はじめに
この記事の目的
「在職証明書」を入社前にどう用意すればよいか、発行手続きや記載の注意点を分かりやすく解説します。転職や保育園、住宅ローンなどで求められる場面が増え、準備に戸惑う方が多いため、本記事では実務に即した情報を丁寧にまとめました。
読者の想定
・転職活動中で入社前に書類提出が必要な方
・子どもの入園・入学手続きで在職確認が求められる方
・住宅ローンや契約手続きで在職証明書が必要な方
本記事の読み方
第2章で在職証明書の役割を説明し、第3〜6章で具体的なケースや手続き、記載上の注意点を順に解説します。第7章では発行時に起こりうるトラブルとその対策を紹介します。初めてでも迷わないよう、具体例や依頼時の文例も用意しています。どうぞ最後までお読みください。
在職証明書とは？その役割
在職証明書の定義
在職証明書（在籍証明書、勤労証明書）は、企業が従業員の在籍状況や勤務内容を証明する公式な書類です。会社が発行し、従業員が現在その会社に所属していることを第三者に示します。発行日や代表者の署名・押印が入ることで正式な証明になります。
主な利用用途
- 転職や内定手続き：現職の有無や入社日を確認するために用います。
- 住宅ローン・賃貸契約：収入や雇用の安定性を示す補助資料として求められます。
- 保育園・学校の手続き：保護者の勤務状況を確認するために提出します。
- 官公庁や金融機関の審査：本人確認や勤務実態の裏付けになります。
一般的な記載項目
会社名、所在地、従業員氏名、入社年月日、職種・部署、雇用形態（正社員・契約社員など）、在職の有無・勤務時間、発行日、発行者の署名または代表者印が基本です。必要に応じて給与や雇用期間の予定が記載されることもあります。
役割と注意点
在職証明書は第三者に対する信頼性の担保です。形式や記載内容は申請先によって異なりますので、何が必要か事前に確認してから発行を依頼すると手続きがスムーズです。
入社前に在職証明書が必要になるケース
転職先から求められる場合
転職先が入社前に在職の事実を確認するために求めることがあります。理由は入社日や雇用形態の確認、社会保険や年金手続きの準備などです。例：採用通知に「入社前に在職証明書を提出してください」と明示されることがあります。
保育園・幼稚園の申し込みや行政手続き
保育園の利用調整や申込みで勤務実態を示す書類を求められることがあります。勤務日数や勤務時間の証明を求められる例が多いです。
住宅ローン審査・賃貸契約
住宅ローンや賃貸契約の際、収入や勤務先の在籍確認として在職証明が必要になる場合があります。金融機関や不動産会社が指定する書式を求められることもあります。
派遣・アルバイト・契約社員の場合
正社員でなくても、派遣先や次の雇用先が在籍・就労の事実を確認したい場合に提出を求められます。勤務期間やシフト状況を明記してもらうと安心です。
発行を依頼するときのポイント
・提出先が指定する様式があれば早めに伝える
・入社予定日や必要な記載事項を明確にする
・発行には数日〜1週間ほど要することがあるので余裕をもって依頼する
・会社によっては別の証明（給与明細や就業証明）で代替できることを確認する
以上のケースでは、現職の人事や上司に丁寧に依頼することが大切です。
在職証明書の発行手続きと流れ
在職証明書の発行は、従業員と会社が協力して進める手続きです。ここでは、依頼前の準備から受け取り、確認までの流れを分かりやすく説明します。
1) 依頼前に準備すること
- 提出先が求める項目（社名、住所、入社年月日、役職など）を確認します。なぜ必要か、いつまでに必要かを明確にしておきます。
- 提出先の書式がある場合は雛形を用意します。返信用封筒や切手を同封するとスムーズです。
2) 依頼のしかた
- 社内の人事・総務窓口にメールや社内申請システムで依頼します。口頭で頼む場合も、確認用にメールを送るとよいです。
- 依頼時は必要な記載項目、提出期限、送付先（宛名・住所）をはっきり伝えます。
3) 会社側の作成内容
- 会社名・所在地・従業員の氏名・入社年月日・役職・雇用形態などを正確に記載します。
- 発行日と代表者印（または電子署名）を忘れずに押印・記載します。
4) 受け取りと確認
- 受け取ったら誤字脱字や日付の相違、印鑑の有無を確認します。誤りがあれば速やかに修正依頼してください。
5) 時間の目安と注意点
- 社内手続きにより数日から2週間程度かかることがあります。急ぎの場合は理由を添えて早めに依頼しましょう。電子発行に対応している会社も増えています。
必要事項を事前に揃え、丁寧に依頼することで発行がスムーズになります。
入社日欄の記載についての注意点
基本的な考え方
在職証明書の入社日は、原則として「その人が初めて会社に雇用された日」を記載します。例えば、最初に正社員として入社した日や、派遣から直接雇用になった最初の日などが該当します。書類を受け取る側が「最初の雇用日」を求めている場合は、その日付を示すのが一般的です。
役員から一般社員になった場合の扱い
役員から一般社員に身分変更があったケースでも、最初に雇用された日を記載するのが通例です。ただし、提出先が「役員就任後の再雇用日」や「一般職としての就任日」を明示的に指定することがあります。そうした指示があるときは、その指示に従ってください。
提出先への確認と証拠の準備
提出先が入社日の明確な記載を求める場合は、事前にどの基準での入社日が必要かを確認します。記載の根拠として、雇用契約書、入社に関する書類、給与支払記録などを用意すると安心です。
記載ミスや訂正の対応
誤記が見つかったら、訂正液で消すのは避けてください。新しい在職証明書を再発行し、会社の押印と担当者署名を入れるのが安全です。期限がある提出物では、早めに確認と訂正対応を行ってください。
記載例（簡潔）
・入社日：2018年4月1日（初回雇用日）
・備考：役員在任後に一般職へ変更あり。提出先の指示がある場合はその指示に従う。
アルバイト・パート・契約社員の場合
概要
正社員だけでなく、アルバイト・パート・契約社員でも在職証明書は発行できます。手続きの流れは基本的に同じですが、雇用形態や勤務時間といった詳細を明確に記載してもらう点が重要です。
記載してほしい項目（例）
- 雇用形態（アルバイト・パート・契約社員）
- 勤務開始日と（契約社員は）契約期間
- 勤務時間や週あたりの労働日数、シフトの目安
- 時給・月給などの給与形態（必要な場合）
- 勤務場所や所属部署
具体例：週3日、1日5時間のシフトで勤務、時給1,000円、といった記載があると手続き側で使いやすくなります。
退職者の場合
退職済みの方には在籍していた事実を示す退職証明書を発行してもらえます。退職日や最終の職位は記載できますが、退職理由は企業の方針で記載しないことが多い点に注意してください。
発行依頼のコツと注意点
- 依頼先は所属長や人事窓口。社内書式があればそれを使うとスムーズです。
- 在籍期間が契約で分かれている場合は、正確な期間を伝えてください。
- 個人情報（住所やマイナンバー）は原則記載不要。必要なら事前に確認を。
- 発行には数日から1週間程度かかることが多いので、余裕を持って依頼しましょう。
必要な項目を事前にまとめて伝えると、発行が速く正確になります。
在職証明書発行時の注意点とトラブル対策
はじめに
在職証明書を依頼する際は、相手の負担を減らす配慮が大切です。早めに情報をまとめて伝えると発行がスムーズになります。
依頼前に用意するもの
- 会社名、所属部署、社員番号（あれば）
- 氏名（ふりがな）、在職期間（開始日・終了日または継続中）
- 役職・雇用形態（正社員・契約社員等）
- 発行日と提出先名、提出期限
- 受け取り方法（郵送/手渡し/電子）と連絡先
発行にかかる時間と余裕
通常数日から1週間程度かかることが多いです。急ぎの場合はその旨を伝え、最低でも3営業日前には依頼しましょう。
記載内容の確認ポイント
- 入社日や在職期間に誤りがないか確認します
- 会社押印や担当者署名が必要か確認します
- 電子発行の場合はPDFの原本性について確認します
代替書類の提案
前職に連絡しづらい場合は、給与明細、雇用契約書、源泉徴収票、離職票などで代用できるか提出先に相談します。提出先が認めれば手続きを進められます。
トラブル対策
- 発行を断られた場合は理由を書面で求め、人事や上司に再確認します
- 個人情報保護のため本人確認書類や同意書を用意しておくとスムーズです
- やり取りはメールで記録を残し、受領証や返信を保存します
依頼文の簡単な例
「在職証明書の発行をお願いいたします。記載項目は（氏名／在職期間／役職）です。提出期限は〇月〇日、受け取りは（郵送／PDF）希望です。よろしくお願いいたします。」
受け取り後は内容を必ず確認し、提出前に控えの保存を忘れないでください。
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