はじめに
本記事の目的
この記事は、源泉徴収票を自宅や会社、コンビニで印刷する方法と注意点をわかりやすく説明します。給与ソフトやクラウドサービスを使う方、企業の担当者、従業員の方それぞれに役立つ具体的な手順を示します。
誰に向けた内容か
- 個人で源泉徴収票を受け取る従業員
- 会社で源泉徴収票を発行・印刷する担当者
- 給与ソフトやクラウドサービスを利用している方
本章の構成と使い方
次章以降で「源泉徴収票とは」「ダウンロード方法」「自宅・会社・コンビニでの印刷手順」「トラブル対処」「電子交付と確定申告での扱い」などを順に解説します。実際に手順を試しながら読み進めると理解しやすいです。
読む際の注意点
印刷や提出には期限や提出先の指定があります。手続き前に勤務先や税務署、使用するサービスの案内を確認してください。個人情報の扱いには十分ご注意ください。
源泉徴収票とは？印刷が必要な場面
源泉徴収票とは
源泉徴収票は、会社が給与や賞与から差し引いた税金や、年間の支払金額を証明する書類です。年末調整の結果や退職時の精算が記載され、税務申告や各種手続きで重要な役割を果たします。発行は通常、雇用主（会社）が行います。
印刷が必要な主な場面
- 確定申告をする時：医療費控除や副収入がある場合、源泉徴収票が必要です。
- 住宅ローンや各種ローンの申し込み：金融機関が収入証明として求めることが多く、直近1〜2年分を指定されることがあります。
- 転職や退職時の手続き：離職票や次の勤務先への提出を求められる場合があります。
- 行政手続きや補助金申請：所得証明の代わりになるケースがあります。
電子交付の普及と自分で印刷する機会
近年、企業は電子交付で源泉徴収票を配布することが増えました。メールやマイページでPDFを受け取り、自宅で印刷して提出する場面が多くなっています。必要なときにすぐ出せるよう、保存方法と印刷環境を整えておくと安心です。
提出時の注意点
原本での提出を求められる場合とコピーでよい場合があります。提出先の指定を事前に確認し、必要なら会社に再発行を依頼してください。
源泉徴収票の確認・ダウンロード方法
ログインして帳票を探す
クラウド給与サービスや会社の給与アプリにログインします。多くの場合、マイページや「年末調整」「帳票出力」「各種証明書」といったメニューに源泉徴収票があります。スマホアプリとブラウザ版で表示場所が少し異なることがあるため、メニューを順に確認してください。
ダウンロード手順（例）
- ログイン後、帳票メニューを開く
- 「源泉徴収票」を選ぶ
- 年度や法人名、従業員番号など必要項目を指定する
- プレビューで内容を確認し、PDF形式でダウンロード
- 保存先（PCのフォルダやスマホ内）を確認して保管
発行前の確認ポイント
- 氏名・住所・マイナンバーの記載が正しいか必ず確認してください。誤りがあると税務署や市区町村手続きで差し戻される場合があります。
- 複数の法人から発行がある場合は、対象となる法人名を選択しているか確認しましょう。
- ダウンロード前に「最新版」や「確定版」である表示を確認します。
ダウンロード後の扱い
- 郵送が必要な場面では、PDFを印刷して添付書類として利用します。
- 紛失防止のため、保存は複数の場所（PCと外付けドライブなど）に分けると安心です。
- 内容に誤りが見つかったら、すぐに人事・給与担当へ連絡して再発行を依頼してください。
自宅で源泉徴収票を印刷する方法
準備するもの
- ダウンロードしたPDFファイル（パソコンやスマホに保存）
- プリンター（Wi‑Fi対応ならスマホから直接印刷可）またはUSBメモリ（コンビニ印刷用）
パソコンから印刷する手順
- PDFを開き、印刷プレビューでページ番号や向きを確認します。
- 用紙サイズはA4を選び、両面印刷が不要なら片面を指定します。
- カラーか白黒かを選択し、部数を設定します。
- 印刷を実行し、出力結果を確認します。文字が欠ける場合は「ページサイズに合わせる」をチェックしてください。
スマートフォンから印刷する手順
- Wi‑Fi対応プリンターならAirPrint（iPhone）やAndroidの印刷機能、あるいはメーカー公式アプリを使います。PDFを開き「共有」→「印刷」を選んで接続先プリンターを指定してください。
プリンターがない場合（コンビニ印刷）
- PDFをUSBメモリに保存（拡張子.pdfであることを確認）。
- コンビニのマルチコピー機で「文書プリント」→「USB」→ ファイル選択で印刷。用紙サイズ・カラー設定を選び、料金を投入して印刷します。
- 印刷後はUSBを忘れずに抜き、履歴が残る機種では操作画面の「データ削除」をしてください。
印刷前のチェックポイント
- プレビューで余白や文字欠けを確認
- PDFにパスワードがかかっていないか確認
- 個人情報が含まれるので公共機器使用後はデータ削除を行う
小さな準備でスムーズに印刷できます。必要なら印刷設定の具体的な操作手順もお伝えします。
会社側が従業員の源泉徴収票を印刷する方法
印刷前の準備
- 最新の給与データと年末調整反映を必ず確認します。手入力した項目（社会保険料、扶養控除など）が正しいかチェックしてください。
- 退職者は入退社日や支給金額が正しく登録されているか確認します。誤りがあると再発行が必要になります。
マネーフォワードクラウド（例）
- 管理画面にログイン→「給与・年末調整」へ移動します。
- 対象年度・従業員を選択し、源泉徴収票のプレビューを表示します。
- 内容を確認してPDFで出力、または直接印刷します。
freee（例）
- 給与メニュー→年末調整ページを開きます。
- 源泉徴収票の出力を選び、プレビューで誤りがないか確認します。
- PDF保存後、必要部数を印刷します。
Freeway給与計算・オフィスステーション給与・弥生給与（共通の流れ）
- ソフトにログインし、年末調整または帳票出力メニューへ。
- 年度と対象者を指定して帳票を作成します。
- プレビューでレイアウトや数値を確認し、PDFまたは直接印刷します。
印刷時の注意点
- プレビューで余白や改ページ、印字ずれを確認してください。
- 用紙サイズ（通常A4）や両面印刷の有無を確認します。
- 会社保管用と従業員交付用を分けて控えを保存してください。
退職者の扱い
- 退職者は退職日が年度内かどうかで扱いが変わります。支給額や社会保険の控除が正しいか再確認してください。
- 誤りが見つかったら帳票を修正して再出力します。
どのソフトでも最終確認（プレビュー、PDF保存、控えの保管）を怠らないことが一番大切です。
印刷できない時の対処法
よくある症状と原因
- プレビューが表示されない：ブラウザのポップアップブロック、PDF表示プラグインの不具合が多いです。
- 印刷ボタンを押しても動かない：プリンタードライバーや接続切れ、印刷キューの詰まりが原因です。
- 白紙で出る・文字が抜ける：フォントや用紙設定、不完全なPDFが考えられます。
まず試す簡単な手順（順番に試してください）
- 一度ページを再読み込みまたはブラウザを再起動します。
- 別のブラウザや別のパソコン・スマホで開いてみます。
- 「印刷」ではなく「PDFとして保存」してから、そのファイルを印刷します。
- プリンターの電源を入れ直し、接続（USB・Wi‑Fi）を確認します。
ソフト／ブラウザ側の確認
- 表示ソフトのFAQやサポートページで既知の不具合を確認してください。
- ポップアップや拡張機能（広告ブロッカー等）を一時的に無効にして試します。
個人情報の未入力が原因になる場合
- 住所や個人番号欄が空欄だと、作成システムがエラーを出すことがあります。
- 必要項目を入力してから再生成してください。入力が難しいときは人事・給与担当に相談しましょう。
コンビニ印刷サービスを使う場合のポイント
- 公式サイトで「PDF対応」「利用手順」「必要なファイル形式」を確認します。
- USBやスマホからアップロード、または専用アプリで印刷できます。利用方法や料金は各コンビニの説明に従ってください。
それでも印刷できないとき
- ファイルが破損している可能性があるので、発行元（会社やサービス）に再発行を依頼します。
- プリンターメーカーやソフトのサポート窓口に問い合わせると解決が早いです。
- 個人情報を扱う書類なので、第三者に渡す前に安全性を確認してください。
源泉徴収票の電子交付・確定申告での扱い
電子交付とは
企業や給与支払者がPDFなどの電子データで源泉徴収票を交付する方法です。郵送を待たずに受け取れるため、受け取りが早く便利です。具体例：会社のWebポータルやメールで受け取る場合があります。
確定申告での扱い
電子交付された源泉徴収票は、確定申告（e-Tax）で紙の原本提出が不要なことが多く、内容を申告書に転記すれば足ります。紙申告でも転記で済むケースが増えています。
紙の提出を求められる場合
自治体の手続きや金融機関の書類審査、住宅ローンの提出書類などでは紙の原本を求められることがあります。念のため、電子交付分を印刷して保管しておくと安心です。
印刷時の注意点
見出しや金額が切れないよう用紙サイズ（A4）と余白を確認してください。スキャンできる品質で印刷し、必要なら発行元の電子交付画面のスクリーンショットや受領メールも一緒に保存してください。
データ保存と受領確認
電子データは消えないようバックアップを取って保存しましょう。受け取った日付や発行者名を確認しておくと、後で問い合わせが出たときに役立ちます。
まとめ：よくある質問・トラブルシューティング
はじめに
この章では、印刷やデータに関するよくある疑問と簡単な対処法をまとめます。急いでいるときも落ち着いて確認してください。
よくある質問（Q&A）
– プリンターがない場合は？
コンビニのネットプリントを使います。PDFをスマホやパソコンからアップロードして予約番号を取得し、店舗のコピー機で番号を入力して印刷します。用紙はA4、白黒で十分です。料金は数十〜数百円です。
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印刷がずれる・余白が合わないときは？
印刷設定で「実際のサイズ」「拡大縮小なし」を選び、用紙サイズをA4にします。プレビューで確認してからテスト印刷を行ってください。給紙位置やトレイ設定も見直します。 -
データが反映されない・間違いがあるときは？
給与データや従業員情報に入力ミスがないか確認します。年の選択や氏名・住所の表記に注意してください。修正は会社側で行うため、総務や給与担当に依頼してください。 -
電子交付は使えますか？
従業員の同意があれば電子交付は有効です。確定申告では、ダウンロードしたPDFを印刷して使えます。データは安全に保存してください。
トラブルシューティングのチェックリスト
– PDFが開けない：別の端末や最新のPDFリーダーで開く。
– 印刷できない：プリンタの電源再投入、用紙の補充、ドライバーの更新を行う。
– 紛失した：勤務先に再発行を依頼する。
最後に
まずは自分で確認し、解決しない場合は早めに会社の担当に相談してください。期限に余裕を持つことが一番の予防策です。
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