はじめに
本資料は「離職票」と「退職届」を中心に、退職時に関わる書類の検索意図を整理し、記事作成に使えるように詳しく解説するためのガイドです。退職時に必要になる主な書類の種類や役割、誰が発行するか、手続きの流れを分かりやすくまとめます。
- 対象読者
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退職を考えている人、企業の総務・人事担当者、ブログや解説記事を作る方。
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本資料の目的
- 書類ごとの役割を明確にする
- 発行主体や手続きのタイミングを整理する
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読者が次に取るべき行動を示す
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範囲と進め方
- 第2章で「退職時に出てくる書類」を全体像として示します。第3章から第6章で各書類を順に深掘りします。具体例を交え、専門用語は最小限に抑えます。
本章では全体像の説明に留め、以降の章で具体的な書類の書き方や手続きの実例を丁寧に解説します。読む順番に沿って進めていただければ、必要な情報を見つけやすくなっています。
退職時に出てくる書類は大きく4種類ある
概要
退職時に関わる書類は主に4種類あります。目的や発行者がそれぞれ異なるため、必要な手続きに合わせて準備や確認が必要です。
1) 退職届（退職願）
従業員が会社に退職の意思を伝える私的な書類です。口頭で伝える場合もありますが、書面にすることで記録が残り安心です。提出時期は会社の就業規則に従います。
2) 離職票
会社が退職者のために発行する公的書類で、失業給付（雇用保険の給付）を申請する際に必要です。退職後にハローワークで手続きを行います。
3) 退職証明書
会社が発行する勤務実績を証明する文書です。次の就職先や各種手続きで在職期間や職務内容を示すときに使います。
4) 離職証明書
会社がハローワークに提出する書類で、離職理由や給与などを記載します。これを基にハローワークが離職票を作成します。
ポイント
それぞれ役割が違うため、退職時は会社にいつどの書類を出すか、発行してもらえる時期を確認してください。必要書類を揃えておくと手続きがスムーズです。
退職届（退職願）とは何か
概要
退職届や退職願は、従業員が会社に退職の意思を正式に伝えるための書面です。私的な書類であり、公的な証明書ではありません。提出先は通常、直属の上司や人事部です。
退職届と退職願の違い（使い分けの目安）
- 退職願：退職の申し出という意味合いが強く、会社の承認を前提に使います。撤回できる場合が多いです。
- 退職届：退職の意思を明確に示す書面で、受理されると取り消しが難しい扱いになることが多いです。
ただし、会社ごとに扱いが異なるため、就業規則や人事に確認してください。
書き方と提出の手順（実例）
日付、宛先（会社名・部署名・上司名）、本文（退職理由と退職希望日）、署名・捺印を記載します。例：「一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職いたします」。まず直属の上司に口頭で伝え、書面を提出し、控えを受け取る流れが一般的です。
提出後の流れ
会社が受理すると、健康保険や雇用保険の資格喪失手続き、離職票の作成などが進みます。手続きの開始時期や担当部署は会社によって異なりますので、確認を忘れないでください。
離職票とは何か（役割・誰が使うか）
離職票とは
離職票（雇用保険被保険者離職票）は、退職した人がハローワークで失業給付を受けるときに必要な公的書類です。退職理由や賃金などが記載されており、給付の可否や支給額を判断する材料になります。
主な役割
- 失業給付の申請書類として使います。
- 退職理由（自己都合・会社都合など）を確認します。
- 離職前の賃金額が記載され、給付額の算定に使われます。
誰が使うか
- 雇用保険に加入していた退職者が主な利用者です。例：自己都合で会社を辞めた人、解雇やリストラで離職した人。
- 求職活動で書類を求められる場面でも使われます。
受け取りの流れ（簡単な流れ）
- 会社が必要書類をハローワークへ提出します。
- ハローワークが離職票を作成・交付します。
- 会社から退職者に渡され、退職者がハローワークで申請します。
注意点
離職票は失業給付を受けるための重要書類です。受け取り忘れや内容の誤りがないか、届いたらすぐに確認してください。訂正が必要な場合は勤務していた会社に連絡して手続きを依頼します。
退職証明書と離職票の違い
発行する主体の違い
- 退職証明書：会社が発行する私的な証明書です。勤務期間や職務内容、退職理由などを会社が記載します。
- 離職票：ハローワーク（公共職業安定所）が発行する公的な書類です。失業給付の申請に使います。
法的性質と発行義務
- 退職証明書は、労働基準法により請求があれば会社は発行しなければなりません。請求があれば交付の義務があります。
- 離職票は会社が離職証明書と資格喪失届をハローワークに提出し、ハローワークが作成・交付します。会社単独では発行できません。
利用目的の違い（具体例）
- 退職証明書：転職先への勤務確認、年金手続き、ビザ申請などに使います。例：次の勤務先が在籍期間の証明を求める場合。
- 離職票：失業給付や求職登録に必要です。失業手当を受けるには原則この書類が必要になります。
発行の流れと注意点
- 退職証明書は本人が会社に請求して交付を受けます。記載内容に誤りがあれば訂正を求めましょう。
- 離職票は会社がハローワークに書類を出してからハローワークが発行します。会社の手続き遅延は給付開始の遅れにつながるため、退職後は会社とハローワークの進捗を確認してください。
実務で確認すべきポイント
- 日付（入社・退職日）、職務名、勤務形態、退職理由の表現を確認します。誤りは後々の不利益につながることがあります。
受け取り時の簡単なアドバイス
- 退職証明書は早めに請求、手元に保管しましょう。離職票は届いたらすぐハローワークで提出・手続きを始めてください。
離職証明書と離職票の関係
概要
離職証明書は会社が作成し、ハローワークに提出して離職票を発行してもらうための重要な書類です。離職証明書には、勤務期間、賃金、退職理由などが記載されます。ハローワークはその情報を確認して離職票を作成します。
発行の流れ（簡単な手順）
- 会社が離職証明書を記入します。必要な事実を正確に明記します。
- 会社がハローワークに離職証明書を提出します。
- ハローワークが内容を確認し、離職票を発行します。
- 発行された離職票を退職者が受け取ります。
退職者が確認すべきこと
- 会社が離職証明書を提出したかを確認します。退職後すぐに確認してください。具体的には「離職票はいつ届くか」を会社に尋ねます。
- 離職票の記載内容が離職証明書の内容と違う場合は、会社かハローワークに相談します。
注意点
- 離職証明書の記載ミスは離職票の誤りにつながります。速やかに訂正を依頼してください。
- 自分で離職票を直接申請することは原則できません。会社が手続きを行いますので、会社との連絡を大切にしてください。
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