はじめに
ブログの記事をどう書けばいいかわからない、という悩みは源泉徴収票の扱いでも同じです。本記事では、源泉徴収票の再発行に関する情報を分かりやすくまとめます。
この記事の目的
転職や確定申告、住宅ローンの申請などで過去の源泉徴収票が必要になった方に向けて、何年前まで再発行できるのか、保存期間の目安、依頼方法、発行にかかる時間や費用、注意点を丁寧に解説します。
想定する読者
・会社を退職して過去の給与明細が手元にない方
・確定申告で過去の収入証明が必要な方
・住宅ローンなどで過去の所得証明を求められた方
読み方のポイント
各章は実務で役立つ順に並べています。まずは「何年前まで可能か」を確認し、その後で手続き方法や注意点を読んでください。短時間で知りたい項目だけ読むのもおすすめです。
源泉徴収票の再発行は「過去7年分」までが一般的
概要
源泉徴収票は、原則として過去7年分まで再発行を依頼できます。これは企業が税務関係の帳簿や源泉徴収簿を7年間保存する義務があるためです。7年以内に退職した会社分であれば、再発行の依頼に応じてもらえることが多いです。
なぜ「7年」なのか
税法に基づく帳簿書類の保存期間が7年に定められているためです。企業はその期間、給与の支払いや税金に関する記録を保管します。そのため、過去7年分までは原本やデータを見つけやすい傾向にあります。
7年以上前の分はどうなるか
7年以上前の源泉徴収票は、企業側でデータを廃棄している場合が多く、再発行できないことが一般的です。例外として、企業が独自に長期保存している場合や、電子データを別途保管しているときは発行できる可能性があります。必要なときはまず勤務先に相談してください。
具体例
・2〜3年前に退職した会社：再発行の依頼が可能な場合が多い。
・5年前に退職した会社：同様にほとんどの場合で対応可能。
・10年前に退職した会社：再発行が難しいことが多いが、まず確認を。
注意点
請求する際は氏名や在籍期間、本人確認書類を準備すると手続きがスムーズです。税務署や年金の手続きで必要になったら、早めに依頼しましょう。
再発行の依頼方法と手続き
まずは発行元に連絡します
源泉徴収票を発行した会社（総務・人事・経理）へ直接頼みます。電話で要件を伝え、メールや書面で正式に依頼する流れが一般的です。初めは電話で確認し、メールで記録を残すと安心です。
依頼方法の具体例
- 電話：窓口が分かるときの早い手段。受付時間を確認しましょう。
- メール：依頼内容を残せます。件名に「源泉徴収票再発行の依頼」と明記するとよいです。
- 書面（郵送）：会社が求める場合や確実に記録を残したいときに使います。
退職者が依頼する場合
退職後も元勤務先が発行元です。総務などに「退職者ですが、20XX年分の源泉徴収票を再発行してください」と連絡してください。会社に届出住所が変わっている場合は、新しい送付先を伝えます。
伝えるべき情報（例）
- 必要な年度（必ず正確に）
- 氏名（旧姓がある場合は旧姓も）
- 生年月日や社員番号が分かれば伝える
- 送付先住所、電話番号、メール
- 提出期限（確定申告などがある場合）
委任や本人確認について
本人以外が依頼する場合、委任状や代理人の本人確認書類を求められます。会社側がどの書類を必要とするかは事前に確認してください。
発行形式の希望を伝える
紙の原本、コピー、PDFなど、どの形式で欲しいかを伝えましょう。電子データで受け取れる会社もあります。
最後に：注意点
年度を誤ると別の書類が届くため、手元の情報を確認してから依頼してください。手続きに時間や場合によっては手数料がかかることがありますので、早めに連絡すると安心です。
再発行にかかる期間と費用
期間の目安
源泉徴収票の再発行は、通常1週間～2週間程度かかります。小規模な事業所や担当者がすぐ対応できる場合は即日～数日で受け取れることもあります。繁忙期（年末調整や確定申告前）や大企業では、処理に数週間かかる場合がありますので、余裕を持って依頼してください。
費用の目安
基本的に再発行は無料で対応する会社が多いです。ただし、事務手数料や郵送費を請求されることがあります。金額は数百円程度が一般的です。たとえば、書類を簡易書留で送る場合は郵送費（数百円）と書留料金がかかるケースがあります。
郵送・受け取りの注意点
郵送で受け取りたい場合は、返信用封筒と切手を同封するとスムーズです。会社によっては指定の書式や本人確認書類の提出を求められるので、事前に確認してください。速達や書留を希望する場合はその旨を伝えると手配してもらえます。
急ぎの場合の対処法
急ぎで必要な場合は、電話で状況を説明して優先的な対応を依頼しましょう。可能であれば本人または代理人が直接窓口に行き、身分証明書を提示して受け取ると最短で受け取れます。郵送経路を確実にしたいときは、書留や配達記録のある方法を選んでください。
再発行の回数制限や注意点
回数制限について
源泉徴収票の再発行に法的な回数制限は基本的にありません。必要であれば何度でも発行できます。ただ、会社側に手間やコストがかかる点は覚えておきましょう。例えば、転職や住宅ローンの申請で複数部が必要な場合は早めにまとめて依頼すると負担を減らせます。
再発行の手間と費用
多くの企業は無償で再発行しますが、企業の規模や事務手続きによっては手数料を請求する場合があります。再発行には印刷・郵送・担当者の時間がかかりますので、依頼前に確認すると安心です。
証明力と社印の有無
再発行された源泉徴収票は、初回発行と同様に正式な証明書類として扱われます。会社印が押されることもありますが、印がなくても効力は変わりません。金融機関や税務手続きで使う際は、受け取った書類で問題ないか事前に確認してください。
管理のコツ
紛失を防ぐために、受け取ったらスキャンして電子データとして保存する習慣をつけましょう。重要書類はファイルにまとめ、転職時や確定申告の準備期間に混乱しないようにしておくと便利です。
受け取りや依頼時の注意点
再発行を依頼する際は、氏名や在籍期間、再発行が必要な年度を明確に伝えてください。また、会社によっては本人確認書類の提示や委任状を求められることがあります。早めにお願いすると手続きがスムーズです。
7年以上前の源泉徴収票が必要な場合
会社に記録が残っていないケース
7年以上前の源泉徴収票は、多くの会社で保管期限を過ぎていて再発行が難しいことが多いです。まずは在籍していた会社の総務や人事に問い合わせてください。過去の給与台帳や電子記録が残っていれば、再発行や証明書の作成を依頼できることがあります。
税務署へ相談する
会社で見つからない場合は、税務署に相談します。税務署は給与に関する届出書類（給与支払報告書や申告書の写し）を保管していることがあります。申請方法や必要書類は税務署によって異なるため、事前に電話で確認してください。ただし、税務署もすべての年度分を保存しているわけではないため、早めに相談することが重要です。
その他の代替手段
- 市区町村の住民税担当窓口で「給与支払報告書」が残っているか確認する。住民税の資料は自治体で保管されている場合があります。
- 通帳や給与明細、年金加入記録など、給与の受領を示す別の証拠を集める。税務署や提出先が代替資料を受け入れることがあります。
早めの対応と心構え
必要になったらできるだけ早く動いてください。調査や照会に時間がかかる場合があり、取得できない可能性もある点を念頭に置いて準備を進めると安心です。
まとめ：源泉徴収票の再発行は「過去7年」が目安
源泉徴収票の再発行について、要点をやさしくまとめます。主なポイントは次の通りです。
再発行の範囲
- 一般に「過去7年分」まで再発行できます。
依頼先と伝えること
- 会社の人事・総務に直接依頼します（現職・退職者とも対応可能）。
- 必要な年度、氏名、社員番号や生年月日など、誤りのない情報を伝えてください。
期間と費用の目安
- 発行までの目安は1～2週間程度です。繁忙期は延びることがあります。
- 費用は無料のこともあれば、再発行手数料や郵送代で数百円かかる場合があります。
7年以上前が必要な場合
- 原則、会社での再発行は難しいことが多いです。
- 必要なときは税務署に相談し、給与支払報告書の写しや源泉徴収簿の確認を依頼してください。
再発行をスムーズにするポイント
- 具体的な年度と受け取り方法（郵送・窓口・電子）を最初に伝えます。
- 身分証や退職時の社員番号が分かる資料を用意すると対応が早くなります。
まずは勤務先へ連絡し、必要な年度や受け取り方法を正確に伝えてください。
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