源泉徴収票と郵送の基礎知識と実務上の注意点ガイド

はじめに

本書の目的

この文書は、源泉徴収票を郵送で受け取る・送付する際の手順をわかりやすくまとめたガイドです。前職への依頼、封筒の書き方、返信用封筒の準備、依頼状や必要書類の整え方、企業側の送付マナー、郵送時の実務的注意点、公的年金の送付スケジュールまで、実務で役立つポイントを網羅しています。

対象となる方

• 前職から源泉徴収票を受け取りたい方
• 人事や総務で源泉徴収票を送付する担当者
• 自分で正しく郵送の手続きをしたい方

本書の使い方

各章は実際の手順に沿って構成しました。封筒の書き方や依頼状は例を示しますので、そのまま使えます。まず第2章から順に読み、必要な章だけ参照することもできます。

注意点（簡潔に）

• 個人情報を含むため、封筒・送付状は丁寧に作成してください。
• 重要書類なので発送直前に住所・宛名・切手を再確認してください。

以降の章で具体的な書き方やテンプレートを順に説明します。ご不明な点があれば気軽にお知らせください。

源泉徴収票郵送の基本概要

源泉徴収票とは

源泉徴収票は、給与や年金から差し引かれた税金や支払金額を証明する大切な書類です。転職、年末調整、確定申告などで必ず求められるので、正しく受け取ることが重要です。

郵送で受け取る場面

• 前職から受け取る場合：在職中の企業が発行し、退職後に郵送してもらうケースが多いです。
• 企業が従業員へ送付する場合：会社側がまとめて発送します。
• 公的年金の受給者：年金機関が送付することがあります。

送付方法と注意点

郵送は一般に書留や簡易書留で送られることが多く、紛失を避けるため追跡可能な方法が望ましいです。宛名や住所は最新のものを伝え、転居後は転送手続きだけでなく差出人にも住所変更を知らせましょう。

受け取り後の扱い

受け取ったら内容（支払金額・源泉徴収額・氏名・マイナンバー通知欄の有無など）を確認し、コピーを控えて安全に保管してください。不明点があれば発行元に速やかに問い合わせましょう。

前職から源泉徴収票を郵送で依頼する際の封筒の書き方

はじめに

封筒の書き方を正しくすると、源泉徴収票が確実に返送されます。表面（宛先）と裏面（差出人）に必要な情報を分かりやすく記載しましょう。

表面の書き方（宛先）

• 会社の郵便番号・住所を左上か中央上に正確に書きます。省略せず正式な住所を使います。
• 宛名は会社名を大きく書き、その下に部署名と担当者名を続けます。
  例：株式会社〇〇　人事部　源泉徴収担当　御中
• 担当者の個人名が分かっている場合は「御中」ではなく「○○様」と書きます。
• 封筒中央に宛名が来るように配置すると郵便局でも見やすくなります。

裏面の書き方（差出人）

• 裏面にはあなたの氏名（ふりがなは任意）、生年月日、現住所を記載します。
• 連絡先電話番号やメールアドレスを一行添えると不在時の連絡に便利です。
  例：差出人：〒123-4567　東京都中央区1-2-3　山田太郎（1980年1月1日）　090-1234-5678

封筒の種類・追加の書き方例

• 書類のやり取りには長形3号（A4を三つ折りで入れる大きさ）をよく使います。
• 封筒は白無地のものを使い、宛名は黒の油性ペンか印刷で丁寧に書きます。
• 左上に赤で「重要書類　在中」と記すと配送側にも分かりやすくなります。

注意点

• 返信用封筒を同封する場合は裏面に記載する住所と一致させてください。
• 個人情報の取り扱いに配慮し、不要な情報は書かないようにします。

以上を守ると、前職からの書類受け取りがスムーズになります。

返信用封筒の作成方法

準備するもの

返信用封筒（定形または定形外）、切手、ボールペン、宛名ラベル（任意）。封筒は書類が折れない大きさを選んでください。

表面の書き方

封筒の表面には宛先ではなく、あなたの住所と氏名を都道府県名から正確に書きます。都道府県→市区町村→番地→マンション名・部屋番号の順で記載してください。例：東京都新宿区西新宿1-2-3 ABCマンション101号室。

切手の貼り方と料金の目安

送付側の負担を避けるため、切手はあらかじめ貼った状態にします。定形封筒なら通常の定形郵便料金で足りますが、書類の厚みで定形外になることがあります。厚さや重さを確認してから切手を用意してください。

マンション名・部屋番号の注意点

建物名や部屋番号を省略すると配達が遅れる恐れがあります。フリガナを付けると配達ミスを防げます。

同封の工夫

返信用封筒を同封する際は、封筒を二つ折りにせずクリアファイルや別の封筒に入れて保護すると書類が損なわれにくくなります。返信要件（源泉徴収票在中など）を封筒外面に付箋で示すと親切です。

送付前の最終チェック

住所・氏名・切手が正しいか、封筒の向きや開封しやすさを確認してください。特に郵便番号の記入とフリガナは忘れやすいので再確認しましょう。

依頼状の作成と必要書類の準備

はじめに

前職に源泉徴収票を依頼する際は、依頼状と本人確認書類のコピーを同封します。丁寧に書くと対応がスムーズです。

依頼状の書き方（基本項目）

• 宛先：会社名・部署名・担当者名（分かる範囲で）
• 日付
• 挨拶と依頼の趣旨：源泉徴収票発行のお願いと年分を明記
• 本人情報：氏名（旧姓がある場合は旧姓も）、生年月日、現住所
• 在籍期間：入社・退社年月を記載
• 送付先・連絡先：返送先住所と電話番号
• 署名または捺印：必ず自署で締める

記載例（短文）

「拝啓　源泉徴収票（2024年分）発行のお願い。私、山田太郎（生年月日：1990年1月1日）は、2018年4月〜2022年3月まで在籍しておりました。お手数ですが下記宛にご送付ください。住所：…　電話：…　敬具」

同封する書類一覧

• 依頼状（原本）
• 本人確認書類のコピー（運転免許証、マイナンバーカード等）
• 返信用封筒（切手を貼り宛名記入）
• 氏名変更がある場合は戸籍謄本や届出の写し

送付時の注意

• 返信用封筒の宛先は丁寧に書く
• 個人情報を含むため、書留など追跡できる方法を推奨します
• 返信は通常1〜2週間ほどかかることがあります。届かない場合は電話で確認してください。

企業が源泉徴収票を送付する際の送付状について

はじめに

源泉徴収票を郵送する際、送付状を添えると受け取る側に親切で、誤解を防げます。簡潔で分かりやすい文面を心がけましょう。

送付状の役割

送付状は何を送ったか、誰が送ったか、問い合わせ先はどこかを明確にします。受領確認やお問い合わせを促す助けにもなります。

記載すべき項目

• 日付
• 宛名（受取人の氏名・部署名）
• 差出人（会社名・担当者名・住所）
• タイトル（例：「源泉徴収票送付のご案内」）
• 本文（送付理由・同封書類の明記）
• 同封物一覧
• 連絡先（電話・メール）
• 個人情報取り扱いの一言

書き方の例（短文）

日付
○○ 様
平素よりお世話になっております。下記書類をお送りいたします。ご確認の上、不明点は下記までご連絡ください。
同封：源泉徴収票（1通）
担当：△△（電話：000-0000）

添付と送付方法の注意

送付状は源泉徴収票の上に置くか封筒内で一番見える位置に入れてください。重要書類ですので発送記録が残る簡易書留などを検討すると安心です。控えは社内で保管してください。

郵送時の実務的な注意点

概要

郵送はポスト投函か郵便局窓口で行えます。普通郵便は手軽ですが、重要書類は追跡や受取確認がある方法を選ぶと安心です。

発送方法

• 普通郵便はポストへ投函できます。書類枚数や折り方に気をつけてください。A4を折らずに送るなら角形2号や角形A4対応封筒を使います。
• 速達・書留（記録・簡易書留など）は窓口で手続きします。窓口で受領証や追跡番号を受け取り、保管してください。

速達・書留の扱い

重要性や個人情報の有無で方法を使い分けます。速達は到着が早い、書留は配達記録と受領署名が残ります。セキュリティ重視なら書留をおすすめします。

封筒の書き方と同封物

• 封筒表に赤字で「源泉徴収票 在中」と大きく書くと担当者が分かりやすくなります。
• 宛名は会社名＋部署名＋担当者名（様）を明記します。部署不明時は「人事部　御中」などとします。
• 返信用封筒・切手、連絡先（電話番号）を同封すると返送がスムーズです。
• 必要な本人確認書類のコピーを求められる場合があるので、依頼先の指示に従ってください。マイナンバー等の提出は基本的に不要です。

その他の実務ポイント

• 送付前に書類のコピーを必ず手元に残します。
• 投函日や追跡番号を記録し、処理状況を1〜2週間後に確認すると安心です。
• 複数枚を同封する際は、内容を封筒表に赤字で追記すると社内での取り扱いがスムーズになります。
• 個人情報の取り扱いに配慮し、封印を確実に行ってください。

公的年金等の源泉徴収票の郵送スケジュール

送付時期

日本年金機構は、源泉徴収票を令和7年1月8日から16日にかけて順次送付します。受取人の地域差や郵便事情により到着日が前後します。

到着の目安

通常は送付から約8日程度で届く見込みです。配達遅延が発生することもあるため、目安より数日長めに見てください。

届かない場合の対応

送付期間後、2週間たっても届かないときは、まず年金機構へ電話または年金事務所に問い合わせてください。お問い合わせの際は氏名・年金番号・住所を用意すると手続きがスムーズです。

再交付の申請方法と期間

再交付は年金事務所での窓口申請か、郵送での申請が基本です。申請には本人確認書類が必要になります。処理には数日から数週間かかる場合があるため、余裕を持って申請してください。急ぎの場合は電話で相談すると対応を教えてもらえます。

税務手続きへの注意

確定申告や年末調整などで源泉徴収票が必要な場合、期限に間に合わない恐れがあるときは年金機構と税務署に早めに相談してください。対応方法を案内してもらえます。