
必要なときは会社に連絡して、発送方法や再送手続きを確認してください。
第6章: 再発行について
紛失した場合は、まず勤務先の給与担当者や総務に連絡してください。退職済みの方は、退職した会社の人事・経理部宛てに依頼します。電話やメールで「源泉徴収票の再発行をお願いします」と伝え、氏名・生年月日・在籍期間など本人確認に必要な情報を準備してください。
再発行の際に求められること
- 必要情報：氏名、社員番号（あれば）、在籍期間、連絡先。
- 本人確認：本人確認書類の提示や、本人であることを確認する手続きがある場合があります。
発行までの期間
通常は約1週間から2週間かかることが多いです。即日での発行は難しい場合が多いです。ただし、企業側が電子データでの交付に対応している場合は、数日で受け取れることもあります。
受け取り方法
郵送・手渡し・メール（PDFなど）など、会社ごとに選べることが多いです。急ぎの場合は電子データでの受け取りを相談してください。
もし勤務先が対応できないとき
会社が閉鎖・連絡不能などで対応できない場合は、最寄りの税務署に相談してください。確定申告や各種手続きで必要な代替案について案内してもらえます。
税務署への提出義務
提出義務とは
企業は年末調整を終えた後、従業員ごとの源泉徴収票を所轄の税務署へ提出する義務があります。税務署は給与や源泉所得税の状況を把握するため、会社が作成した書類の提出を求めます。
提出期限
提出期限は翌年の1月31日までです。期限を過ぎると税務署から確認や指導が入ることがありますので、余裕を持って準備してください。
提出方法
提出はe-Tax（電子申告）または紙のどちらでも行えます。e-Taxを使うと送付や仕分けの手間が減りますが、事前の利用登録や入力環境が必要です。紙で提出する場合は、必要な用紙に記載のうえ郵送または持参します。
提出の手順（例）
- 年末調整で確定したすべての源泉徴収票を作成する。
- 従業員分の控えを用意し、本人へ交付する。
- 税務署提出用の様式を揃え、e-Taxまたは紙で送付する。
注意点
- 個人情報を扱うため、送付前に記載内容や封入・暗号化などの管理を徹底してください。
- 提出後も控えは保存してください（税務上の確認に備えて保存期間を設けます）。
- 提出漏れや記載ミスに気づいた場合は、速やかに税務署へ連絡し、指示に従って修正・再提出してください。
よくある質問の回答や具体的な入力方法は利用するe-Taxの案内や税務署窓口で確認してください。
罰則について
刑事罰の内容
源泉徴収票の発行義務を故意に怠ると、刑事罰が科される可能性があります。具体的には、1年以下の懲役または50万円以下の罰金が規定されています。これは給与を支払う側（事業主や給与支払者）が対象です。
適用される場面と例
たとえば、年末調整後に従業員に源泉徴収票を交付しなかった場合や、交付期限を過ぎても交付しなかった場合に問題になります。誤記載があっても、速やかに訂正すれば刑事処分まで至らないケースが多いです。
実際の手続きの流れ
通常は税務署の指導や是正の機会が先にあります。それでも改善が見られないと税務署が告発し、検察の判断で処罰される流れになります。刑事処分の前に行政的な対応で解決することが多い点を押さえてください。
罰則を避けるための対策
- 発行期限を守る
- 従業員への交付記録を残す
- 再発行や訂正を速やかに行う
- 社内の給与・経理フローを整備する
小さなミスは訂正で解決することが多いので、問題が見つかったら早めに対応してください。
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