はじめに
本資料は、上司に退職相談のメールを送る際のマナーや適切な書き方、具体的な例文、送信のタイミング、注意点を分かりやすく解説するために作成しました。退職は人生の大きな節目です。できる限り丁寧に伝えることで、自分の意思を正確に伝え、職場との関係を円満に保つ助けになります。
本ガイドの目的
- 対面での相談が望ましい理由と、やむを得ずメールを使う場合の考え方を示します。
- 上司に失礼にならない言葉遣いや構成、送信のタイミングを具体的に説明します。
想定する読者
- 退職を考えている方
- 直接話しにくい事情がある方
- 忙しい上司にアポイントを取りたい方
使い方
各章に例文とポイントを載せています。状況に合わせて言い回しを調整してください。丁寧で誠実な伝え方を意識すれば、相手に配慮した対応ができます。
上司に退職相談メールを送るべき状況とは
基本的な考え方
退職に関する相談は原則として対面で行うのが礼儀です。顔を合わせることで誤解を防げますし、感謝や今後の調整も直接伝えやすくなります。それでも対面が難しい場合は、まずメールで面談のアポイントを取るのが一般的です。
メールで相談すべき具体的な状況
- 上司が多忙で対面の時間が取れないとき（仕事の調整が難しい場合）
- 出張や長期の外出で対面ができないとき
- 自分や上司がリモートワーク中でオフィスに出社していないとき
- シフト勤務や異なる拠点で勤務しており面会が困難なとき
- 体調不良や休職中で出社できないとき（緊急性がある場合）
メールでアポイントを取る際の要点
- 用件は簡潔に「退職について相談したく、面談の時間を頂けますか」と伝える
- 可能な日時をいくつか提案する
- 緊急性がある場合はその旨を明記するが、詳細は面談で話すと示す
メールで直接退職意思を伝えるべきか
原則は避けますが、やむを得ない事情（入院や急な家庭事情など）がある場合は、まず簡潔に退職の意思を伝え、その後に詳細な手続きや面談の調整を続けます。対面が難しい状況でも礼儀を忘れず、丁寧な言葉遣いで伝えてください。
退職相談メールの正しいマナー
件名は簡潔に
件名は「面談依頼の件」「ご相談のお願い」など分かりやすく短くします。具体的な内容を先に書かず、受け取る側が開封しやすい表現を使います。
本文は相談したい旨だけ伝える
退職の意思が固まっている段階でも、初回メールでは本文に「退職」という語を直接書かないのが一般的なマナーです。例：
「お時間をいただき、ご相談したいことがございます。ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。」
このように一文で要件を伝え、詳細は面談で口頭で話します。
面談の依頼方法と時間の提示
相手の負担を考え、複数の候補日時を提示します（例：3候補）。所要時間の目安（10〜30分）も添えると親切です。急ぎの場合はその旨を柔らかく伝えます。
CCや内容の取り扱い
関係者をCCする際は事前に上司に了解を得るか、最初は個別送信が無難です。重要な情報や感情的な表現はメールで送らず、口頭で伝えます。
やむを得ずメールで退職意思を伝える場合
どうしても対面や電話で伝えられない事情があるときは、事情説明とともに明確に退職意思を記載します。その際は丁寧に理由を述べ、退職日や引継ぎ希望など事務的事項も書き添えます。
署名と送信のタイミング
氏名、所属、連絡先を明記します。深夜や休日の送信は避け、相手の業務時間内を選びます。返信がない場合は数日置いてから再度確認の連絡をします。
上司に退職相談のアポを取るメール例文
以下は上司に退職相談のアポを取る際の件名例と本文例です。この段階では退職理由や退職日などは記載しません。時間は「30分程度」など短めに提示します。
件名例
- 面談のご依頼（××より）
- ご相談のお願い（××課長）
本文例（フォーマル）
××様
お疲れ様です。××部の△△です。
突然のご連絡で失礼いたします。折り入ってご相談したいことがございます。近いうちに30分ほどお時間をいただけますと幸いです。
会議室などで個別にお話しできればと考えております。ご都合の良い日時をいくつかご教示いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
本文例（簡潔）
××課長
お疲れ様です。△△です。恐縮ですが、相談したいことがあり、短時間（30分ほど）お打ち合わせをお願いできますか。ご都合をお知らせください。よろしくお願いします。
備考
- 具体的な退職の話は対面で行います。メールでは日時と場所の調整だけに留めます。
メールで退職意思を伝える場合の例文（やむを得ない場合）
件名の例
- 退職のご相談
- 退職の申し出（緊急）
本文例（健康上の理由でやむを得ない場合）
○○課長
お疲れ様です。○○です。
突然のご連絡で恐縮ですが、体調不良のため、○月○日付で退職したいと考えております。本来は直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ありません。
有給休暇の利用や退職手続き、引き継ぎについてご相談させていただけますでしょうか。ご都合の良いお時間をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
○○（フルネーム）
部署：○○課
連絡先：090-xxxx-xxxx
本文例（緊急で即日対応が必要な場合）
○○部長
いつもお世話になっております。○○です。
誠に恐れ入りますが、一身上の都合により本日付で退職を希望いたします。直接お話しするのが望ましいところ、このような形でのご連絡となり申し訳ございません。
退職手続きや備品の返却、引き継ぎにつきましてご指示をいただけますでしょうか。急なお願いで恐縮ですが、何卒ご対応のほどお願い申し上げます。
○○（フルネーム）
部署：○○課
連絡先：090-xxxx-xxxx
書き方のポイント
- 要点を簡潔に書く：退職の意思、希望日、相談したい事項を明確にします。
- 理由は簡単に：詳細は面談ですると伝えると印象が良いです。
- 謝罪と感謝を忘れずに：直接話せないことへのお詫びと、これまでの感謝を述べます。
- 連絡先を明記：上司が確認や調整をしやすくなります。
送信前のチェックリスト
- 件名は分かりやすいか
- 希望日が明記されているか
- 相談したい項目（有給・手続き・引き継ぎ）が書かれているか
- 敬語や誤字脱字がないか
注意点
- 可能な限り早めにその後の対面での話し合いを申し出てください。
- 緊急時以外は、メールだけで退職を確定させない方が望ましいです。
退職相談メールの注意点・ポイント
退職相談メールは重要なやり取りです。送信前後に気をつけるポイントを分かりやすくまとめます。
送信前の確認事項
- 件名は簡潔に：「退職のご相談（面談希望）」などにする。
- 送信時間は業務時間内に。深夜や休日は避ける。
- 会社の就業規則や手続きルールを確認する。
- 個人的な感情や詳細な退職理由はメールに書かない。
文面の書き方のポイント
- 冒頭で用件を明確にし、面談希望であることを伝える。
- 面談候補日時を2〜3つ提示する（具体的な日付と時間帯）。
- 丁寧な敬語を使い、本文は短く事実のみ記載する。
- 例文：「お手すきの際にご面談の機会をいただけますと幸いです。候補日時は〜」
送信後の対応
- 上司の返信を必ず待ち、通常1〜3営業日以内に返事がない場合は丁寧に再送する。
- 面談が決まったら、面談で話す項目（退職日・引き継ぎ・理由は面談で詳細説明）を簡単に共有する。
- メールは記録として残るため、送信済みのコピーを保存しておく。
よくある注意点（NG例）
- 感情的な表現や脅すような書き方は避ける。
- 一方的に退職日を宣言する文面は控える（やむを得ない場合は別途記載）。
- CC送信は慎重に。まずは直属の上司に直接連絡する方が望ましい。
- 社内外で内容を広めない。プライバシーに配慮する。
これらを守ると、面談の調整がスムーズになり、トラブルを防げます。
よくあるQ&A
ここでは退職相談のメールについて、よくある質問と答えをわかりやすくまとめます。実際に使える対応例や注意点も付記しています。
Q1: メールだけで退職意思を伝えても良い？
A: 原則は対面で伝えるのがマナーです。やむを得ない事情（海外転勤、体調不良、緊急の家庭事情など）がある場合は、理由を簡潔に明記して丁寧にメールで伝します。例：「対面でお話ししたいのですが、現在○○のため難しく、まずはメールで失礼します。」
Q2: メール送信後、上司から返信がない場合は？
A: 2～3日様子を見てください。それでも連絡がない場合は、再送メールか社内で直接声をかけるのが良いです。重要な内容なら電話やチャットで一言確認しましょう。
Q3: 退職願・退職届はメールで送って良い？
A: 会社の規定によりますが、原則は紙での提出が主流です。メールで事前連絡しても、後日書面提出を求められることが多い点に注意してください。
Q4: 送る時間や件名のポイントは？
A: 件名は「退職についてご相談のお願い」など簡潔に。業務時間内の送信が望ましく、緊急時はその旨を冒頭で伝えます。
まとめ
ここまで、上司への退職相談メールの基本と具体例を解説しました。最後に、重要なポイントをやさしく整理します。
- まずは対面か電話で伝えることを基本にしてください。顔を合わせることで誤解を避け、信頼関係を保てます。
- 対面や電話が難しい場合は、まずメールでアポイントを取ります。初回のアポメールでは「退職」という言葉を避け、相談したい旨だけ簡潔に伝えましょう。
- どうしても直接話せない事情がある場合のみ、メールで退職の意思を伝します。その際は簡潔で丁寧に、退職希望日と引き継ぎの意向を明記してください。
- メールはシンプルに。件名、挨拶、要件、候補日時、締めの順で構成し、感謝の気持ちを忘れないでください。
- 事実確認や引き継ぎは対面で詰めると円滑です。会社や上司との信頼関係を大切にし、可能な限り誠実に対応しましょう。
例文や注意点を参考に、自分の状況に合った表現を選んでください。丁寧な対応が、円満な退職につながります。
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