はじめに
退職の意思を伝える場面で「電話で伝えていいのか」と悩む方は多いです。本記事は、電話で退職を伝えることについて、法律面の問題、マナーや手順、伝え方の例文、電話が許されるケース、電話後に必要な正式手続き、注意点とトラブル防止策まで、順を追って分かりやすく解説します。
こんな方に読んでほしい
- 通勤や対面で上司に会えず、電話で伝えるしかない方
- とっさの事情で早めに退職を伝えたい方
- どう伝えれば角が立たないか不安な方
この記事で得られること
- 電話での連絡が法律的に問題ないかの見通し
- 相手に失礼にならないマナーと具体手順
- 実際に使える例文と伝え方のコツ
- 電話連絡後に必要な正式手続きと注意点
この章では全体の案内をしました。次章から順に、電話で退職を伝える際の実務や具体例を丁寧に説明していきます。安心して読み進めてください。
電話で退職を伝えるのは法律的に問題ないのか？
結論
電話で退職の意思を伝える行為自体は、法律で明確に禁止されていません。口頭での意思表示は有効ですが、会社側が書面の提出を求めることはあります。
注意点（実務的観点）
- 就業規則や雇用契約を確認してください。書面での手続きが決められている場合は従う必要があります。
- 退職の意思や期日を電話で伝えた後、必ずメールや書面での確認を行ってください。記録が残ると安心です。
電話での連絡が許される主な事情
体調不良、遠方在住、育児・介護、ハラスメントなど、対面が難しい合理的な理由がある場合は電話での連絡が現実的です。
トラブルを避けるために
- 日時・相手の氏名・会話内容をメモしておきましょう。録音は相手の了承を取ると無難です。
- 会社が書面を求めた場合は速やかに提出してください。疑義があるときは労働相談窓口や弁護士に相談しましょう。
電話で伝えること自体は法律違反ではありませんが、後の手続きや証拠づくりをしっかり行うことが大切です。
電話で退職を伝える場合のマナーと手順
基本的な心構え
まず直属の上司に自分で伝えます。電話は正式な手段ではないことを最初に伝え、お手数をかけるおわびの言葉を述べます。感情的にならず、落ち着いた口調で話してください。
電話をかける前の準備
- 退職希望日や業務の引き継ぎ状況を整理する
- 伝える要点を短くメモする（退職の意思、希望日、簡単な理由、引き継ぎ案）
- 上司の都合が悪ければ折り返す旨を準備する
電話の手順（順序）
- 自分の名前と所属を名乗る
- 上司の都合を確認する（今話してよいか）
- 電話での連絡になることをおわびする
- 退職の意思を簡潔に伝える（例：「退職の意思があります。○月○日付を希望しています」）
- 理由は簡潔に（私人都合、キャリア等）
- 引き継ぎや手続きの相談を申し出る
伝え方のポイント
- 長く話しすぎない。要点を端的に伝える
- 冷静で丁寧な言葉遣いを保つ
- 上司の反応をよく聞き、質問には落ち着いて答える
録音とフォロー
トラブル回避のため録音を検討する場合、自社規定や相手の同意を確認してください。電話後は必ずメールや文書で正式な意思表示を送付し、面談日時や今後の手続きを確認してください。
電話での退職願の伝え方・例文
基本の流れ
- 名乗る（部署・氏名）
- 用件を短く伝える（退職の意思）
- 電話で伝えるお詫びを述べる
- 退職希望日を伝える
- 理由は簡潔に述べ、詳細は控える
- 書類や手続きについて相談する
具体的な伝え方（例）
- 開始：お忙しいところ失礼します。◯◯部の△△と申します。今お時間よろしいでしょうか？
- 本題：本日は私事で恐縮ですが、退職のご相談でお電話しました。誠に勝手ながら、○月○日をもって退職させていただきたく存じます。
- 補足：一身上の都合によるものです。退職届は改めて提出いたします。引継ぎや手続きについてご指示いただけますでしょうか？
- 終了：ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。ご都合の良い日時に改めてお話しできますと助かります。
例文（上司向け）
「お忙しいところ失礼します。◯◯部の△△です。本来であれば直接お話しするべきところですが、やむを得ずお電話しました。誠に勝手ながら、○月○日をもって退職させていただきたく存じます。一身上の都合です。退職届は後日提出しますので、引継ぎや手続きについてご指示いただけますと幸いです。」
例文（人事・総務向け）
「お世話になっております。△△と申します。退職の件でご連絡しました。○月○日付で退職希望です。必要な書類や手続きについて教えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。」
注意点
- 理由は簡潔に。詳細は書面や面談に回すとよいです。
- 感情的にならず冷静に伝えます。
- 相手の都合を確認し、後日の面談や書面提出を約束すると安心です。
電話連絡が許される主なケース
退職の意思を電話で伝えることが許されるのは、やむを得ない事情がある場合です。以下に代表的なケースと、具体的な状況例をわかりやすく示します。
ケース1：家族の介護や育児で出社が困難
介護や育児で外出や出社ができず、対面で話せないときは電話での連絡が認められやすいです。例えば急な介護が必要になった、育児休業中で職場に行けないなどです。
ケース2：本人または家族の病気・入院・体調不良
自身や家族が入院中、療養が必要な状態では移動が困難です。病院からの指示で外出を避ける必要がある場合は電話連絡が合理的です。
ケース3：精神的な不調や強いストレス
うつ症状などで通勤や対面が難しい場合も該当します。安全や回復を優先するため、まずは電話で事情を伝えてください。
ケース4：ハラスメント被害で対面困難
パワハラやセクハラなどにより同僚や上司と直接会うのが困難な場合、電話や他の非対面手段で連絡することが適切です。
ケース5：物理的に会社に行けない状況
自然災害、交通機関の長時間停止、急な事故などで出社不可能な場合は電話で連絡できます。
どの場合も、まずは速やかに連絡し、その後に書面やメールでの正式な手続きを進めるとトラブルを避けやすくなります。
電話のあとに必要な正式手続き
提出すべき書類
電話で退職を伝えた後も、正式には書面での提出が必要です。一般的には退職届または退職願を郵送します。書き方は簡潔で差出人・日付・退職希望日を明記し、捺印または署名します。送付方法は簡易書留や内容証明を使うと受領記録が残り安心です。送付前に上司にメールで送付予定日を伝えると親切です。
会社支給品の返却
社員証、制服、貸与PC・スマホ、鍵、通勤定期、法人カードなどは会社の指示に従い返却します。返却の際はリストを作り、受領者の氏名と日付を控えておきます。
人事・保険・給与の手続き
年金・健康保険、雇用保険の手続きは会社が行う場合が多いです。離職票、源泉徴収票、最終月の給与や未消化有給の精算時期を確認してください。健康保険被保険者証は返却が必要な場合があります。
引継ぎとデータ管理
業務の引継ぎ書やパスワード一覧、重要ファイルの保存場所を整理して渡します。個人データは削除や私物の整理を忘れずに行ってください。
手続きの流れ（例）
- 電話で退職意向を伝える
- 上司と退職日を調整
- 退職届を郵送（簡易書留）
- 返却物・引継ぎを実施
- 人事から離職票等を受領
注意点
書面の提出日や受領記録を残しておくことが重要です。疑問がある場合は人事担当に書面で確認を取り、記録を残してください。
よくある注意点とトラブル防止策
1) 直属の上司以外に伝言を頼まない
退職の意思は原則として直属の上司に直接伝えます。例：同僚や他部署の社員、人事に「伝えておいて」と頼むと誤解や情報漏れが起きやすくなります。重要な話は本人同士で行ってください。
2) LINE・メール・チャットだけで済ませない
業務連絡で使うツールは便利ですが、退職の意思表示は電話や面談で直接伝えるべきです。どうしても遠方で電話しかできない場合は、電話後に書面またはメールで正式に確認を送ります。
3) 電話連絡後の正式手続きを必ず行う
口頭で合意が得られても、社内規定に従って退職願や所定の書類を提出してください。退職日や引継ぎ方法を文書で確認すると、後の齟齬を防げます。
4) 退職理由は簡潔に「一身上の都合」で通す
詳細を長く話すと感情的な対立や余計な詮索を招くことがあります。円満退職を望むなら理由は短くまとめ、必要なら別途書面で説明します。
5) 電話内容のメモや録音を残す
日時・相手の氏名・話した内容をメモしてください。録音する場合は事前に相手に一言伝えると安心です。記録は後のトラブル防止に役立ちます。
チェックリスト（例）
– 直属の上司に直接伝えたか
– 電話後に確認メールや書類を出したか
– 退職日と引継ぎ内容を書面で確認したか
– 通話の記録（メモ・録音）を保管しているか
これらを守れば誤解やトラブルを大きく減らせます。丁寧に対応して、円満な退職を目指してください。
まとめ
以下は本記事のポイントをやさしく整理したまとめです。
要点
- 退職の意思は原則、対面で直属の上司に伝えます。やむを得ない事情があれば電話でも法的には問題ありません。
- 電話で伝える場合も、自分で直属の上司に連絡します。仲介を頼らないほうが誤解を避けられます。
- 退職理由は簡潔に伝え、電話での連絡になったことを詫びます。例：「私事で恐縮ですが、本日をもって退職させていただきたく…」など。
電話後に必ず行うこと
- 退職届や退職願を郵送またはメールで送付し、会社に受領を確認します。
- 備品の返却や最終出勤日、有給や給与の扱いを人事と確認します。
- 連絡日時ややりとりは記録に残しておきます（通話日時、送付したメールの控えなど）。
トラブルを防ぐために
- 口頭だけで終わらせず、書面での手続きを速やかに進めます。
- 相手が混乱しないよう冷静に、感情を抑えて話します。
丁寧な対応と確かな書類手続きで、円滑に退職の流れを進めてください。ご不安があれば、次のステップで具体的な文例や手続きを一緒に確認します。
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