はじめに
「源泉徴収票ってどこに出せばいいのだろう？」と悩んでいませんか？
この記事の目的
本記事では、源泉徴収票の提出先や用途をわかりやすく解説します。主に次の点を扱います。
– 誰にどこへ提出するのか
– 会社と従業員それぞれの提出義務や場面
– 郵送や電子提出の方法
– 給与支払報告書との違い
誰に向けた記事か
会社の人事・経理担当者、転職や副業で源泉徴収票が必要な従業員、フリーランスで書類の扱いに不安がある方に役立ちます。
読み方のポイント
専門用語はできるだけ避け、具体例で説明します。章ごとに短く区切っているので、必要な箇所から読んでいただけます。今後の章で、実際の提出手順やトラブル時の対応も丁寧に示します。ぜひ気軽に読み進めてください。
第2章: 源泉徴収票の提出先：基本ルール
主な提出先は従業員本人
源泉徴収票は原則として従業員本人に交付します。会社は毎年、給与の支払額や源泉徴収税額などを記載した源泉徴収票を作成し、従業員に渡す義務があります。通常は年末調整が終わった後に交付します。退職した人には退職時に交付することが多いです。
税務署への提出が必要な場合
給与等の支払金額が500万円を超えるなど一定の要件に該当する場合、会社は源泉徴収票を税務署へ提出します。具体的には年末調整終了後に、法定調書合計表とともにまとめて提出する手続きが必要です。全ての源泉徴収票を税務署に個別提出するわけではありません。
その他のケースと注意点
個人が確定申告を行う場合、手元の源泉徴収票を税務署に提出または添付します。交付方法は手渡し、郵送、または条件を満たせば電子交付も認められます。交付や提出の期限を守ること、従業員からの問い合わせに速やかに対応することが実務上大切です。
従業員が源泉徴収票を提出する場面
はじめに
従業員本人が源泉徴収票を提出する場面は限られますが、いずれも手続きで重要です。具体的なケースと注意点を分かりやすく説明します。
転職・再就職のとき
最も多い場面です。新しい職場は前職の源泉徴収票を受け取り、年末調整で所得税の過不足を調整します。例：4月に入社する際に前の会社からもらった源泉徴収票を提出します。
自分で確定申告をする場合
医療費控除や副業の収入があるときなど、確定申告書に過去の給与所得を反映させるために源泉徴収票を添付または参照します。
住宅ローン・賃貸契約・クレジット申し込み
金融機関や不動産会社が年収確認のために源泉徴収票の提出を求めます。例：住宅ローン審査や賃貸の保証手続きで提出することが多いです。
その他の場面
失業手当の手続きや社会保険の申請で提出を求められる場合があります。
提出時のポイント
・原本が必要か写しで良いかは申請先に確認してください。・マイナンバーは不要な場合は隠して提出しても差し支えありません。・不明点は受取先に早めに相談しましょう。
会社が源泉徴収票を提出する義務
従業員への交付
会社は、年内に給与や賞与を支払った全ての従業員に対して源泉徴収票を交付します。新しく入社した人や退職した人にも該当年の支払額があれば交付が必要です。交付は紙でも電子でも可能ですが、従業員の同意が必要です。期限は翌年の1月31日までに行うのが一般的です。
税務署への提出（提出要件）
税務署への提出は、全員分を自動で出す義務ではありません。一定の条件を満たす場合にのみ提出が求められます。たとえば、支払額が大きい場合（例：500万円超）や法定調書の提出対象になるケースです。会社は、自社の支払状況を確認して、税務署へ提出が必要か判断します。
市区町村への給与支払報告書との違い
会社は別に従業員の居住する市区町村へ給与支払報告書を提出します。これは住民税の計算のための書類で、源泉徴収票とは別物です。提出期限は市区町村ごとに定められますが、多くは1月31日までです。
交付・提出時の注意点
金額や扶養の情報に誤りがあると従業員や税務処理に影響します。交付前に金額を再確認し、紙で渡す場合は控えを保存してください。法定書類の保存期間は概ね7年とされていますので、社内で管理体制を整えましょう。
実務的な手順（簡潔）
- 年度の給与データを集める
- 源泉徴収票を作成する（従業員用と税務署用の判別）
- 従業員へ交付、必要に応じ税務署・市区町村へ提出
- 書類を所定期間保存する
これらの義務を守ることで、従業員の確定申告や住民税の手続きがスムーズになります。
郵送・電子提出の方法
概要
税務署への源泉徴収票は、郵送かe-Tax（電子提出）で送れます。どちらを選ぶかで準備や手順が変わるため、あらかじめ流れを確認しておくと安心です。
郵送での提出（手順と注意点）
- 用意するもの：源泉徴収票の原本（印字・押印があるもの）、必要な添付書類。
- 封入と宛名：税務署名と提出部署を明記し、担当者が分かるようにします。
- 送付方法：レターパック、特定記録郵便、簡易書留など追跡・受領記録が残る方法を推奨します。追跡番号で到着確認ができますし、受領印が必要なら書留系が便利です。
- 保管：発送の控え（追跡番号や発送日）を必ず保管してください。
e-Taxでの提出（手順と利点）
- 準備：国税庁のe-Taxソフトや対応ソフトを用意し、利用者識別番号や必要な認証（電子署名等）を整えます。
- データ作成：指定の様式（電子データ）で源泉徴収票を作成し、送信します。
- 確認と保存：送信後に受付番号や受信通知が発行されます。これを控えとして保存してください。e-Taxは到着確認が明確で、大量提出や遠方の税務署への提出に適しています。
選び方の目安
少数の書類や慣れていない場合は郵送、複数枚や毎年の提出が多い場合はe-Taxを検討すると効率的です。
源泉徴収票が必要となるシーン
以下は、源泉徴収票が必要になる代表的な場面をわかりやすく説明します。
転職時（前職分の提出）
年の途中で転職すると、新しい勤務先が前職の給与や税額を把握するために前職の源泉徴収票を求めます。たとえば4月に入社し10月に転職した場合、前職の分を提出すると年末調整が正しく行えます。
確定申告のとき
給与以外の収入がある、医療費控除や住宅ローン控除を申請する場合などに源泉徴収票が必要です。確定申告で税金の過不足を調整するときに使います。
住宅ローン・賃貸契約などの年収証明
住宅ローン審査や賃貸契約で年収の証明を求められることがあります。源泉徴収票は信頼性の高い年収証明になります。
会社が税務署へ提出する場合（法定調書）
会社は従業員の給与や賞与に関する情報を税務署へ報告する義務があります。個人が手続きで必要となるケースと、会社側の提出が関係するケースがあります。
必要な場面ごとに、原本や写しを提出するか確認し、紛失時は勤務先に再発行を依頼してください。
源泉徴収票の発行・もらえない場合の対応
発行の基本
源泉徴収票は、会社が従業員に対して年末に交付する書類です。退職時には最終勤務先が発行します。金額や控除の証明となるため、大切に保管してください。
退職時や受け取り忘れのケース
退職後に住所変更があっても、会社は交付義務を負います。受け取り忘れや転居で届かなかった場合は、まずは人事・総務に連絡して再発行を依頼します。具体例：メールや書面で再発行を請求する旨を伝えると手続きが早まります。
会社に請求する方法
- まず社内担当に電話やメールで依頼します。日時や送付先を明記してください。
- 再発行が必要なら、本人確認書類（写真付きの身分証など）を準備します。
- 受け取り方法は郵送・窓口受け取りなどを確認します。
会社が交付しない場合の相談先
会社が応じないときは、税務署に相談できます。源泉徴収票は税務に関わる書類なので、税務署が仲介してくれる場合があります。また、未払い給与や労務問題がある場合は労働基準監督署にも相談してください。
源泉徴収票が間に合わないときの税務手続き
確定申告や年末調整で間に合わない場合は、所得の証明として給与明細や雇用契約書を添付して申告できます。できるだけ早く会社に再発行を依頼し、期限に間に合わない場合は税務署に相談して指示を受けてください。
注意点
再発行には時間がかかる場合があります。余裕を持って請求し、送付先の確認や保管を忘れないようにしましょう。
源泉徴収票と給与支払報告書の違い
源泉徴収票と給与支払報告書は、どちらも給与に関する重要な書類ですが、目的や提出先が異なります。以下でわかりやすく整理します。
目的の違い
- 源泉徴収票：所得税の計算や年末調整の結果を示す書類です。従業員が確定申告や各種給付申請で使います。
- 給与支払報告書：住民税の課税に使う書類で、市区町村が翌年度の住民税額を決めるための資料になります。
提出先の違い
- 源泉徴収票：会社が従業員に交付し、法定調書として税務署へ提出する場合があります。
- 給与支払報告書：会社が従業員の居住する市区町村に提出します。
様式と記載内容の違い
- 源泉徴収票：給与総額、社会保険料、源泉徴収税額、控除額などが記載されます。従業員本人の所得証明になります。
- 給与支払報告書：氏名・住所・給与支払額・社会保険料など、住民税計算に必要な項目を市区町村向けに記載します。
実務上の注意点
- どちらも年末調整後に作成します。提出先が異なるため、両方を正確に準備してください。
- 住所や氏名に誤りがあると住民税の課税で問題になります。訂正が必要なときは速やかに再提出してください。
目的と提出先が違うため、それぞれの役割を理解して適切に対応しましょう。
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