はじめに
「ブログの記事をどう書けばいいかわからない」「記事がうまくまとまらない……」というような疑問や悩みをもっていませんか?源泉徴収票についても同じような不安を抱える方が多いはずです。
この記事では、源泉徴収票の受け取り方や保管方法、紛失時の再発行手順まで、基本をわかりやすく解説します。勤務先から受け取る場合と、オンラインで確認・取得する場合の違いを具体例で示しますので、初めての方でも迷わず対応できます。
特に以下の点に重点を置きます。
- いつ、どこで受け取るのか
- 退職後や紛失時の対応
- 源泉徴収票が必要になる場面(確定申告や住宅ローンなど)
この記事を読めば、源泉徴収票を正しく受け取り・保管し、必要なときにスムーズに使えるようになるはずです。
源泉徴収票はどこでもらうのか
源泉徴収票は、給与を支払う勤務先(会社、アルバイト先)の人事・総務や給与計算担当部署が発行します。税務署が個別に配るものではありません。
発行元
勤務先が発行します。部署名は会社によって「人事」「総務」「給与係」などさまざまです。分からなければ勤め先の代表窓口に尋ねてください。
配布時期と方法
年末調整後、12月または1月の給与明細と一緒に配布されるのが一般的です。配布は紙で手渡し・郵送される場合と、社内のオンラインシステムでダウンロードできる場合があります。会社によって差がありますので事前に確認すると安心です。
アルバイト・パートの扱い
正社員と同様に、アルバイトやパートでも勤務先が必ず発行します。複数の職場で働いている場合は、それぞれの勤務先が発行します。
もらえないときの初動
配布時期を過ぎても届かない場合は、まず勤務先の総務・人事に確認してください。住所や配布方法の誤りが原因のこともあります。退職済みの方は、退職時の手続きや郵送の有無を確認しましょう。
オンラインでの確認・取得方法
概要
一部の企業やサービスは、従業員マイページや社員専用サイトで源泉徴収票を表示・ダウンロードできます。たとえばクラウド型人事労務管理システム「オフィスステーション」などでは、ログイン後に「Myデータ」からPDFを取得できます。会社が公開設定していないと表示されないため、その場合は担当部署へ問い合わせてください。
取得の基本手順
- 会社指定の従業員サイトにログインします。ID・パスワードは会社から案内されたものを使います。
- メニューから「給与」「年末調整」「Myデータ」などの項目を探します。
- 源泉徴収票の表示ボタンを押し、内容を確認します。
- PDFでダウンロードまたは印刷します。保存は端末とクラウドの両方を推奨します。
注意点とトラブル対応
- 表示されない場合は、会社側の公開設定やあなたの閲覧権限が原因です。総務・人事に問い合わせてください。
- ログインできないときはパスワードリセットや管理者に連絡します。
- ダウンロードしたPDFが開けない場合は、PDFリーダーの更新を確認してください。
- オンラインで取得できても、原本が必要な手続きがある場合は会社に確認して書面の再発行を依頼してください。
セキュリティのポイント
個人情報を含むため、公開ページの共有や第三者への送信は避けてください。公衆Wi‑Fiでのダウンロードは控えると安全です。
退職者・紛失時の再発行方法
退職後はまず誰に頼むか
退職した後は、前職の総務・人事・給与担当部署に再発行を依頼します。会社には源泉徴収票を交付する義務があるため、退職後でも対応してもらえるのが通常です。連絡先が分かれば電話かメールでまず問い合わせてください。
再発行を依頼するときに用意するもの
・本人確認書類(運転免許証やマイナンバーカードなど)
・在職期間や社員番号が分かる情報
・送付先の住所・氏名
・再発行を希望する年度と理由(紛失、未受領など)
これらをそろえて伝えると手続きがスムーズです。
依頼方法(具体例)
- 電話:担当部署に事情を伝えて再発行を依頼します。進行状況を聞くと安心です。
- メール:記録が残るのでおすすめです。簡単な文例は下記の通りです。
例文:
「お世話になります。前職の○○(氏名)です。源泉徴収票(20XX年度)を紛失したため、再発行をお願いできますでしょうか。送付先は〒XXX-XXXX ○○市○○町○-○ ○○までお願いします。必要な書類があればご指示ください。」
- 郵送や社内ポータル:会社が案内する手順に従ってください。
会社が既に発行済み・郵送済みの場合
たとえ一度発行・郵送された後でも、多くの会社は再発行に応じます。再発行手数料は無料のことが多いですが、郵送料を請求される場合があります。
会社に連絡できない・倒産した場合の対応
会社と連絡が取れない、倒産などで発行が困難なときは、最寄りの税務署に相談してください。確定申告では、給与明細や銀行の振込記録などで代替できる場合があります。税務署が手続き方法を案内してくれます。
注意点
再発行には数日〜数週間かかることがあります。年末・年度末は混みやすいので、早めに依頼してください。書類が届いたら受領の確認をして、大切に保管しましょう。
源泉徴収票の使い道と重要性
概要
源泉徴収票は1年間に受け取った給与、支払った税金、適用された控除などをまとめた大切な書類です。年末調整や確定申告で正しい税額を把握するために使います。
主な使い道(具体例つき)
- 確定申告:副業で所得がある人や医療費控除を受ける場合に提出します。源泉徴収票をもとに税額を計算します。
- 住宅ローンや賃貸契約:金融機関や大家さんが収入の証明を求めることがあります。年収の裏付けになります。
- 転職・退職後の手続き:前職の給与や税額が必要な場面があります。ハローワークの手続きでも使うことがあります。
確認しておきたいポイント
- 支払金額と源泉徴収税額が正しいか確認してください。
- 扶養控除や保険料の控除欄に誤りがないかチェックしましょう。
- 不明点は勤務先の総務・人事に早めに相談してください。
保管と提出のタイミング
税務上は少なくとも5年間の保管が望ましいです。確定申告や住宅ローン申請の際に速やかに提示できるよう、紛失しない場所で保管してください。
紛失や記載ミスが見つかったら
まず勤務先に再発行を依頼します。それが難しい場合は税務署に相談すると対応方法を案内してくれます。必要な手続きがスムーズに進むよう、早めに動きましょう。
源泉徴収票がもらえない場合の対応
まず確認すること
決められた時期(通常は年明け)になっても届かない場合は、まず発行時期や郵送の手続きがどうなっているかを確認しましょう。給与明細や社内掲示、就業規則に記載がないか見ます。
勤務先の担当部署に連絡する
人事・経理担当に電話やメールで連絡します。連絡するときは「源泉徴収票をいつ受け取れるか」を具体的に尋ね、回答を記録してください。対応があいまいなときはメールに要点を残すと後で証拠になります。
連絡のしかた(例)
メール例:
“お世話になっております。○○(氏名)です。源泉徴収票の受け取りについて確認させてください。発行予定日と送付方法を教えてください。よろしくお願いいたします。”
書面で請求する
口頭で解決しない場合は、内容証明郵便などで書面請求を行うと効果的です。発行を求めた日付やこれまでのやり取りを簡潔に記載してください。
それでも届かないとき
勤務先が発行を拒む、または連絡が取れない場合は、税務署に相談してください。税務署は発行の義務や手続きについて案内してくれます。必要なら労働相談窓口に相談することも検討しましょう。
最後に
早めの確認と記録が重要です。まずは丁寧に問い合わせ、証拠を残しつつ次の手段へ進んでください。
まとめ
ここまでのポイントを簡潔にまとめます。
-
源泉徴収票は勤務先の給与担当部署(人事・総務など)から交付されます。紙で受け取ることが多いですが、最近はオンラインでダウンロードできる場合も増えています。
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受け取ったら支払金額や源泉徴収税額、支払者・受給者の氏名、扶養控除の記載などを必ず確認してください。誤りや不足があれば速やかに勤務先に連絡しましょう。
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退職後や紛失した場合でも、勤務先に再発行を依頼できます。本人確認や手続き方法は会社によって異なるので、事前に確認するとスムーズです。
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源泉徴収票は確定申告や住宅ローン、年金手続きなどで必要になる重要書類です。紛失防止のため、紙の原本を安全な場所に保管し、合わせてPDFなど電子データで保存しておくと安心です。目安として数年は保管しておくとよいでしょう。
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もし交付されない、対応が遅いと感じたらまず勤務先に相談してください。それでも解決しない場合は税務署などの公的機関に相談することも検討してください。
簡単なチェックリスト:
1) 受け取ったら内容を確認
2) 紙と電子で保存
3) 誤りや未交付は勤務先へ連絡
4) 確定申告など必要時に提出
大切な書類ですから、受け取ったらなくさず丁寧に管理してください。
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