就業規則と交通費の規定で押さえるべき重要ポイント

第1章: はじめに

目的

本章では、本記事全体の目的と読み方をわかりやすく説明します。会社の就業規則に交通費（通勤手当）をどう記載するかで悩む担当者や、従業員の待遇を明確にしたい方に向けた入門です。

本記事の狙い

就業規則に交通費を記載する意義、法的な背景、具体的な規定例、支給条件や金額の決め方、実務上の注意点、税務上の取り扱いなどを順を追って解説します。実務で役立つ例やトラブル予防のポイントを重視します。

読み方の目安

人事・総務担当者は第2〜6章を中心に、経営者や管理職は第3〜5章を参考にしてください。従業員の方は第4章と第6章で自分の権利と税の扱いを確認できます。

次章から具体的な法的背景と記載の意義を解説します。

就業規則に交通費（通勤手当）を記載する意義と法的背景

1) 作成・届出の義務

常時10人以上の労働者がいる事業場では、就業規則の作成と労基署への届出が法律で義務付けられています。特に賃金に関する事項は重要で、交通費（通勤手当）を含むか否かを明確にする必要があります。

2) 賃金に関する絶対的必要記載事項

賃金の構成要素や支給の条件は「絶対的必要記載事項」です。つまり、交通費を支給する場合は、支給対象・金額の算定方法・支給時期などを就業規則に定めなければなりません。

3) 支給義務の有無と実務上の扱い

交通費の支給自体は法律上の義務ではありません。したがって会社は支給しない方針を取れますが、支給すると決めたらルールを明確化してください。曖昧だと従業員とのトラブルにつながります。

4) トラブル防止のためのポイント

• 支給範囲（対象者、通勤経路の条件）
• 計算方法（定期代、実費、上限額）
• 支給手続き（申請方法、証明書類）
• 例外対応（休職時、長期出張時など）

これらを就業規則で明確にすることで、労使間の誤解を減らし運用が安定します。

就業規則の交通費規定例とそのポイント

支給対象

• 正社員・契約社員・パートなど、対象となる雇用形態を明示します。臨時従業員や出張時の扱いも書くと親切です。

支給条件（例）

• 自宅から会社までの通勤距離が2km以上、または公共交通機関の利用が必要な場合など、客観的基準を設けます。通勤経路の届出を求める項目も入れます。

支給額・上限

• 月額上限を設定（例：3万円）または定期券実費相当を支給する旨を定めます。定期代基準を採る場合は購入区間の証明を求めます。

通勤手段ごとの扱い

• 電車・バスは実費、マイカーは距離に応じた一定額やガソリン代実費などと区別します。駐車場代の扱いも明記します。

通勤経路の指定

• 最も合理的・経済的な経路を原則とし、複数経路がある場合は会社が定める経路を適用します。

欠勤・中途入社・経路変更時の取り扱い

• 欠勤の場合は日割り計算や支給停止の規定を置き、中途入社は入社日から日割りで支給する旨を定めます。経路変更時は届出と承認を求めます。

在宅勤務時の扱い

• 在宅勤務が常態化する場合は原則支給しない、あるいは出社日分のみ支給すると定めます。

条文例（抜粋）

• 第○条（通勤手当）従業員が自宅から当社まで通勤するのに要する費用は、当社が定める基準により支給する。支給方法、上限、届出手続は別表による。

ポイントごとに短く明記すると運用が安定します。

具体的な支給条件・支給額・通勤手段ごとの違い

支給条件

支給対象は就業規則で明確にします。例として「正社員・契約社員・パートいずれか」「出勤日数に応じて支給」や「自宅から勤務先までの距離が一定以上（例：2km）」といった基準を設けます。証明書類（定期券の写し、車検証、駐車場契約書など）を求めると手続きが整います。

支給額と上限の決め方

多くの企業は月額上限（例：30,000円、50,000円）を設定します。公共交通機関は定期代を実費で支給するのが一般的です。マイカー等は距離や燃料換算で算定するか、距離区分ごとに定額を定めます。非課税限度額を上限とする運用もよく見られます。

通勤手段ごとの扱い

• 公共交通：通勤定期の実費支給、区間や定期種別を規定します。定期の提示や精算方法を明記します。
• 自動車・バイク：距離基準、1km当たりの換算額、駐車場代の扱い（会社負担か個人精算か）を決めます。通勤許可や保険加入の要否も記載します。
• 自転車・徒歩：支給しない会社が多いですが、安全手当や一律支給を設ける例もあります。
• 在宅勤務・テレワーク：原則として交通費は支給しません。出社日に実費精算や日割り支給とする柔軟な運用が可能です。

実務上の注意

支給開始・終了のタイミング、定期の更新・差額精算、申請・承認フローを明確にしてください。書類保存期間や不正受給時の対応も規定しておくと安心です。

実務での注意点・トラブル防止策

はじめに

通勤費は従業員にとって身近な手当です。曖昧な運用は誤解や紛争を招きます。ここでは具体的に気を付ける点と予防策を挙げます。

通勤経路・方法の明確化

「最も経済的かつ合理的な経路・方法」を規定する場合、判断基準を書面に残します。複数経路があるときは、会社が認めた経路を正式に指定します。例：最短距離の徒歩＋地下鉄経路、車通勤は事前申請で許可など。

定期券の精算・返還規定

退職・転勤・長期休職時の精算方法を明文化します。計算方法（未経過期間の按分、会社負担分の返還額）と証拠書類（定期券、領収書）の提出期限を決めます。具体例を就業規則に載せると誤解が減ります。

曖昧な記載と属人的運用の回避

「個別対応」「例外は管理者判断」だけでは不公平になります。支給条件、計算式、上限、例外ケース（災害・在宅勤務時など）を明示し、判断フロー（申請→承認者→記録）を定めます。

トラブル時の対応フロー

不服申立ての手順、証拠の保管期間、相談窓口を規定します。問題が起きたらまず書面で説明し、計算根拠を示して合意を図ります。記録を残すと再発防止に役立ちます。

実務チェックリスト（簡易）

• 規定に具体的な計算例を入れる
• 定期券精算の様式を用意する
• 申請・承認の履歴を保存する
• 例外ケースを列挙して対応を明示する
• 従業員に周知・説明会を実施する

これらを整備すると公平感が高まり、トラブルを減らせます。

交通費の課税・非課税と法的留意点

税務上の基本

通勤手当は、税法上一定の金額まで非課税になります。公共交通機関を利用する場合は月15万円まで非課税とされる点を踏まえて規定してください。マイカー通勤については距離に応じた非課税限度が設けられており、距離や規定の計算方法を就業規則で明示すると安心です。上限を超える部分は給与扱いとなり所得税の対象になります。

就業規則での明記ポイント

労働基準法に通勤手当の支給義務はありませんので、会社ごとに自由に設定できます。ただし一度支給を定めたら、支給対象・支給額・計算方法・証明書類・改定手続きなどを就業規則や諸規程で明確にしてください。運用にばらつきがあると不公平感や税務上の指摘を招きます。

証憑と運用実務

支給にあたってはICカードの利用履歴や定期券の写し、距離の算出根拠などを保存してください。テレワークや出張による変則的な通勤は、支給ルールを別途定めるとトラブル防止になります。過払いが発覚した場合の返還方法や改定時の周知方法も規程に入れておくと安心です。

留意点

税務判断や社会保険での扱いに不明点がある場合は税理士や年金事務所・税務署に確認してください。規定は実務と税法の両面から定期的に見直すことをお勧めします。

まとめ：就業規則記載時のポイント

交通費（通勤手当）は、支給の有無にかかわらず明確に規定すると運用が安定します。以下のポイントを押さえてください。

• 記載すべき項目
• 支給対象（雇用形態別の扱い）と支給条件（出勤日、距離、在宅の扱い）
• 支給方法（定期代支給、実費精算、月額定額）と計算方法
• 上限額と精算ルール（領収書、IC履歴、精算期限）
• 通勤手段別の扱い（電車・バス・自家用車・自転車・タクシー等）と例外規定

• 車通勤の取扱（駐車場負担、燃料費の扱い）

• 運用上の留意点

• ルール変更時は従業員に周知し、必要書類を整備する
• 在宅や直行直帰が増える場合は別枠で規定を設ける

• 支給停止や還付の条件を具体的にする

• 実務対応

• 申請・承認のフローを明確にして記録を残す
• 定期的に運用を見直し、必要なら労使で協議する

法律上は必須事項ではありませんが、支給するなら詳細を就業規則や賃金規程に明記してトラブルを防ぎます。複雑な運用や税務判断が必要な場合は専門家に相談してください。