はじめに
本資料は、合意退職に関する実務ルールと手続きのポイントをやさしくまとめたガイドです。人事や総務、雇用の担当者、また退職を検討する従業員の方まで、幅広く役立てられる内容を目指しています。
目的
合意退職の定義や退職届との違い、退職合意書や離職票の記載方法、さらに失業保険との関係までを網羅します。実務で間違いやすい点を具体例で示し、担当者が迷わず対応できるように手順を整理しました。
本資料の構成と読み方
第2章以降で順に、合意退職の意味、書類の違い、離職票の書き方、退職合意書の記載例、失業保険手続き、最後に実務担当者へのアドバイスを解説します。まずは第2章で基礎を押さし、その後に具体的な書式や注意点を確認してください。
注意点
法的な判断が必要な場合は、労働基準監督署や弁護士に相談してください。本資料は実務の参考を目的としています。
合意退職とは何か？ – 退職形態の整理
定義
合意退職は、労働者と会社が話し合い、お互いの納得で退職日や条件を決める形です。会社が一方的に解雇する「解雇」や、労働者本人が自ら辞める「自己都合退職」とは異なります。双方の合意が成立して初めて合意退職になります。
解雇・自己都合との違い（具体例）
- 解雇：会社が業務上の理由で「君をやめさせる」と一方的に決める。例：重大な規律違反。
- 自己都合：本人が希望して退職届を出す。例：転職や家庭の都合。
- 合意退職：会社と話し合って退職する。例：早期退職募集に応じる、業務見直しで合意のうえ退職する。
実務上のポイント
- 口頭だけでなく、退職合意の内容は書面に残すことを勧めます。条件（退職日、退職金、再就職支援など）を明確にします。
- 強制や脅しで合意させられた場合は無効となることがあります。具体的な提示や提案があったら記録を取り、必要なら労働相談窓口に相談してください。
注意点
合意退職は柔軟性がある反面、条件次第で労働者に不利になることもあります。合意前に条件を十分確認し、疑問点は質問や書面化で解消してください。
退職合意書と退職届の違い
1）基本の違い
退職届は従業員が一方的に「退職します」と意思表示する書面です。会社の意思は書面に残りません。退職合意書は会社と本人が退職条件で合意した内容（退職日、理由、退職金や引継ぎなど）を明記し、双方が署名・押印します。
2）法的な位置づけと証拠力
退職届は本人の意思を示す証拠になりますが、企業側の同意や条件の記録はありません。退職合意書は双方の合意を裏付けるため、後の争いを防ぐ証拠力が高くなります。
3）記載事項の違い（例）
・退職届：退職の意思表明、希望退職日
・退職合意書：退職日、退職理由、金銭条件、機密保持、損害賠償の扱い、合意の成立日
4）実務上の注意点
退職勧奨に応じる場合は退職合意書を作成すると安全です。口頭でのやり取りだけだと後で条件が食い違うことがあります。署名・押印を必ず求め、条件は具体的に記載してください。
5）ワンポイントアドバイス
退職届だけで受け入れる前に、会社と条件（退職日や金銭面）を確認し、必要なら退職合意書を交わしましょう。
離職票における「合意退職」の記載方法と注意点
記載の基本
合意退職の場合、離職票の離職理由欄には「事業主からの働きかけによるもの」などと記載されることが多いです。ハローワークは記載内容と添付資料を基に判断しますので、事実に沿った記載が重要です。
添付書類の扱い
会社が退職合意書を作成しているときは、その写しを離職票作成時に添付してください。合意書に経緯や双方の合意日、具体的な働きかけの内容が書かれていると、判断がスムーズになります。
記載例と合意書の明記
例：離職理由欄に「事業主からの働きかけによる合意退職（添付：退職合意書）」と記載する、という形が分かりやすいです。合意書に「離職票の離職理由を会社都合退職とする」旨を明記すると、手続きでの確認が簡潔になります。
判断の根拠と注意点
離職票だけで決まらず、面談記録、メール、給与支払い状況なども判断材料になります。ハローワークは最終的な区分を決めますので、企業側は証拠を残すことが大切です。記載ミスや添付漏れがあると手続きが遅れます。
誤記載があった場合の対応
誤りに気付いたら速やかに訂正手続きを行い、合意書の写しを添えてハローワークに連絡してください。従業員にも説明し、受給手続きに支障が出ないよう配慮しましょう。
実務のポイント
合意書と離職票の内容を事前に照合し、従業員に写しを渡して同意を得ておくとトラブルを防げます。書類は一定期間保存してください。
退職合意書のフォーマットと記載事項
基本構成
- タイトル（退職合意書）と作成日
- 当事者（会社名・代表者氏名、従業員名・住所・生年月日）
- 本文（合意内容の明確化）
- 署名押印欄
主要な記載項目（必ず明記する）
- 退職日・最終出勤日：具体的な日付を明記します。
- 退職理由：合意による退職であることを明示します。
- 権利義務の整理：有給休暇の消化方法、未払賃金の精算方法、最終給与の支払日を記載します。
- 退職金・特別給付：支払の有無、金額、支払期限を明記します。
- 債権債務の精算：貸与物の返却、立替金や精算項目の扱いを整理します。
- 機密保持・競業避止：期間や範囲を具体的に書き、不必要に広い制限は避けます。
- 免責・和解条項：合意後に生じる請求の範囲を限定して明示します。
- 紛争解決：協議・管轄裁判所等を明記します。
添付資料と証拠
- 有給残日数の一覧、退職金計算書、返却物リストなどを添付します。添付を本文で参照してください。
記載例（簡易）
「甲（会社）と乙（従業員）は、令和○年○月○日をもって合意退職とする。甲は乙に対し、未払賃金○○円を○年○月○日までに支払う。」
テンプレート利用時の注意点
ネットの無料テンプレートは便利です。項目が漏れていないか、金額・期日・署名欄を必ず確認してください。曖昧な表現は紛争のもとになりますので、疑問があれば専門家へ相談すると安心です。
合意退職・離職票と失業保険の関係
合意退職でも、離職票で「会社都合」と扱われれば、失業保険は給付制限なく速やかに受け取れます。一方、離職票が「自己都合」と記載されると、通常3か月程度の給付制限（待期）が生じ、受給開始が遅れます。
会社都合と認められる場合
- 会社側からの強い働きかけや解雇に近い事情があると認められると会社都合になります。例：退職を迫る退職勧奨が繰り返された、労働条件の大幅な変更で続けられないなど。
自己都合になる場合
- 本人の意思で退職を決め、会社から特別な圧力がない場合は自己都合になります。合意書の文言ややりとりが重要になります。
判断のポイント
- 合意内容（合意書の文面）、会社側の働きかけの有無、やりとりの記録（メール・メモ）を総合して判断します。最終的にはハローワークが離職理由を判定します。
実務的な対応
- 離職票の記載を会社に確認する。会社都合を希望するなら、理由を明確に記載するよう求める。
- 会社が応じない場合は、ハローワークに相談し、合意書やメール等の証拠を提出して判定を求める。
- 判断に不服があれば、追加の説明や審査請求の方法を案内してもらえます。
合意退職でも、実際の扱いは書面と事実関係で決まります。証拠を整え、早めにハローワークに相談することが大切です。
実務担当者へのアドバイス
概要
人事・労務担当者は合意退職の場面で、書類作成・保管と離職票の発行を丁寧に行う必要があります。書面で合意内容を残すことで、退職者との認識ずれや後日の紛争を防げます。
作業チェックリスト（実務フロー）
- 退職合意書を作成し、雇用者と従業員が署名・捺印する
- 退職合意書の写しを従業員に渡す（電子コピー可）
- 離職票を速やかに発行する（社内目安：退職日から7営業日以内を推奨）
- 関連する給与・手当の精算と明細を添付する
- すべての書類を社内ルールに従って保管する（例：3〜5年）
書類に含める具体的事項（例）
- 退職日、退職事由（合意退職である旨）、合意した金銭（解決金・残業代等）の扱い
- 再雇用や競業避止などの特約がある場合は期間と範囲を明記
- 署名欄と日付、双方の確認方法（面談記録やメール記録）
発行・管理の注意点
- 離職票や合意書は正確に記載することで失業給付の手続きがスムーズになります
- 添付書類（退職合意書写し、精算明細など）は離職票と関連付けて管理してください
- 後日確認が必要な場合に備え、やりとりの記録（面談議事録、メール）は早めに保存する
トラブル予防と対応
- 重要事項は口頭で済ませず、必ず文書化する
- 退職者が内容に異議を唱えた場合は、まず記録を確認し、必要なら労務・法務と相談する
- 高リスク案件では労働基準監督署や専門家に相談する準備をしておく
以上を社内手順に落とし込み、担当者間で共通理解を作ると実務が安定します。
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